Pracownicy tracą nawet 30 proc. czasu na szukanie, przygotowywanie i zabezpieczanie informacji, a kolejne 20 proc. na tworzenie plików z danymi, które już istnieją — wynika z szacunków IDC. Niesie to wyzwanie zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które technologie wdrażają wolniej niż duże spółki. Z pomocą przychodzą systemy elektronicznego obiegu treści, które są tak łatwe w obsłudze, jak popularne wyszukiwarki internetowe. Każdy dokument może być łatwo odszukany za pomocą słów kluczowych, dostępne jest też śledzenie wprowadzanych zmian i odnotowywanie, kto ich dokonał. W firmie zatrudniającej 10 osób pozwala to zaoszczędzić nawet 74 godziny tygodniowo.
— Pracownikom zostaje więcej swobody na bardziej złożone zadania, co ma duże znaczenie szczególnie w mniejszych podmiotach, które obywają się bez sekretariatów, a koordynację przepływu dokumentacji powierzają specjalistom z różnych dziedzin. Uwolnienie ich od żmudnych procesów administracyjnych nie tylko zwiększy jakość pracy, ale też zmniejszy ryzyko zgubienia dokumentów i liczbę popełnianych błędów — wskazuje Łukasz Rudziński, menedżer produktu w spółce Konica Minolta.
Choć digitalizacja oznacza wiele korzyści, duża część polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP kurczowo trzyma się starych, analogowych rozwiązań. Co trzecia firma (35 proc.) odrzuca możliwość korzystania z systemów do zarządzania treścią i procesami — najczęściej z obawy o koszty i brak wystarczających funduszy (20 proc.) oraz z przekonania, że skala działanianie uzasadnia wdrożenia tak zaawansowanych narzędzi (30 proc.). Tymczasem finansowe argumenty od co najmniej kilku lat nie mają racji bytu — na rynku dostępne są cyfrowe systemy, które działają w chmurze, nie wymagają więc inwestycji w licencje, serwery i pamięć masową. Można ich używać w ramach abonamentu, zupełnie tak samo, jak się korzysta z subskrypcji w muzycznym lub filmowym serwisie streamingowym — zamiast kupować drogi sprzęt i oprogramowanie, uiszcza się miesięczną opłatę na rzecz dostawcy usługi.