Z kartą firmową można liczyć na wiele bonusów zawartych w pakietach usług dodatkowych.
Pracownik jedzie w delegację, pobiera, więc zaliczkę w wysokości 1 tys. zł. Opłaca nią podróż, hotel, taksówkę, wieczorną kolację z klientem. W trakcie kolacji dostaje namiar na nowego klienta, ale kolejne spotkanie to dodatkowe koszta, a tych zaliczka nie przewidziała… Firma traci okazję. Teoretycznie można było dać większą zaliczkę, ale co, jeśli pracownik zostałby okradziony w pociągu (co przecież nie jest takie nieprawdopodobne).
Karta firmowa rozwiązuje ten problem, bo pracownik dostaje taką ilość pieniędzy, jaka mu może być potrzebna, w bezpiecznej formie. Jeśli do tej wygody i bezpieczeństwa doda się ułatwione księgowanie wydatków poniesionych za pomocą karty i możliwość szczegółowego raportowania wszelkich wydatków, to wyraźnie widać, że karta firmowa to wygodne narzędzie do zarządzania kosztami firmy.
Warto przyjrzeć się ofercie kart firmowych dokładniej, bo ich użytkownicy mają coraz więcej przywilejów, które z jednej strony ich wyróżniają, a z drugiej dają im zdecydowanie większy komfort użytkowania.
Nie tylko wygoda
Komfort to jedno, ale warto podkreślić, że także dla pracownika korzystanie z karty to duża wygoda i prestiż.
— Karta firmowa może stanowić również element motywacyjny. Nie każdy pracownik może przecież dysponować środkami znajdującymi się na rachunku firmowym. Wręczenie karty jest więc wyrazem dużego zaufania pracodawcy do pracownika — zauważa Agnieszka Szczygieł z wydziału kart płatniczych w Multibanku.
Wydawanie wielu kart to dla firmy wygoda, ale również większe ryzyko nieuprawnionego użycia karty. Firma może wprawdzie ustalić indywidualne limity transakcji dla każdej karty, ale to tylko minimalizuje ewentualne straty, ale ich nie eliminuje. Dlatego do wydawanych kart banki dołączają ubezpieczenie od użycia karty przez nieuprawnioną osobę. Można mówić o tym jako o standardzie, bo znajdziemy to w ofercie niemal wszystkich banków.
Za szczególnie ryzykowne uchodzą transakcje realizowane w internecie, dlatego część banków nie daje możliwości ochrony tego typu transakcji przy kartach firmowych. Zdobył się na to np. BRE Bank, wprowadzając system Verified by Visa. Użytkownik może zarejestrować kartę w specjalnym serwisie, ustalając dodatkowe zabezpieczenie w postaci specjalnego hasła i komunikatu, których podanie będzie dodatkowo wymagane przy autoryzacji transakcji.
Bezpieczeństwo w podróży
Bezpieczeństwo związane z korzystaniem z karty jest ważne, ale równie ważne może być bezpieczeństwo pracownika podczas podróży służbowej. Właśnie do wydatków związanych z podróżami służbowymi karty są bowiem używane najczęściej.
— Z analiz transakcji wynika, że karty służą przede wszystkim do pokrywania kosztów transakcji dokonywanych na stacjach paliw, w hotelach, restauracjach i liniach lotniczych. Tym samym potwierdza się, że karty, zgodnie z ich przeznaczeniem, służą do obsługi delegacji służbowych. Karty pozwoliły wielu firmom na zlikwidowanie stanowisk kasjerskich, w których pracownicy wypłacali i rozliczali zaliczki na cele służbowe — zauważa Paweł Wróbel, rzecznik BRE Banku.
Celowe jest zatem dodawanie do kart ubezpieczenia i pakietu usług awaryjnych w podróży. Posiadacz karty może liczyć na pomoc w przypadku zachorowania, wypadku czy kolizji z prawem. Polisa pokryje bowiem koszta leczenia za granicą, ewentualnego transportu do kraju chorego lub zwłok, pomocy prawnej czy koszta związane z wydaniem nowych dokumentów. Można liczyć również na odszkodowanie w przypadku inwalidztwa lub śmierci. Ubezpieczenie ważne jest na całym świecie, podczas podróży służbowych trwających nie dłużej niż 60 dni. Taką ofertę mają właściwie wszystkie banki, a zasadą jest, że do kart elektronicznych ubezpieczenie dodawane jest za niewielką miesięczną opłatą, a dopiero do kart typu charge bezpłatnie.
