Już tylko elektronicznie sądy mogą przekazywać pisma procesowe prawnikom reprezentującym strony postępowań cywilnych. Jest to obecnie jedyna procedura doręczeń profesjonalnym pełnomocnikom, obowiązująca od 3 lipca, i w zasadzie nikt nie jest z niej w pełni zadowolony, mimo że cyfryzacja jest powszechnie postrzegana jako duże usprawnienie wielu czynności.
Od 3 lipca cyfrowe odwzorowania pism procesowych, zawiadomień, wezwań i orzeczeń kierowanych do profesjonalnych pełnomocników muszą być doręczane przez portale informacyjne sądów apelacyjnych, których jest 11. Obowiązek ten wprowadzono do Kodeksu postępowania cywilnego tzw. ustawą covidową, w związku z trwającą pandemią i na czas jej trwania oraz przez rok po odwołaniu.
Obowiązek bez obowiązku
Pierwszy problem polega na tym, że adwokat lub radca prawny nie musi mieć konta na sądowym portalu. Prawo tego nie wymaga i okazuje się, że w chwili wprowadzania reformy 30 tys. profesjonalnych pełnomocników nie miało tam swojego profilu, jak informuje Kamil Szmid, adwokat, członek Okręgowej Rady Adwokackiej (ORA) w Warszawie.
– Vacatio legis dla nowych przepisów było bardzo krótkie, zaledwie dwutygodniowe. Zmiany wprowadzono praktycznie z dnia na dzień, bez konsultacji ze środowiskiem – mówi Jarosław Ziobrowski, adwokat, partner w kancelarii Kurpisz i Ziobrowski.
Zwraca uwagę, że nowy obowiązek oznacza konieczność założenia konta w każdej apelacji, gdyż nie ma centralnego portalu dla nich. Sądy prowadzą własne.
– Wprowadzono rozwiązanie bez właściwego przygotowania, o charakterze tymczasowym. Ponoć trwają prace nad stworzeniem pełnego systemu teleinformatycznego. Nie wiadomo, dlaczego nie wykorzystano elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Państwo uruchomiło ją do komunikacji z obywatelami i otrzymują oni tam pisma np. w sprawach podatkowych – mówi Jarosław Ziobrowski.
Dla stron postępowania ważne jest, aby pismo dotarło do adresata, można było poznać jego treść i podjąć kolejne kroki. W tej sprawie przepisy również wydają się być ułomne. Art. 15 zzs(9) ustawy covidowej brzmi: „Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym”.
Żadne przepisy nie określają, jak należy rozumieć pojęcie zapoznania się z pismem – podkreśla warszawska ORA w stanowisku do ustawy. Również regulaminy portali informacyjnych nie regulują sposobów doręczeń. Odsyłają do instrukcji odbierania e-korespondencji opracowanej w resorcie sprawiedliwości. Przepis nie definiuje także pisma sądowego i nawet sędziowie mają wątpliwości, czy w nowy sposób można doręczyć stronie np. wyrok z uzasadnieniem. Obecnie w systemie są zamieszczane pliki z treścią orzeczeń, ale nie są podpisane. Zgodnie z ministerialnym zarządzeniem bez własnoręcznego podpisu można wysyłać np. wezwania, zarządzenia o zwrocie pism, nakazy zapłaty czy postanowienia niezaskarżalne. Prezes sądu może rozszerzyć ten katalog, ale nie o odpisy orzeczeń będących tytułami wykonawczymi.
– Dotychczas szczegółowe zasady doręczeń regulowano przepisami rangi ustawowej i aktami wykonawczymi. Wynika to z realizacji prawa do sądu i gwarancji rzetelnego procesu – przypomina Kamil Szmid.
Dostarczone, nieprzeczytane
Co gorsza, według przytoczonego przepisu doręczenie uznaje się za dokonane po 14 dniach – nawet, gdy pełnomocnik nie miał możliwości poznać treści dokumentu. Rzecz w tym, że założenie profilu na portalu nie tylko nie jest obligatoryjne, ale też nie otwiera z automatu dostępu do toczących się spraw. Trzeba w każdej z nich złożyć o to wniosek i czekać na zatwierdzenie przez sąd. Brak akceptacji lub jej duże opóźnienie, co w praktyce nie jest rzadkie, uniemożliwiają zapoznanie się z pismem procesowym.
Zdaniem środowiska warszawskich adwokatów ustawa nakłada na pełnomocników obowiązek, który nie zawsze jest do spełnienia. Ustawodawca powinien umożliwić otwarcie im furtki niejako z automatu, a przy tym pozwolić na doręczenia w innej formie.
