Ponad 5 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy (L4) zarejestrowano w styczniu i lutym 2023 r. – wynika z najnowszych danych przedstawionych w tym miesiącu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Ze statystyk wynika, że w porównaniu do analogicznego okresu 2022 r. odnotowano wzrost zarówno liczby dni absencji chorobowej – o 8,6 proc., jak i wydanych zwolnień – o 16,1 proc.
– W lutym 2023 r. zarejestrowano 2,4 mln zwolnień lekarskich na łącznie 24 mln dni nieobecności w pracy z tytułu choroby własnej, opieki nad dzieckiem oraz opieki nad innym członkiem rodziny. W porównaniu ze styczniem 2023 r. liczba dni absencji spadła o 12,9 proc., a zaświadczeń lekarskich o 9,9 proc. Natomiast w porównaniu z lutym 2022 r. przybyło i dni absencji - o 7,1 proc., i zaświadczeń lekarskich - o 15,5 proc. – mówi prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.
Średnio 16 dni na zwolnieniu
Dodaje, że w styczniu i lutym tego roku liczba zaświadczeń lekarskich wystawionych z tytułu choroby własnej osobom ubezpieczonym w ZUS wyniosła 4,1 mln, a liczba dni absencji chorobowej z tych zaświadczeń – 42,5 mln. Przeciętna długość L4 to 10,3 dnia, a skumulowany (od początku roku) średni okres nieobecności wyniósł 16,2 dnia – 15,9 dnia dla mężczyzn i 16,4 dnia dla kobiet. W analogicznym okresie 2022 r. wielkości te kształtowały się odpowiednio: 17,4 dnia, 16,7 dnia i 18 dni.
– Już poprzedni rok był rekordowy pod względem wydanych L4. W 2022 r. wystawiono 27 mln takich zaświadczeń na łącznie 288,8 mln dni. Niepokoi przy tym, że - jak wynika z naszych danych - niemal 30 proc. kontrolowanych rocznie zwolnień jest wykorzystywanych przez pracowników w sposób niezgodny z przeznaczeniem – zwraca uwagę Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy doradczej do spraw absencji chorobowych.
Podkreśla on, że każde zwolnienie chorobowe może oznaczać wymierne straty dla przedsiębiorców, dlatego rekordowy wzrost wystawianych L4 spowodował wyraźne zainteresowanie pracodawców kontrolowaniem prawidłowości wykorzystania zaświadczeń lekarskich. Z danych Conperio wynika, że w 2022 r. takich kontroli przeprowadzono o 55 proc. więcej niż rok wcześniej.
Jak sprawdzić chorego
– Przywrócenie naturalnego poziomu absencji w przedsiębiorstwie błyskawicznie potrafi przełożyć się na jego bieżącą kondycję finansową. Stąd jest większe zainteresowanie kontrolowaniem L4. Chodzi nie tylko o weryfikację korzystania ze zwolnień, ale też sprawdzenie, czy wystawione zaświadczenia były zasadne. Trend ten będzie w kolejnych miesiącach przybierał na sile, ponieważ liczba kontroli przeprowadzanych przez ZUS jest wysoce niewystarczająca – mówi Mikołaj Zając.
ZUS przypomina, że pracodawca, który jest osobą fizyczną, może sam skontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, ale też ma prawo powierzyć to zadanie pracownikowi, np. z komórki kadrowo-płacowej. Ze względu na wrażliwy charakter sprawy powinna być to osoba posiadająca wiedzę o przepisach określających zasady postępowania przy przeprowadzaniu takich kontroli, a także ochrony danych osobowych, i ciesząca się dobrą opinią, budząca zaufanie.
Według wyjaśnień ZUS, pracodawca powinien przeprowadzać takie kontrole w miarę potrzeby, bez ustalania z góry jej stałych terminów. Może je nasilić w okresach, w których rośnie liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich.
Przedsiębiorca może również zlecić wykonanie kontroli firmie zewnętrznej. Umowa z takim podmiotem musi określać zakres i cel przetwarzania powierzonych mu danych osobowych, niezbędnych do wykonania czynności kontrolnych.
„Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie takich danych” – przypomina ZUS w swoim poradniku.
Zgłoś udział w 10. Kongresie HR Summit >>
Ułomność systemu teleporad
Kontrolerzy mają obowiązek działać według procedur wyznaczonych przepisami i wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy. Osoby te powinny okazać pracownikowi specjalną legitymację oraz zgodę pracodawcy na przeprowadzenie kontroli.
– Usługi takie są dziś dla pracodawców dostępne bardziej niż kiedykolwiek. Jednorazową kontrolę L4 można zlecić w bardzo prosty sposób poprzez stronę internetową. Wyspecjalizowane firmy mogą podjąć czynności w ciągu jednego do trzech dni roboczych od przyjęcia zlecenia – informuje prezes Conperio.
Jego zdaniem prawidłowo są obecnie wystawiane e-recepty oraz e-skierowania i nie można mieć do nich większych zastrzeżeń. Twierdzi natomiast, że na wzrost liczby pobieranych L4 mają wpływ ogólnodostępne teleporady i to one prowadzą do nadużyć.
– Analizując nasze statystki widzimy ewidentnie, którzy lekarze cieszą się ponadprzeciętną popularnością. Być może rozwiązaniem byłoby wyraźne udzielanie poprzez teleporadę określonych wskazań. Wskazanie „1” oznaczałoby, że chory musi leżeć - dla jego bezpieczeństwa, bo przecież nie jest on realnie badany. Natomiast „2”, z uzasadnieniem wynikającym z możliwości chodzenia, byłoby udzielane dopiero po zapoznaniu się i sklasyfikowaniu choroby przez lekarza – proponuje Mikołaj Zając.
ZUS informuje, że osobie udającej się na kontrolę pracodawca wystawia imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra pracy z 27 lipca 1999 r. w sprawie kontrolowania prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich. Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu.
Pracodawca ma obowiązek wydać imienne upoważnienie dla osoby przeprowadzającej kontrolę także wtedy, gdy jej wykonanie zlecił innemu, zewnętrznemu podmiotowi.
W każdym przypadku kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinna być prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych. Przy czym kontrolujący nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji o stanie zdrowia lub przyczynie, która spowodowała jej niezdolność do pracy.