Cyfra na plus

opublikowano: 15-05-2013, 00:00

Technologie: Elektroniczne archiwum pozwala zarządzać dostępem do poufnych danych

Przychodnia iMed24, która korzysta z oprogramowania Comarchu, zdecydowała się na wdrożenie EDM, czyli elektronicznej dokumentacji medycznej. Ma to dać małopolskiemu centrum wiele korzyści: lepszą obsługę pacjentów, szybki dostęp do historii choroby i redukcję kosztów w wyniku znaczącego ograniczenia papierowej biurokracji. Sprawniejsze ma być też wyszukiwanie plików.

FOT. RGB Stock
FOT. RGB Stock
None
None

— Takie systemy informatyczne zapewniają m.in. bezpieczeństwo danych, identyfikację osób udzielających świadczeń zdrowotnych i rejestrowanych przez nie zmian (choćby poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego lub loginu i hasła), udostępnianie elektronicznych danych medycznych w formacie XML i PDF oraz wydruków dokumentacji. To o tyle ważne, że jest obowiązek przechowywania danych medycznych nawet do 30 lat — tłumaczy Barbara Skrzypek, kierownik ds. rozwoju biznesu w sektorze e-zdrowie w Comarchu.

Korzyści i straty

Kierownictwa iMed2402 do wprowadzenia EDM nie trzeba było przekonywać. Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia nakłada bowiem na placówki prowadzące działalność leczniczą obowiązek przetwarzania, przechowywania i udostępniania informacji medycznej w postaci elektronicznej. Natomiast w biznesie, szczególnie małym i średnim, inwestycje w archiwizację cyfrową zależą zwykle od wiedzy menedżerów.

Przybywa jednak szefów, którzy chcą coś zrobić z masą papierowych dokumentów zalegających na biurkach pracowników lub przechowywanych w segregatorach. Przede wszystkim zaś widzą, że to się opłaca.

— Przykład jednego z naszych klientów — średniego przedsiębiorstwa — pokazuje, że archiwa cyfrowe mogą zredukować 12-krotnie koszty obsługi wybranych procesów biznesowych. Nawet brak kompetencji technologicznych przestał być przeszkodą. Rosnąca oferta outsourcingu umożliwia uzyskanie oszczędności nawet najmniejszym firmom — wskazuje Piotr Nogaś, dyrektor regionalny rozwiązań archiwizacji i ochrony danych w firmie EMC.

Według raportu przygotowanego na zlecenie Konica Minolta przez KPMG, 62 proc. polskich przedsiębiorstw już ma elektroniczny system obiegu dokumentów. Coraz więcej szuka też kompleksowych rozwiązań ułatwiających archiwizowanie informacji.

— Gromadzenie faktur, umów i zleceń w pudłach i szafach oraz ręczne przepisywanie ich treści na komputerze utrudnia działanie biura. Dotarcie do potrzebnych informacji zajmuje wiele czasu. Dodatkowo stosy papierów ograniczają dostępną przestrzeń. Elektroniczne archiwum to sprawdzony sposób na uniknięcie tych problemów — zachwala Rafał Śliwiński, kierownik produktu ds. oprogramowania Konica Minolta.

Opór przed nowoczesną archiwizacją wynika często z przeświadczenia, że wymaga to dużych nakładów finansowych. Tymczasem wystarczy urządzenie wielofunkcyjne z funkcją skanera i oprogramowanie umożliwiające zmianę papierowych dokumentów w pliki JPG, TIFF czy PDF. Większość biurowych maszyn standardowo ma takie możliwości. Choć są też na rynku bardziej zaawansowane i droższe rozwiązania, takie jak oferowany przez Konica Minolta system elektronicznej archiwizacji SmartArchive, umożliwiający „inteligentne” skanowanie i przetwarzanie dokumentów.

— Dzięki technologii rozpoznawania znaków (OCR) archiwum można prowadzić także w formie edytowalnych plików typu Word i Excel i przeszukiwanych PDF. Edytowalne pliki można przesłać do archiwum lub bezpośrednio na skrzynkę e-mail lub do folderu sieciowego — wyjaśnia Rafał Śliwiński. Zamiast zastanawiać się, ile kosztuje e-archiwum, lepiej pomyśleć o kłopotach i stratach, które mogą wynikać z braku takiego rozwiązania. A chodzi o coś więcej niż pieniądze, których nie uda się zaoszczędzić.

— Rezygnując z budowy archiwum cyfrowego, można mieć problem ze zdobyciem przewagi konkurencyjnej i sprostaniem wymaganiom w zakresie bezpieczeństwa danych, które wynikają z wewnętrznych regulacji firmowych, ale też często są narzucane przez prawo. Do tego dochodzi wizerunek. W razie wycieku ważnych informacji, np. o klientach, reputacja przedsiębiorstwa jest zagrożona — uważa Piotr Nogaś.

A może outsourcing

Jedną z nowości jest to, że archiwum danych najczęściej łączy się z systemami typu Workflow umożliwiającymi nadanie dokumentom określonego biegu. Zależnie od typu i treści dokumentu można go włączyć np. w proces akceptacji, redakcji lub uzupełnienia merytorycznego. Jeszcze ciekawsze możliwości oferują narzędzia klasy BPM (Business Process Management), które pozwalają optymalizować i monitorować procesy. Z reguły mają rozbudowane narzędzia do modelowania, analizy i automatyzacji, co umożliwia zarządzanie ścieżkami procesów w dużych instytucjach. Innym pomysłem jest współpraca z firmą outsourcingową.

— Dzięki temu firma znacznie redukuje koszty. Odchodzą wydatki związane z drukowaniem, przesyłaniem i kopiowaniem dokumentów. Można też oszczędzić powierzchnię biuro-magazynową. I — co chyba najważniejsze — więcej pracowników w tym samym czasie zyskuje dostęp do dokumentów, co znacznie poprawia efektywność — przekonuje Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane