Wiele firm próbuje odzyskiwać zaległe należności na własną rękę. Bez odpowiedniej wiedzy i przygotowania łatwo jednak o błędy, które zamiast przybliżać do otrzymania zapłaty, uniemożliwiają jej wyegzekwowanie.
Sztuka negocjacji
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez wierzycieli jest zwlekanie z podjęciem działań windykacyjnych. Często liczą oni na dobrą wolę dłużnika albo unikają konfrontacji. Niestety, im dłużej czekają, tym większe ryzyko, że dłużnik będzie unikać spłaty, a nawet doprowadzi do przedawnienia należności. Kwestia przedawnienia jest kluczowa, zwłaszcza w branżach, w których jego termin jest bardzo krótki - tak jest w przypadku sektora TSL.
– Przedawnienie należności wynikających z usług transportowych następuje już po upływie roku od terminu płatności w przypadku przewozów krajowych oraz 15 miesięcy od daty zawarcia umowy na transport w przypadku przewozów międzynarodowych. Przekroczenie tego terminu drastycznie obniża szanse na odzyskanie pieniędzy – wskazuje Jacek Dżumak, ekspert firmy Pactus.eu.
Późniejsze podjęcie działań powoduje także wzrost kosztów odzyskiwania należności.
Kolejny błąd to brak kompetencji w prowadzeniu rozmów na ten temat.
– Brak umiejętności negocjacji oraz świadomości mechanizmów, według których działają dłużnicy, pomieszane z emocjonalnym podejściem do kwestii zaległości to gotowa recepta na porażkę – przyznaje Jacek Dżumak.
Bez wiedzy ani rusz
Trzecim błędem, który najczęściej popełniają wierzyciele, jest nieznajomość przepisów. Może ona prowadzić do poważnych problemów w przypadku opóźnień płatniczych ze strony kontrahenta.
– W takich sytuacjach często spotykamy się z próbami unikania obowiązku zapłaty, które są uzasadniane rzekomymi nieprawidłowościami w wykonaniu usługi. Trzeba mieć specjalistyczną wiedzę w zakresie przepisów prawnych, aby skutecznie bronić swoich interesów – mówi Jacek Dżumak.
Dodaje, że zlecenia transportowe często zawierają zapisy niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
– Nierzadko spotykamy się choćby z próbami rozliczenia należności za wykonane usługi transportowe poprzez potrącenie, oparte na bezpodstawnych notach obciążeniowych, które wynikają z błędnie zapisanych kar umownych w zleceniu. Nie gódźmy się na tego typu praktyki ze strony naszych kontrahentów – przestrzega ekspert Pactus.eu.
Kolejny częsty błąd to brak odpowiedniej strategii działania. Wierzyciel, który nie ma pełnego obrazu sytuacji dłużnika, łatwo może przegapić moment, w którym konieczne jest wdrożenie działań prawnych. Dodatkowo emocjonalne podejście do kwestii powstania zadłużenia może spowodować, że rozmowy z dłużnikiem nie będą ukierunkowane na doprowadzenie do rozliczenia zaległości, tylko przybiorą formę pozbawionych elastyczności pretensji, powodujących eskalację konfliktu.
– Błędy w procesie windykacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak utrata szans na odzyskanie należności, dodatkowe koszty czy problemy z płynnością finansową. Nieprawidłowe podejście może również zniszczyć relacje biznesowe – podkreśla Jacek Dżumak.