W podróży mogą przydarzyć się też mniej poważne, ale powodujące szereg komplikacji sytuacje: opóźnienie samolotu, utrata bagażu. Tutaj również bank pomoże posiadaczowi karty, wypłacając odszkodowanie. Taką ofertę mają: BGŻ, BISE, BOŚ, BPH, BRE Bank, BZ WBK, Citibank, Deutsche Bank, ING Bank Śląski, Millennium, Nordea, PKO BP.
Warunkiem korzystania z ochrony ubezpieczeniowej podczas podróży jest jej opłacenie kartą. Wyjątkiem jest BRE Bank, który zapewnia ochronę nawet bez wymagania płatności kartą.
Jak widać, banki oferują mnóstwo ubezpieczeń, które zwiększają komfort pracownika obdarowanego kartą, a co z korzyściami dla firmy? Tutaj dobre rozwiązanie oferuje Citibank, który bezpłatnie dodaje ubezpieczenie od nieuczciwego wykorzystania karty przez pracownika. Gwarantowane kwoty to 25 tys. USD na jednego pracownika i 1 650 000 USD łącznie na firmę. Przy takiej gwarancji bez obaw można powierzyć kartę nawet najbardziej nieodpowiedzialnemu pracownikowi.
American Express proponuje firmom zasadę współodpowiedzialności firmy i pracownika za transakcje. Jeśli firma nie akceptuje którejś z transakcji, może to zgłosić i wówczas nie musi za nią płacić. American Express będzie dochodził zwrotu tej kwoty od pracownika, który jest posiadaczem karty.
Płać i oszczędzaj
Płacąc kartą firmową zamiast gotówką, można zaoszczędzić. Zarówno Mastercard, jak i Visa przygotowały programy korzyści wynikające z płacenia ich kartami. Dzięki nim firmy mogą korzystać na preferencyjnych warunkach z usług skierowanych do przedsiębiorstw: kancelaria prawna, sprzęt biurowy, komputerowy i telekomunikacyjny. Z takich ofert mogą korzystać wszyscy posiadacze kart, niezależnie od banku, który jest wydawcą karty.
Niezależnie od tych programów, BZ WBK i Citibank przygotowały indywidualne programy rabatowe dla posiadaczy kart, dzięki którym mogą oni dokonywać zakupów z rabatem w restauracjach, hotelach, wypożyczalniach samochodu.
Jeszcze inną drogę do oszczędności dla firmy wytycza BRE Bank, który daje możliwość podpięcia do karty kilku rachunków bankowych w różnych walutach, dzięki czemu podczas podróży zagranicznych użytkownik nie ponosi kosztów związanych z przewalutowaniem transakcji.
Większy komfort
Jak widać, płacić kartą firmową można bezpiecznie, a na dodatek zaoszczędzić na zakupach. Ale to nie koniec udogodnień. Posiadacze prestiżowych kart firmowych otrzymują bezpłatnie kartę IAPA (International Airline Passengers Association), która pozwala na korzystanie z rabatów i ofert specjalnych przy wynajmie pokoi hotelowych oraz zniżek przy wynajmie samochodów. Zestaw IAPA do oznakowania bagażu oraz kluczy sprawia, że łatwiej je będzie odnaleźć w przypadku zagubienia.
Do złotych czy platynowych kart firmowych dołączana jest również karta Priority Pass, która — za drobną opłatą — daje prawo wstępu do poczekalni lotniskowych dla VIP-ów na całym świecie — bez względu na linię lotniczą, którą się podróżuje, oraz klasę biletu. Oprócz zwiększonego komfortu oczekiwania można tam korzystać z telefonu, faksu, internetu itp.
Ciekawą ofertę ma Pekao.
— Posiadaczom karty kredytowej MasterCard Business pomagaliśmy w zakupie biletów do kina, rezerwacji hoteli, a podczas minionej zimy wielokrotnie uruchamialiśmy samochody — zapewnia Dariusz Dzwonnik z departamentu marketingu operacyjnego SME Pekao.
Z kolei BPH rozszerza standardowe pakiety ubezpieczeń dodawane do kart o usługi car assistance i home assistance. W razie kłopotów klientom zostanie udzielona pomoc i pokryte wszelkie koszta związane z pomocą drogową, organizacją samochodu zastępczego, pomocą ślusarza, elektryka, hydraulika czy nawet dekarza. Aby być objętym taką bezpłatną opieką, wystarczy dokonać choćby jednej transakcji miesięcznie.
Warto, by firma przyjrzała się ofercie banków, bo wręczając pracownikowi kartę, może dać nie tylko dostęp do pieniędzy, ale również zapewnić mu bezpieczeństwo, komfort i oszczędności.