Cyfrowy młot na twoją efektywność

opublikowano: 04-11-2018, 22:00

Wrogiem naszej produktywności może być to, co miało ją zwiększać — nowoczesna technologia

Na czym polega problem? Gdy na początku lat 90. w naszych biurach pojawiły się komputery, sądziliśmy, że ułatwią nam pracę. Takie same oczekiwania żywiliśmy wobec kolejnych wynalazków: internetu, e-maili i mediów społecznościowych. Od dawna mamy systemy ERP, CRM i BI, firmowe dane wrzucamy do chmury, a z pomocą smartfonów w tym samym czasie łączymy się z tuzinem doradców, którzy pracują w różnych częściach globu. Używamy coraz bardziej zaawansowanych narzędzi, a mimo to jesteśmy coraz bardziej zmęczeni, rozdrażnieni i z niczym się nie wyrabiamy. Technologia powinna nam służyć, a okrada z najlepszej energii, pomysłów i wyobraźni. Negatywnie wpływa też na nasze zdrowie. Co z tym zrobić?

Technologie nie są remedium na wszystko. Jeśli korzystamy z nich źle,
zaczynają przeszkadzać nam w biznesie i pracy — mówi trener Marcin Przybyłek.
Zobacz więcej

UŻYWAJ MĄDRZE:

Technologie nie są remedium na wszystko. Jeśli korzystamy z nich źle, zaczynają przeszkadzać nam w biznesie i pracy — mówi trener Marcin Przybyłek. Fot. Marek Wiśniewski

„Nic wielkiego nie wkracza do życia śmiertelników, nie wnosząc ze sobą przekleństwa” — mówił Sofokles. Wielkie w technologii jest to, że usprawnia komunikację, zarządzanie, pomaga zrozumieć prawa rynku i potrzeby klienta. Natomiast jej przekleństwo wynika z niewłaściwego używania, które kończy się dla pracownika przeładowaniem informacyjnym, całkowitą dostępnością, a także brakiem czasu na odpoczynek i refleksję.

Kto panem, kto sługą

Dziennikarka technologiczna Linda Stone zwraca uwagę, że w wielu dziedzinach życia nauczyliśmy się filtrować to, co do nas dociera. Tymczasem z rozwiązań IT korzystamy bez umiaru. Wydłuża się czas, który spędzamy w towarzystwie komputerów, urządzeń mobilnych i gier wideo. Specjalistka ukuła termin „bezdech ekranowy” — chodzi o płytki oddech lub chwilowe zaprzestanie oddychania, gdy siedzimy przed monitorami. Nasze serca zaczynają wówczas szybciej bić. Współczulny układ nerwowy zostaje wprowadzony w tryb walki lub ucieczki. Byłoby to pożądane w sytuacji zagrożenia życia, ale nie w sytuacji, kiedy siedzimy przy biurku. Jeśli sytuacja powtarza się często, łatwo nabawić się chorób związanych ze stresem.

— Zestresowany pracownik jest mniej efektywny. Jego poirytowanie udziela się innym, przez co psuje się atmosfera w zespole. Odprężenie, spokój sprzyjają twórczemu myśleniu i koncentracji, a także pozytywnym interakcjom ze współpracownikami i klientami — twierdzi Michał Gembal, dyrektor marketingu w spółce Arcus.

Z określeniem „bezdech ekranowy” wcześniej się nie spotkał, ale związane z nim objawy są mu dobrze znane.

— Postawa siedząca i długie wpatrywanie się w ekran są złe dla zdrowia się dla pracownika i samopoczucia człowieka. Obniżają też naszą produktywność. Więc kiedy mogę, staram się odejść od biurka, zrobić parę kroków, rozprostować kości.

Nie rozumiem osób, które zamiast porozmawiać twarzą w twarz z kolegą z sąsiedniego działu, dzwonią do niego lub wysyłają e-maile — mówi Michał Gembal.

Nie chodzi tylko o lenistwo i fizyczną ociężałość — e-maile mają potwierdzać, że pracujemy, angażujemy się, jesteśmy obecni w firmie duszą i ciałem. Dlatego trafiają nie tylko do zainteresowanych osób, lecz także do wszystkich decydentów. Są zabezpieczeniem na wypadek, gdyby przełożeni mieli wątpliwość, czym zajmujemy się w pracy.

