Zlecanie niektórych prac na zewnątrz może bardzo usprawnić działalność firmy, ale tylko wtedy, gdy zadbaliśmy o dobry kontrakt z outsourcerem.
Już Napoleon zlecał prywatnym firmom dostawy amunicji oraz ewakuację rannych z pola bitwy. Przekazywanie prac zewnętrznemu usługodawcy nie jest zatem wcale nowym wynalazkiem. Tyle że dzisiaj najczęściej przekazujemy na zewnątrz usługi finansowo-księgowe czy obsługę płac. Dzięki temu możemy znacznie obniżyć koszty, mamy dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych, a przede wszystkim więcej czasu na podstawową działalność. Poza tym usługobiorca przejmuje odpowiedzialność finansową za ewentualne problemy wynikające ze złej interpretacji przepisów czy opóźnienia w sprawozdawczości dla ZUS i urzędu skarbowego.
Jednak są i zagrożenia. Outsourcer ma dostęp do wewnętrznych e-maili, danych księgowych czy informacji o wysokości wynagrodzeń. Co, jeśli dopuści, by dostały się w niepowołane ręce? Albo nie wywiąże się z zobowiązań, wykona usługę w mniejszym zakresie, czy nie dotrzyma terminów?
Sprawdź partnera
Wybierając firmę zewnętrzną, trzeba przede wszystkim sprawdzić kompetencje jej pracowników — ilu ma specjalistów i z jakich dziedzin — oraz jaką ma opinię na rynku. Chodzi o to, aby znaleźli się w niej np. eksperci od prowadzenia ksiąg rachunkowych, biegli rewidenci czy doradcy podatkowi, certyfikowani administratorzy baz danych, którzy będą reagować na zmiany przepisów oraz nadzorować bezpieczeństwo systemów informatycznych.
— Warto zapytać o ich doświadczenie w konkretnej dziedzinie oraz poprosić o referencje. Ważne też, jakie firma ma wyposażenie techniczne — podkreśla Katarzyna Banach, dyrektor departamentu rachunkowości HLB Frąckowiak i Wspólnicy.
Trzeba też pamiętać, że zlecenie usług na zewnętrz nie ma nic wspólnego z umową-zleceniem. Przede wszystkim jest to kontrakt długoterminowy.
— Dlatego ważne, aby zleceniobiorca umiał dostosowywać się do naszych potrzeb. To nie oznacza biernego poddawania się wszelkim życzeniom zamawiającego, ale rzeczową dyskusję o najlepszych rozwiązaniach dla firmy, np. z punktu widzenia podatków czy optymalizacji produkcji — mówi Renata Kabas-Komorniczak, kierownik działu księgowości Roedl Outsourcing.
Bez ogólników
Skomplikowane bądź kapitałochłonne usługi, np. utrzymywanie i aktualizacja infrastruktury sprzętowo-sieciowej, wymagają bardzo precyzyjnej umowy.
— Wszystko musi mieć oparcie w odpowiednich zapisach, które zagwarantują rekompensatę za niewywiązanie się z ustaleń, np. kary pieniężne za niewykonanie na czas raportu czy opóźnienie w wysłaniu zgłoszeń do ZUS — podkreśla Renata Kabas-Komorniczak.
Aby mieć czego się domagać, trzeba dokładne zdefiniować zakres i poziom usług oraz czas wdrażania umowy, a także ustalić zasady wynagradzania i granice odpowiedzialności firmy outsourcingowej oraz kwotę jej ubezpieczenia.
— W umowie trzeba zabezpieczyć prawa i kompetencje obu stron oraz sformułować zakres obowiązków. Warto też określić, kto ze strony zleceniodawcy odpowiada za przekazywanie konkretnych dokumentów i w jakim terminie — zaznacza Katarzyna Banach.
Anna Bluszcz-Balcerowska, radca z Comarchu, dodaje, że do umowy warto wprowadzić zasady ochrony tajemnic klienta oraz kwestie własności intelektualnej.
— W kontrakcie musi się też znaleźć klauzula o wypowiedzeniu umowy, co pozwoli na sprawne przeniesienie usług do innej firmy. Zleceniobiorca może zerwać kontrakt tylko wtedy, gdy zleceniodawca przestaje płacić za usługi. Gdy zleceniodawca z niego zrezygnuje, musi on przenieść te usługi we wskazane miejsce — wyjaśnia Anna Sieńko, dyrektor sprzedaży outsourcingu w IBM Polska.
Określ poziom
W umowie outsourcingowej warto zagwarantować sobie poziom wykonania usługi, czyli załączyć do niej tzw. Service Level Agreement (SLA). Dokument ten określa, co ma być wykonywane i w jakiej cenie oraz wyznacza relacje między dostawcą a odbiorcą usług. Najczęściej SLA zawiera zakres i czas zrealizowania usługi, odpowiedzialność poszczególnych osób za konkretne elementy procesu, sposoby ich komunikowania się ze sobą oraz sposób postępowania, gdy coś nie zostało zrobione — terminy usuwania błędów, plany awaryjne itp.
SLA określa też, na jakiej podstawie obie firmy będą oceniać, czy usługę wykonano czy nie, oraz to, jak będą uzgadniane wszelkie zmiany w kontrakcie.
Okiem przedsiębiorcy
Zlecamy i kontrolujemy
Zewnętrznym dostawcom zlecamy m.in. usługi informatyczne, obsługę techniczną zakładów, ochronę mienia. To firmy, które mają odpowiedni potencjał produkcyjny oraz technologiczny, dobrą reputację i sytuację finansową. Zwracamy uwagę na dokładne określenie zadań, mierniki poziomu usługi i sposób raportowania realizacji zadań. Zawsze jest klauzula o odpowiedzialności za produkty i prace czy straty. Musi być też wyznaczony kierownik projektu, który kontroluje realizację zobowiązań. Zawieramy umowy na czas określony, a przed ich zakończeniem analizujemy ceny na rynku, po czym ewentualnie negocjujemy nowy kontrakt.
Alicja Fidos kierownik działu zakupów w Opocznie