– Nie wiadomo, dlaczego ustawodawca nie przewiduje żadnej alternatywy. Błędem jest wykluczenie możliwości tradycyjnego doręczenia pisemnego, gdy nie można tego zrobić elektronicznie z różnych przyczyn obiektywnych, np. zdarzeń losowych. Jedyny plus, jaki udało się osiągnąć podczas prac legislacyjnych, to 14-dniowy termin na uznanie pisma za dostarczone. Pierwotnie miał być jeden dzień roboczy – zauważa Jarosław Ziobrowski.
– Cyfryzacja sądownictwa jest niezbędnym usprawnieniem, ale ta nowelizacja budzi sporo wątpliwości – przyznaje Adrian Zwoliński, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Uważa, że adwokatom czy radcom należy się automatyczny dostęp do pism, a rozwiązania techniczne powinny uwzględniać występowanie w sprawie wielu pełnomocników. Przydałoby się też, aby system informował, który z nich pobrał plik i czy rozpoczął się bieg danego terminu.
– Rekomendujemy resortowi sprawiedliwości więcej rozwiązań usprawniających funkcjonowanie portalu. Dotyczą one m.in. odróżniania pism ze względu na ich charakter, ujednolicenia oznaczania tych dokumentów czy możliwości zawiadamiania o nieobecności. System powinien też ułatwiać filtrowanie korespondencji i jej zbiorcze pobieranie za dany okres – wylicza Adrian Zwoliński.
ORA zwraca uwagę, że nakładanie obowiązków, których pełnomocnicy nie będą mogli obiektywnie wykonać, albo których wykonanie nie zależy od nich, kłóci się z prawem do rzetelnego procesu, grozi naruszeniem prawa do sądu i podważa zasadę zaufania do państwa.
Na dodatek nowe prawo zobowiązuje jedynie sąd do e-doręczeń, pełnomocnicy nie mogą składać pism online.
– Można mieć wrażenie, że celem nie jest przyspieszenie postępowań cywilnych czy troska o dobro wymiaru sprawiedliwości, lecz ułatwienie pracy w sądach – komentuje Kamil Szmid.
Wbrew pozorom, w sądach też nie ma dużego aplauzu dla wprowadzonej zasady.
– Powstanie ogromny chaos. Interpretacja niedoskonałych przepisów będzie w dużej mierze zależeć od sądów. Według mojej wiedzy, ani ich pracownicy, ani sędziowie nie zostali w ogóle przeszkoleni przed wprowadzeniem nowych regulacji. W zasadzie nie wiedzą, jak je stosować, a cześć wprost zapowiada, że nie będzie tego robić z uwagi na ryzyko kwestionowania czynności sądu przez strony – dodaje Kamil Szmid.
Powstanie ogromny problem – podkreśla – skoro stosowanie e-doręczeń jest obligatoryjne dla sędziów, którzy wiedzą, że nowe rozwiązania są niekonstytucyjne i naruszają prawo do rzetelnego procesu.
Sporo do poprawy
– W efekcie wszyscy będą niezadowoleni. Sędziowie – zmuszeni stosować wątpliwe przepisy, i pełnomocnicy, nie mający żadnej kontroli nad rzeczywistym obiegiem korespondencji na koncie w portalu informacyjnym – ocenia Kamil Szmid.
Zwraca uwagę, że przy aktywnej praktyce sądowej nie ma fizycznej możliwości nadzoru i czuwania nad wszystkimi kontami na portalu w każdej apelacji w kilkuset prowadzonych sprawach. Wymagałoby to zatrudnienia dodatkowej osoby oddelegowanej tylko do tych czynności.
– System być może mógłby się sprawdzić, gdy ktoś prowadzi kilka spraw, ale przy kilkuset, a nawet kilkudziesięciu jest to po prostu niemożliwe. W efekcie pokrzywdzone będą strony postępowania. System przerzuca na pełnomocnika ciężar poszukiwania korespondencji, która ma być mu doręczona i jeszcze wyszukania takiej, która podlega doręczeniu zgodnie z kodeksem – podkreśla adwokat.
Procesujące się strony mogą też odczuć negatywne skutki braku jakiejkolwiek procedury reklamacji w razie błędów systemu lub wynikających ze źle wprowadzonych danych, np. gdy rzeczywista data odbioru pisma okaże się inna niż podana w portalu. To tak, jakby z góry założono jego nieomylność, a także bezawaryjność.
– Tymczasem np. okresy awarii czy przerw technicznych powinny wstrzymywać terminy związane z korespondencją sądową – uważa ekspert Lewiatana.
Takich rozwiązań niestety zabrakło. Zdaniem tej organizacji przepisy, które dopiero weszły w życie, muszą być poprawione. Inaczej system e-doręczeń nie będzie skuteczny i efektywny.