— Przed epoką poczty elektronicznej dominowały bezpośrednie kontakty z ludźmi. Teraz chowamy się za ekranami, które są protezą komunikacji i relacji międzyludzkich. Ponadto do monstrualnych rozmiarów powiększamy biurokrację. Nie tyle pracujemy, ile bezustannie dokumentujemy swoją pracę. Grzęźniemy w bagnie bezproduktywnej sprawozdawczości i administracji. Ciekawe, ile marnujemy na to codziennie czasu — zastanawia się trener Marcin Przybyłek.

Ciągła dostępność pracownika uderza we wszystkich. Wyobraźmy sobie programistę, którego menedżer bombarduje „pilnymi” e-mailami — zamiast na pisaniu kodu, skupia się on na skrzynce odbiorczej. W rezultacie tworzy gorsze programy, co obniża wyniki przedsiębiorstwa i zadowolenie klientów. Głośne dzwonki tradycyjnych aparatów w otwartych przestrzeniach biurowych końca ubiegłego wieku też były problemem. Niemniej wydają się niewinnym zaburzeniem w porównaniu do chaosu, który w rytm pracy umysłowej wniosły innowacje cyfrowe. Niezależne od siebie badania z dwóch europejskich uniwersytetów — w Würzburgu i Nottingham-Trent — pokazują, że smartfon na biurku pracownika może obniżać jego efektywność nawet o 26 proc.

— Każdy e-mail, telefon wybija nas z rytmu. Niekiedy potrzeba nawet kilkunastuminut, by wrócić do przerwanego zadania. Ledwo odzyskamy stan koncentracji, a znowu ktoś nam przeszkadza — opisuje Marcin Przybyłek.

Nigdy dość przypominania, że jeśli nie będziemy ostrożni, technologia wyrwie się nam spod kontroli i ze sługi zamieni się w naszego pana. Nie wszystko jednak zależy od pracownika. Jeżeli wspomniany programista przestanie odpowiadać na e-maile, może podpaść szefowi, który uzna go za trudnego w kontakcie i współpracy. To kadra zarządzająca powinna stworzyć zatrudnionym odpowiednie warunki pracy. Dlaczego nie ustalić, w jakich godzinach można do ludzi swobodnie dzwonić i pisać, a w jakich trzeba dać im spokój?

Przekleństwo PowerPointa

Dojrzałe korzystanie z technologii przychodzi niekiedy z czasem. Marcin Przybyłek wspomina końcówkę lat 90., która naznaczona była przekleństwem PowerPointa. Program ten królował na wszystkich szkoleniach i spotkaniach biznesowych, w których wtedy uczestniczył jeszcze jako przedstawiciel firmy farmaceutycznej. Żartuje, że ówcześni prezenterzy źle zrozumieli powiedzenie, że obraz znaczy więcej niż tysiąc słów. Z ich wystąpień ziała nuda. Podobnie zresztą uważa amerykański ekspert od statystyki Edward Tufte, który powiedział, że PowerPoint wywołuje głupotę.

— Prowadzący skrywali się za slajdami, mamrotali coś pod nosem i przez pół godziny nawet nie zerknęli na słuchaczy. Nie było szansy na rzeczywistą interakcję, rozmowę, wymianę poglądów. Ale to już historia. Korporacje wyciągnęły wnioski i zaczęły wysyłać pracowników na szkolenia z wystąpień publicznych. Dzisiejsze prezentacje nadal często wspomagane są PowerPointem, ale ich jakość jest o niebo lepsza — chwali trener biznesu.

Obyśmy także z innych technologii zaczęli korzystać rozsądniej.

28 proc. Tyle czasu upływa nam w pracy na pisaniu, czytaniu i odpowiadaniu na e-maile — wynika z badań McKinsley Global Institute.

Weź udział w konferencji "Employer Branding w praktyce", 6-7 grudnia 2018 r., Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Gospodarka / Cyfrowy młot na twoją efektywność