Kiedy warto wyprowadzać kadry i płace poza firmę? Zdaniem Dariusza Terleckiego, dyrektora sprzedaży i marketingu ADP Polska, zawsze, bo nie zależy to od branży ani wielkości przedsiębiorstwa, lecz od jego priorytetów. A wartością outsourcingu są nie tylko potencjalne oszczędności wynikające ze zmniejszenia liczby etatów.
— Bardzo ważna jest profesjonalizacja działań, które w przypadku payroll-u decydują o bezpieczeństwie zarządzania funduszem płac, a w praktycznie każdej firmie stanowi olbrzymią część kosztów operacyjnych. Te działania nie są tzw. core businesem, dlatego pojawia się pytanie, czy robić to samemu, czy powierzyć profesjonaliście z zewnątrz. Wyspecjalizowany outsourcer wykonuje miesięcznie dziesiątki niestandardowych działań — mówi Dariusz Terlecki.
Inną zaletą outsourcingu kadrowo-płacowego jest przeniesienie odpowiedzialności (także finansowej) wobec instytucji publiczno-prawnych (Urząd Skarbowy, ZUS) na zewnętrznego dostawcę.
— Nie bez znaczenia jest także zachowanie całkowitej poufności wynagrodzeń w firmie, zapewnienie szybkiego i sprawnego dostosowania się do ciągle zmieniających się przepisów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na szkolenia pracowników, oszczędność na specjalistycznym oprogramowaniu i jego utrzymaniu, pozbycie się czasochłonnej pracy administracyjnej — dodaje Monika Hernecka, dyrektor operacyjny PayCenter (Grupa Futurea).
Za co się płaci
Koszt usługi naliczania wynagrodzeń i prowadzenia teczek osobowych wynosi od 15 do kilkudziesięciu złotych za osobę. Wszystko zależy od zakresu usług, jaki firma wykonuje dla klienta, i od liczby zatrudnionych.
— Nie należy jednak kierować się tylko ceną jednostkową — ważne jest, co w ramach stawki oferuje dostawca usług. Przy szerokim zakresie usług stawka będzie wyższa, przy podstawowym może być zdecydowanie niższa. Przy wyborze dostawcy warto przygotować szczegółowe pytania, aby móc porównać oferty — radzi Katarzyna Plucińska, dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions. Wycena usług kadrowo-płacowych zależy od liczby zatrudnionych, rodzaju umów (o pracę i cywilnoprawne), przyjętego systemu wynagradzania (ryczałtowe, godzinowe itp.).
— Liczba zatrudnionych nie wpływa na wycenę usług za opracowywanie regulaminów, realizowanie przelewów, sporządzanie umów o pracę — w takich przypadkach obowiązuje honorarium godzinowe lub ryczałtowe. Wpływa zaś na cenę możliwość automatyzacji, na którą pozwala oprogramowanie o wyższym poziomie technicznym — wyjaśnia Monika Nowecka, partner, wiceprezes Mazars Polska.
Jak wybrać dostawcę
Powierzenie na zewnątrz zarządzania funduszem płac to decyzja strategiczna.
— Wymaga przede wszystkim przekonania, że ma się do czynienia ze stabilnym, doświadczonym partnerem, którego to zadanie nie przerośnie. Najważniejsze są kompetencje mierzone wskaźnikami efektywności i doświadczenie — uważa Dariusz Terlecki.
Po pierwsze — trzeba sprawdzić referencje i to nie tylko u obecnych klientów firmy, której chce się powierzyć naliczanie wynagrodzeń, ale również u poprzednich. Po drugie — warto zwrócić uwagę na system, jakim posługuje się usługodawca, sposoby zabezpieczenia danych, certyfikaty i procedury. Dobrze jest przyjrzeć się rotacji u usługodawcy, bo na dobrą współpracę wpływa również stała obsługa.
Monika Hernecka radzi, żeby przy wyborze zleceniodawcy precyzyjnie określić oczekiwania dotyczące usług, jakie ma świadczyć podwykonawca, bo pozwoli to ominąć niedogodności związane z niedomówieniami w kontrakcie. — Istotny jest również stały kontakt między usługobiorcą i usługodawcą oraz bieżące wyjaśnianie problemów lub nowych potrzeb — dodaje specjalistka z PayCenter. Zdaniem Moniki Noweckiej z Mazars Polska rynek usług outsourcingowych w Polsce będzie się szybko rozwijał.
— Firmy w Polsce są coraz bardziej otwarte na wykorzystywanie takich usług i to w różnych dziedzinach, choć na co dzień wielokrotnie spotykamy się jeszcze z błędnym rozumieniem outsourcingu — dodaje Nowecka.