Turystyka biznesowa, obejmująca również branżę spotkań, bardzo szybko się do niedawna rozwijała. Wartość rynku konferencji, kongresów, wyjazdów motywacyjnych i innych spotkań związanych z działalnością zawodową uczestników szacowano na wiele miliardów dolarów. Cykliczność spotkań wielu stowarzyszeń branżowych spowodowała, że organizatorzy szukali nowych miejsc, atrakcyjnych dla uczestników i z odpowiednią infrastrukturą. Sytuację zmienił kryzys. Zmalała liczba zamawianych przez firmy imprez. Odczuli to organizatorzy konferencji i kongresów, a za nimi także hotele i ośrodki konferencyjno-szkoleniowe. Ale już jest lepiej.
- Powoli wychodzimy z kryzysu. Mamy więcej zleceń, choć są problemy z płatnościami, co świadczy o rozregulowaniu rynku - informuje Piotr Wilczek, prezes Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy (SKiK), prezes Grupy A 05 Meetings Events.
Z branżą pożegnały się przede wszystkim te firmy, którym zabrakło elastyczności, otwarcia na klienta, profesjonalnej obsługi.
- Kryzys oczyścił rynek z firm, które powstały niedawno, a ich właścicielom wydawało się, że organizowanie kongresów i konferencji to sposób na szybkie zarobienie pieniędzy. Firmy, które od lat prowadzą ten biznes, pozostały, z wyjątkiem Orbisu - wyjaśnia Piotr Wilczek.
- Mamy małe, napięte budżety, skrócony czas rezerwacji hoteli. Klienci wybierają standardowe programy, imprezy wyjazdowe nie mogą być dalekie, a hotele z powodu tzw. poprawności bardzo luksusowe - dodaje Sławomir Wróblewski, prezes Meetings Poland.
Więcej za tę samą cenę
Ceny organizowania konferencji czy kongresów co prawda nie spadły, ale - jak twierdzi Piotr Wilczek - klienci chcą coraz więcej za tę samą opłatę.
- Chodzi głównie o oprawę imprezy, komunikację przed i po spotkaniu, uruchomienie specjalnych forów, możliwość zakupu wykładów w wersji elektronicznej itp. Wymagania klientów coraz większe. Chcą na przykład, aby konferencje były multimedialne. Co zresztą jest zgodne ze światowymi trendami organizowania spotkań hybrydowych, co oznacza, że część konferencji odbywa się w rzeczywistości wirtualnej. Jeszcze do niedawna słyszałem opinie, że ludzie przestaną jeździć na kongresy czy konferencje, bo każdy będzie wolał z domu czy pracy połączyć się z innymi w trybie wideokonferencji, a wymiana poglądów i dyskusje będą się toczyły na forach internetowych i przy użyciu innych technik, które udostępnia internet. Tymczasem liczba kongresów i konferencji rośnie. Zmienia się ich struktura, wielkość, ale ludzie mają potrzebę spotkania się - twierdzi prezes SKiKP.
Największymi i najlepszymi klientami są dla organizatorów kongresów i konferencji od lat firmy z sektora medycznego i farmaceutycznego.
- Organizujemy również coraz więcej branżowych spotkań gospodarczych, które są barometrem tych branż i miejscem spotkań osób w nie zaangażowanych. Kiedyś takim miejscem były targi. Dziś są one łączone z kongresami i konferencjami - mówi Piotr Wilczek.
Liczy się obsługa
Zdaniem Sławomira Wróblewskiego, którego firma wydaje "Katalog obiektów i usług konferencyjnych", ostatni rok był lepszy dla hoteli. Chociaż wysokość przychodów w przeliczeniu na pokój wciąż nie zadowala.
- To skutek obniżki cen. Hotele pięciogwiazdkowe zeszły do cen czterogwiazdkowych, a te do trzygwiazdkowych itd. Jeśli chodzi o obłożenie, to wracają do stanu sprzed kryzysu, ale cen podwyższyć im się nie udaje - informuje Sławomir Wróblewski.
Według niego ostatnio otwarto sporo nowych hoteli. Optymistyczne jest też to, że polepsza się ich wyposażenie.
- Infrastruktura naszych hoteli jest wystarczająca, bo cóż innego więcej można wymyślić. Bardziej miękkie łóżka, częstsze wymiany ręczników? Dochodzimy do etapu, na którym o tym, czy chcemy skorzystać z hotelu decyduje obsługa, czyli ludzie. Klienci cenią dobrą atmosferę, miejsca, gdzie czuje się rękę gospodarza, który wie, jak pracują jego ludzie - począwszy od menedżera hotelu po osoby sprzątające. Serwis, niestety, wciąż trzeba nadzorować, zwłaszcza w Polsce, gdzie kultura pracy pozostawia czasem wiele do życzenia. Słabością niektórych hoteli, nawet tych w centrum stolicy, jest brak lub utrudnienia w dostępie do internetu - wskazuje Sławomir Wróblewski.
Nie zmienia to jednak faktu, że organizatorzy konferencji mogą już zacząć patrzeć w przyszłość z optymizmem.