Czytasz dzięki

Jak poprawić błędny paragon

Anna Gajewska
opublikowano: 19-03-2020, 22:00

Niewłaściwy kod lub nazwa towaru, cena 25.00 zł zamiast 2.50 zł, błędna stawka VAT albo zły NIP klienta — takie sytuacje mogą się zdarzyć nie tylko początkującym

Paragon fiskalny to dokument fiskalny wydrukowany przez kasę w momencie sprzedaży. Nie da się poprawić danych na wydruku ani cofnąć paragonu, przedsiębiorca nie może bowiem ingerować w pamięć kasy i usunąć z niej wydrukowanego paragonu. Nie oznacza to jednak, że niemożliwa jest także korekta samej transakcji.

Gdy pomyłka jest oczywista

Przepisy nie określają, jaką pomyłkę można uznać za oczywistą. W interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2014 r. (nr IPPP2/443-1213/13-5/KOM) dyrektor IS w Warszawie wskazuje, że „przez oczywistą pomyłkę należy zrozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłkimoże być np. pomyłka w ilości towaru — sprzedawca wydając np. 1,5 kg jabłek, zewidencjonuje na kasie 15 kg owoców lub pomyłka w cenie towaru — sprzedawca wydając np. chleb, zamiast ceny brutto 2 zł naliczy na kasie 20 zł. Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a oczywistość omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwasię każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów”.

W takim przypadku należy:

1. dokonać korekty oczywistej pomyłki

Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu, bez pomyłek. Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. Dlatego najpierw trzeba wydrukować prawidłowyparagon i wydać go klientowi, a następnie

2. ująć pomyłkę w osobnej ewidencji korekt

Każda oczywista omyłka powinna być ujęta w odrębnej ewidencji. Można ją prowadzić w zwykłym zeszycie. Przepisy nie określają, że ewidencja ma być prowadzona odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce przedsiębiorcy tak właśnie robią.

W ewidencji wskazuje się:

  • numer porządkowy pomyłki,
  • datę sprzedaży (wystawienia błędnego paragonu),
  • nazwę towaru lub usługi,
  • numer paragonu,
  • błędnie zewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od niej podatek VAT — te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu,
  • opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki — np. wprowadzoną błędną cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).

Do ewidencji dołączyć należy oryginał błędnego paragonu. Nie można zapomnieć o uwzględnieniu zmian w księdze przychodów i rozchodów. Uwaga, za oczywistą pomyłkę nie może być uznana pomyłka stwierdzona po jakimś czasie, np. po kilku dniach czy w momencie drukowania raportu miesięcznego. Podatnik nie ma już wtedy oryginału paragonu fiskalnego, nie może też zewidencjonować sprzedaży w innym dniu niż faktyczna data transakcji. Korygowanie takich pomyłek także wchodzi w grę. Podstawą do korekty są zebrane przez podatnika wiarygodne dokumenty potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ciężar dowodu leży po stronie podatnika.

Inaczej z błędną stawką VAT

W przypadku błędnego zaprogramowania na kasie lub zakwalifikowania do sprzedaży stawki VAT (np. zamiast stawką 8 proc. sprzedaż została obciążona stawką 23 proc. lub odwrotnie) dochodzi do zaniżenia lub zawyżenia VAT. Przepisy nie wskazują sposobu postępowania w takiej sytuacji. Przedsiębiorca może posiłkować się stanowiskiem fiskusa w interpretacjach wydawanych w indywidualnych sprawach lub wyrokami sądów administracyjnych. Jeśli jednak sprzedawca, ewidencjonując sprzedaż, zastosował za wysoką stawkę VAT, to bardzo trudno skorygować omyłkę. Skarbówka uważa, że korekta jest możliwa, jeśli sprzedawca ma możliwość zidentyfikowania nabywcy i zwrócenia mu zawyżonej kwoty VAT. W praktyce tylko wtedy, gdy do paragonu została wystawiona faktura.

Błędny numer NIP to kłopot

A co w przypadku gdy na paragonie fiskalnym będzie wskazany błędny NIP? Pytanie jest aktualne, gdyż od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje zakaz wystawiania faktury do paragonu bez NIP przedsiębiorcy. Tylko faktura z NIP dokumentuje firmowe wydatki ponad 450 zł. Jeśli paragon jest do 450 zł, to faktury wystawiać nie trzeba, bo — zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów — taki paragon z NIP nabywcy sam jest uproszczoną fakturą. Czy w przypadku błędnego NIP sprzedawca powinien wystawić na żądanie klienta fakturę zawierającą błędny NIP z paragonu, a następnie wystawić fakturę korygującą lub potwierdzić notę od kupującego? Czy też do paragonu z błędem wystawić fakturę zawierającą prawidłowy NIP? A może w ogóle nie można wystawić faktury do paragonu? Stanowisko organów podatkowych nie jest korzystne dla nabywców: korekta jest wykluczona, gdy na paragonie podano błędny NIP, ponieważ paragony fiskalne nie zawierają żadnych innych danych, które by umożliwiały zidentyfikowanie nabywcy (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 grudnia 2019 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.590.2019 .3.SR).

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Anna Gajewska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu