Warto uniknąć kosztów opóźnień. I zapłacić
Bywa, że drobne braki magazynowe lub niespodziewane awarie mogą doprowadzić do milionowych strat.
Co zrobić, aby ich uniknąć? Odpowiednio wcześniej zanotować numer telefonu do logistycznej „straży pożarnej”.
Odkąd czas i konieczność zapewnienia ciągłości dostaw bezpośrednio na linie produkcyjne odgrywa w produkcji zasadniczą rolę, jakiekolwiek perturbacje w tym łańcuchu mogą narazić przedsiębiorstwo na katastrofalne straty. A trzymanie zapasów w magazynach jest całkowicie nieopłacalne. Nie pomoże nawet outsourcing. Firma zewnętrzna też może nawalić. Co wtedy?
Czarter dla turbiny
Kwiecień 2005 r. Północne wybrzeże Afryki. Awarii ulega jedna z turbin statku turystycznego z 1,2 tys. osób na pokładzie. Brakuje jednej części. Rośnie zdenerwowanie. Pieniądze przestają się liczyć — liczy się czas.
— Otrzymaliśmy zlecenie dostarczenia zapasowej turbiny. Część musiała zostać pobrana w Bazylei w Szwajcarii i dostarczona do unieruchomionego w rejonie wyspy Madera statku. Ze względu na rozmiary turbina nie mogła zostać przetransportowana za pośrednictwem komercyjnych linii lotniczych — należało wykorzystać specjalny samolot. Zaaranżowaliśmy czarter już niespełna cztery godziny po otrzymaniu zlecenia, a godzinę później firma sfinalizowała wszystkie eksportowe formalności celne. Kolejnego dnia o świcie ze Szwajcarii w kierunku Lizbony wystartował samolot z turbiną na pokładzie — opowiada Rafał Dziura, dyrektor sprzedaży i marketingu TNT Express Poland.
Typowym klientem specjalistów od tzw. emergency logistics jest branża motoryzacyjna, której przestoje linii produkcyjnej są wyjątkowo kosztowne. Ale znane są też dostawy np. kilkuset ton batonów czekoladowych czarterem lotniczym, czy nawet… pieluch. Powodów, dla których firmy decydują się na takie wysyłki, może być wiele — od kontraktów zagrożonych wysokimi karami finansowymi, poprzez wysokie koszty przestoju linii, aż po konieczność pojawienia się produktu w określonym czasie i miejscu bez względu na koszty, bo np. tego wymaga pozycja rynkowa, prestiż klienta.
Zacznij szukać…
W teorii wszystko wygląda prosto. Pojawia się potrzeba, wystarczy wykonać jeden telefon i problem rozwiązany. Okazuje się jednak, że nie tak łatwo dotrzeć do odpowiedniej firmy.
Z oczywistych względów awaryjne, pilne dostawy realizowane są zwykle z wykorzystaniem transportu lotniczego. Zdarza się również wykorzystanie transportu drogowego, ale siłą rzeczy ogranicza się to do dostaw na krótkich dystansach.
O ile w transporcie kołowym taką usługę może wykonać praktycznie każda solidna firma spedycyjna, o tyle w transporcie lotniczym lepiej zwrócić się bezpośrednio do prawdziwych specjalistów. Łańcuszek pośredników w tym wypadku może tylko pogorszyć sytuację, a jest ona z pewnością już wystarczająco krytyczna, skoro klient musi skorzystać z takiej usługi.
Zatem znalezienie odpowiedniego partnera nie jest proste.
— Faktycznie — jeśli wpiszemy w wyszukiwarkę internetową „przewozy ekspresowe”, otrzymamy ponad 1,3 tys. wskazań. I jest niemalże pewne, że tylko niewiele firm będzie w stanie zrealizować superszybkie czy nietypowe zlecenie, a jeśli nawet — nie mamy pewności, że zrobi to dobrze. Warto więc w pierwszej kolejności zwrócić się z zapytaniem do największych firm zajmujących się transportem ekspresowym. Wiarygodnym źródłem informacji będzie kontakt (najlepiej osobisty) z firmą, klientem, kontrahentem, który już zlecał podobne usługi i z doświadczenia wie, czy partner godzien jest rekomendacji. Niestety, kiedy potrzebujemy szybkiej dostawy, nie ma czasu na poszukiwanie. Dzięki artykułom prasowym takim jak ten, klientom będzie znacznie łatwiej znaleźć właściwe rozwiązanie — podkreśla Rafał Dziura.
…lub planować
Przedsiębiorstwa często zmagają się z trudnymi problemami logistycznymi, których nie można rozwiązać w sposób tradycyjny: brak części zamiennych, nieoczekiwany popyt na dany towar, niedobór materiałów potrzebnych do budowy, krótki czas na dostawę i wiele, wiele innych. Skutki nieradzenia sobie w takich sytuacjach to często nieodwracalne straty czasowe i finansowe oraz problemy personalne.
