Na tej podstawie mogę stwierdzić, że floty aut służbowych trawią dwie choroby. Pierwsza to niewielka świadomość korzyści wynikających z działań prewencyjnych w dziedzinie tzw. szkodowości floty i niewielka innowacyjność w tworzeniu programów bezpieczeństwa z jasno określonymi celami i wskaźnikami rezultatu. Druga to bałagan. Porozrzucane po różnych działach, osobach czy podwykonawcach dane kosztowe uniemożliwiają dokładne policzenie kosztów floty. Do tego dochodzi niska jakość informacji o rodzaju zdarzeń serwisowych i szkodowych. Brak scentralizowanej bazy danych floty, zawierającej m.in. historię kosztów i umożliwiającej szybki dostęp do dowolnie wybranych informacji. W niewielkim stopniu zautomatyzowane są podstawowe procesy, np. przypomnienia e-mailowe lub SMS-owe o wygasających terminach ważności badań technicznych czy ubezpieczeń. O ile o ubezpieczenia zabiega pośrednik i w miarę pilnuje terminów, o tyle przepływ innych informacji pozostawia wiele do życzenia. Ten drugi problem utrudnia, a często uniemożliwia określenie TCO (total cost of ownership) konkretnego pojazdu. Decyzje finansowe podejmuje się intuicyjnie lub na podstawie informacji z rynku (stereotypy, kierowanie się emocjami itp.). Zmienne otoczenie firmy dodatkowo utrudnia analizy i prognozowanie kosztów floty. Niewystarczające kwalifikacje osób odpowiedzialnych za flotę często widzimy przy analizie umów leasingowych z obsługą serwisową. Skupienie uwagi firmy podczas negocjacji warunków leasingu wyłącznie na stawkach czynszu czy ubezpieczeń, bez dokładnego zagłębienia się w treść umowy i tzw. drobny druczek rodzi wiele pułapek kosztowych podczas realizacji kontraktu. Rozwiązaniem jest szybkie podjęcie działań naprawczych i wzrost kwalifikacji personelu administrującego samochodami firmowymi. Pozostawienie sytuacji samej sobie osłabia tylko firmę i zwiększa ryzyko związane z wyko rzystywaniem pojazdów w celach biznesowych.
SYLWESTER PAWŁOWSKI
ekspert ds. bezpieczeństwa i optymalizacji flot samochodowych w firmie Safety Logic