W 2003 r. Derco wdrożyła system zarządzania jakością ISO 9001:2000. 60 proc. kosztów pokryje dotacja z programu Wstęp do jakości.
„PB”: Kiedy firma postanowiła wdrożyć ISO 9001:2000?
Paweł Slenk, pełnomocnik zarządu ds. systemu zarządzania jakością w Derco: Zaczęliśmy myśleć o wdrożeniu systemu zarządzania jakością w 2002 r. Uważaliśmy, że pomoże to nam w konkurowaniu na trudnym rynku krajowym. Lepsza jakość to większe zaufanie i lojalność klientów. Poza tym wiele dużych przedsiębiorstw w Polsce — najczęściej pochodzących z krajów Europy Zachodniej — wymaga od swoich dostawców gwarancji zapewnienia wysokiej jakości.
Jakie działania podjęliście w tym celu?
— Rozpoczęło się polowanie na informacje. Dowiedzieliśmy się, że istnieje możliwość częściowego dofinansowania kosztów związanych z wdrożeniem z funduszy UE. W tym czasie zgłosiła się do nas spółka Quantum Consulting, która we współpracy z firmą Partner specjalizuje się we wdrażaniu i szkoleniach z zakresu systemów zarządzania. Zaproponowały nam one pomoc we wdrożeniu ISO 9001:2000. W Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości uzyskaliśmy szczegółowe dane dotyczące możliwości otrzymania dotacji i postanowiliśmy wypełnić formularz zgłoszeniowy.
Łatwo poszło?
— Przyznam, że wypełnienie wniosku nie jest prostą sprawą. Nikt nie spodziewał się problemów, zwłaszcza że jeden z pracowników odbył szkolenie w tym kierunku. Na szczęście otrzymaliśmy pomoc od Quantum Consulting w postaci wykwalifikowanego pracownika, który „nadzorował” nasze prace nad formularzem.
Co sprawiło największy kłopot?
— Niektóre sformułowania były niezrozumiałe. Również pytania otwarte, opisowe budziły wątpliwości. PARP wymaga dopełnienia wszelkich formalności. Jeżeli we wniosku przecinek został źle postawiony, wymaga on poprawy.
Długo czekaliście na odpowiedź?
— Akceptację otrzymaliśmy w kwietniu, około pięciu miesięcy po wysłaniu zgłoszenia. PARP przesłał nam dwa egzemplarze umowy, które należało podpisać i jeden odesłać z powrotem. W tym momencie umowa weszła w życie. Uzyskaliśmy dofinansowanie na poziomie 60 proc. kosztów wdrożenia, czyli ponad 11 tys. zł.
Czy pojawiły się jakieś problemy?
— Po złożeniu wniosku, ale jeszcze przed otrzymaniem zgody na dofinansowanie, dowiedzieliśmy się, że PARP skrócił czas przeznaczony na wdrożenie. Oznaczało to, że po otrzymaniu zgody w kwietniu musieliśmy zakończyć cały proces w czerwcu! Wiedząc o tym na początku roku rozpoczęliśmy prace jeszcze przed uzyskaniem zgody na dotację. Naszym obowiązkiem było przesłanie wniosku o wypłatę dotacji w ciągu dwóch tygodni od ukończenia procesu, czyli od 30 czerwca. Formularz nie wymagał wiele wysiłku, składał się z paru stron raportu finansowego i technicznego. Nie obyło się bez drobnych poprawek, ale zdążyliśmy.
Kiedy firma otrzymała dotację?
— PARP obiecał, że Derco otrzyma zwrot części kosztów w październiku. Jednak pieniądze otrzymamy prawdopodobnie do końca stycznia.
Co było powodem takiego opóźnienia?
— Ze względu na ogromną liczbę zgłoszeń już we wrześniu agencja wyczerpała fundusze unijne na rok 2003.
Czy firma poniosła z tego tytułu straty?
— Nasza sytuacja finansowa jest stabilna, opóźnienie nie wpłynęło negatywnie na działalność firmy.
Co może pan poradzić przedsiębiorstwom, które dopiero zamierzają skorzystać z programów pomocowych?
— Firmy wnioskujące o dotację powinny się uzbroić w cierpliwość. Cały proces — od zgłoszenia po otrzymanie zwrotu części kosztów — trwa, i to długo, chociaż niecierpliwi mogą uzyskać zaliczki na poczet dotacji nieco wcześniej. Istnieje również ryzyko, że firma może nie zdążyć z wdrożeniem w wymaganym przez PARP terminie. Radzę się również zabezpieczyć przed możliwymi problemami z terminową wypłatą dotacji. Wiele przedsiębiorstw musi wdrożyć certyfikaty, aby nie stracić kontraktów z zagranicznymi i krajowymi partnerami, a — w przypadku małych firm — brak zabezpieczenia przed okresowym niedoborem środków jest zagrożeniem dla dalszej ich działalności.