— Rozwiązaniem może okazać się nasz pomysł. Razem z klientami opracowujemy szczegółowy plan reagowania w sytuacjach awaryjnych i przygotowujemy wszystkie niezbędne procedury. Gdy dochodzi do sytuacji wyjątkowej, gotowe rozwiązania czekają na zastosowanie. W ten sposób logistyczne sytuacje awaryjne tak naprawdę nie są już sytuacjami awaryjnymi, ale planowanymi sytuacjami wyjątkowymi — mówi Adam Komorowski, dyrektor w polskim oddziale spółki time:matters.
Dodaje, że czasami ów plan działania w sytuacjach awaryjnych może być bardzo prosty.
— Wystarczy jedynie mieć partnera wyspecjalizowanego w takich operacjach. Dzięki temu wiemy, do kogo dzwonić, ile nas to kosztuje, no i, co najważniejsze, jesteśmy pewni co do jakości usługi. Nikt z nas nie myśli o sytuacjach „awaryjnych” w naszym życiu prywatnym. A kiedy wydarzy się wypadek, wiemy, że należy zadzwonić na pogotowie lub straż pożarną, gdyż tam najszybciej otrzymamy pomoc. Dlatego też powinniśmy wiedzieć, gdzie zadzwonić, gdy sytuacja awaryjna dotknie także naszego „życia firmowego” — podkreśla Adam Komorowski.
Cena bez znaczenia?
Ceny zazwyczaj są kalkulowane na podstawie zgłoszonego zlecenia. W zależności od jej charakteru i stopnia skomplikowania.
Wiadomo, że tanio nie jest. Zresztą nikt na to nie liczy. W sytuacji zagrożonych kontraktów, możliwości wstrzymania linii produkcyjnych ceny rzędu tysięcy euro za dostarczenie rzeczy wartej kilkaset euro nikogo nie dziwią.
Na pytanie o ceny przedsiębiorcy odpowiadają najczęściej „to zależy”.
— Usługi o najkrótszym możliwym terminie nie są realizowane za pośrednictwem istniejącej sieci połączeń transportowych — jako że indywidualizacja usługi obejmuje dopasowane środka transportu do towaru oraz wybór trasy pod kątem zlecenia, nie zaś odwrotnie. Jeśli dodamy do tego najbardziej zaawansowane technologie, umożliwiające stałą kontrolę nad procesem tak wyjątkowego transportu i oddelegowanie ludzi nadzorujących transport, to okaże się, że usługi te nie mogą być tanie — wyjaśnia Rafał Dziura.
Ale przypadki zatrzymania produkcji nie zdarzają się codziennie. W takich sytua-cjach decyzja jest zwykle bardzo prosta. Koszt usługi, nawet tej najdroższej, a więc bezpośredniego czarteru, jest niczym w porównaniu z kosztami bardzo drogiego przestoju produkcyjnego.
— Wybór jest więc zwykle łatwy, a cena usługi nabiera zupełnie innego wymiaru. Wiele mówi przykład jednego z naszych klientów w Azji Południowo-Wschodniej. Firma ta, jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z Emergency Express, delegowała do lotów z przesyłkami aż 150 osób miesięcznie. Rejsy na terenie Azji miały na celu dostarczenie pilnych komponentów do zaawansowanych technologicznie urządzeń. Z tego tytułu firma ta ponosiła koszt 2 mln dolarów singapurskich rocznie. Tymczasem TNT oferuje usługę o analogicznej efektywności przy cenie niższej nawet o 50 proc. — opowiada Rafał Dziura.
— Dostawa niewielkiej części na linię produkcyjną, zrealizowana przez firmę time:matters na trasie Warszawa — Düsseldorf w 2 godziny i 50 minut kosztowała 335 EUR — poproszony o przykład ceny za usługę odpowiada Adam Komorowski.
Jak widać, „to zależy”.
Spedytor podpowie
okiem praktyka
Krzysztof Suchodoła
zastępca dyrektora zarządzającego DSV Air&Sea
Najbardziej prozaiczne powody, dla których klienci sięgają po „usługi awaryjne”, to błąd ludzki, zmiana planów, wrażliwy towar. Radzę wówczas nie działać na własną rękę, ale natychmiast skontaktować się z doświadczonym spedytorem. Zdarza się bowiem, że klienci szukają od razu ekspresowych rozwiązań kurierskich czy też możliwości wyczarterowania całych samolotów.
Weźmy za przykład dostawę 5-tonowej przesyłki z chemikaliami z Szanghaju do Warszawy w ciągu 5 dni. Kurierska przesyłka ekspresowa, nie mówiąc już o czarterze, oznaczałaby wysokie koszty.
Spedytor podpowie, że ten sam rezultat można osiągnąć taniej dzięki dobrze zorganizowanej usłudze konsolidacji lotniczej.