Asystentka musi być po prostu wielostronna
Cechy dobrej asystentki? Wiara w siebie i swoje umiejętności, samodoskonalenie i logiczne myślenie w trudnych sytuacjach.
„Puls Biznesu”: Prezes jest zwykle twarzą firmy, ale jej mózgiem bywa asystentka?
Elżbieta Pietrzyk, asystentka dyrektora zarządzającego Wincanton Polska: Nie. Szef jest twarzą i mózgiem. Asystentka ma mu zapewnić komfort pracy, odciążyć od zadań organizacyjnych, by skupił się na rozwoju firmy, realizowaniu strategii itd.
Asystentka dużo może.
Często decydujemy, komu udostępnimy kontakt z szefem. Duża odpowiedzialność. Nie chodzi o to, by odprawić rozmówcę, ale zweryfikować i doradzić, z kim powinien się kontaktować w danej sprawie.
Co konkretnie pani robi?
Oprócz typowych spraw, jak organizacja podróży służbowych czy zarządzanie kalendarzem, szefuję recepcji, w której pracują dwie osoby. Nadzoruję więc wszelkie sprawy związane z administracyjną obsługą firmy. Współpracuję też ściśle z kancelarią prawną i dbam o pakiet ubezpieczeń dla firmy.
Dużo czasu potrzebowała pani, by poznać swojego szefa Ryszarda Warzochę?
Wciąż go poznaję, bo praca w rozwijającej się firmie ciągle stawia nas w nowych sytua- cjach. Po blisko siedmiu latach współpracy wystarczy czasem spojrzenie czy jedno słowo i wiadomo, co robić. Ale na pewno są jeszcze zagadki, które dopiero odkryję.
Dużo wymaga?
Jest bardzo energiczny, nie lubi stać w miejscu. Wymaga szybkiego reagowania na trudne sytuacje. I dobrze, bo to motywuje mnie do działania.
Zna pani jego słabości?
Bez takiej wiedzy nie mogłabym go wspierać. Dzięki niej mogę mu pomóc uniknąć problemów. Ale kto z nas nie ma słabych punktów?
Czuje się pani jego aniołem stróżem?
Tak. Zawsze staram się mu zapewnić bezpieczną podróż, wybiec myślami w przyszłość, by nie musiał się zastanawiać, czy coś jest zrobione, przypomnieć o ważnych sprawach. Martwię się, czy wszystko idzie zgodnie z planem podczas spotkań lub wyjazdów.
Co powinno cechować dobrą asystentkę?
Przede wszystkim wiara w siebie i swoje umiejętności, ciągłe samodoskonalenie i logiczne myślenie w sytuacjach trudnych czy kryzysowych. Poza tym — cierpliwość i opanowanie, odporność na stres — mówiąc żartobliwie — nawet o północy, gdy zostanie wyrwana ze snu przez telefon od szefa. Ważne jest też sprawne posługiwanie się językiem obcym, bezwzrokowe pisanie, poprawne formułowanie myśli i łatwość w nawiązywaniu kontaktu z otoczeniem. Potrzebna jest po prostu wielostronność.
Jest pani najlepszą asystentką w Europie...
Myślę, że to dzięki opanowaniu, odporności na stres i umiejętności autoprezentacji. Najtrudniejsze w części pisemnej było wykazanie się kreatywnym podejściem do organizacji zagmatwanego grafiku w dwutygodniowym kalendarzu szefa — przy wielu założeniach i obostrzeniach należało tak ustalić plan, by szef wziął udział we wszystkich zaplanowanych spotkaniach.
Najlepsza asystentka w Europie
Elżbieta Pietrzyk, asystentka Ryszarda Warzochy, dyrektora zarządzającego na Europę Środkową i Wschodnią w firmie logistyki motoryzacyjnej Wincanton Polska, wygrała konkurs European Smart PA/Secretary 2007 r.
Spośród nadesłanych na konkurs ponad stu zgłoszeń z całej Europy, komisja wybrała sześć finalistek: trzy z Wielkiej Brytanii i po jednej z Niemiec, Szwajcarii i Polski. W pierwszej fazie uczestniczki odpowiadały na siedem podchwytliwych pytań, a potem przedstawiały prezentację: „Why should I be European Smart Secretary/PA of the Year 2007”. W kolejnym etapie miały 60 minut na analizę podzielonego na trzy sekcje tematyczne tekstu sprawdzającego ich kreatywność, umiejętność logicznego myślenia i organizacji pracy.
W nagrodę otrzymała dwutygodniowy pobyt w pięciogwiazdkowym hotelu na Cyprze i dwudniowy pobyt w luksusowym ośrodku spa w Wielkiej Brytanii.
Dorota Czerwińska