Audyt certyfikacyjny bywa utożsamiany z inspekcją. W jego trakcie często zapomina się, jak ważna jest współpraca audytowanego z zespołem audytującym.
Specjaliści zauważają, że firmy implementujące system zarządzania coraz częściej są zainteresowane wartością dodaną.
— Audyt powinien doprowadzić do oceny, czy system jest zgodny z wymaganiami normy, a audytorzy podczas jego trwania powinni umieć zidentyfikować obszary ryzyka biznesowego oraz potencjału do doskonalenia. Powinni wskazywać je klientowi, aby organizacja była coraz bardziej skuteczna, efektywna i obciążona coraz mniejszym ryzykiem — wyjaśnia Roman Zadrożny, wiceprezes Dekra Intertek Certification.
Wybór partnera
Eksperci podkreślają, że przy wyborze jednostki certyfikującej nie warto kierować się jedynie ceną usługi, gdyż jednostki bardzo często nie pokazują w czytelny sposób wszystkich kosztów certyfikacji i utrzymania certyfikatu.
— Zdarza się, że oferta najtańsza na pierwszy rzut oka okazuje się jedną z najdroższych — zauważa Roman Zadrożny.
Dobrym sposobem jest ocena jakości obsługi przed złożeniem zlecenia. Takie obserwacje nic nie kosztują, a dają wiele informacji na temat przyszłej współpracy. Należy zwrócić uwagę na renomę jednostki i rozpoznawalność jej certyfikatu w kraju i za granicą.
— Warto przyjrzeć się doświadczeniu zespołu audytowego — radzi Roman Zadrożny.
Nie bez znaczenia są usługi dodatkowe jednostki.
— Niektóre proponują cykliczne spotkania dla klientów, poszerzające wiedzę na temat systemów zarządzania czy też internetową bazę certyfikatów, dzięki której można uzyskać dane na temat produktu, usługi lub firmy objętej certyfikacją. Przydaje się też możliwość używania znaku jednostki certyfikującej dla celów marketingowych — uważa Elżbieta Kot, prezes Instytutu Wdrożeń Norm i Standardów Europejskich, audytor TÜV Cert.
Specjaliści podkreślają znaczenie współpracy firmy z zespołem audytowym.
To nie inspekcja
— Pamiętajmy, że audyt nie jest formą kontroli urzędowej ani inspekcji. Certyfikacja systemu zarządzania jakością jest procesem dobrowolnym, poprzedzonym zwykle ciężką i żmudną pracą całej firmy — zwraca uwagę Elżbieta Kot.
Należy założyć, że nie ma systemów idealnych, wszystkie operują na żywym organizmie, jakim jest organizacja, jej pracownicy i otoczenie, w jakim funkcjonują. Audytor, jako osoba mająca duże doświadczenie, powinien zdawać sobie z tego sprawę.
— Ważne jest, by audytowani byli otwarci i spokojni, nie obawiali się opowiadać o swojej pracy. Audyt jest próbką — audytor zjawia się w firmie klienta po raz pierwszy i w ciągu dnia czy dwóch musi powziąć przekonanie co do skuteczności i zgodności systemu, poznać specyfikę zakładu. Dlatego tak istotne są informacje uzyskiwane od audytowanych oraz ich pomoc — wyjaśnia Elżbieta Kot.
Roman Zadrożny jest zdania, że jakość współpracy z zespołem audytowym zależy przede wszystkim od świadomości celu i roli audytorów. Na wytworzenie świadomości u audytowanych największy wpływ ma kierownictwo organizacji i konsultanci, którzy pomagali organizacji. Z drugiej strony jakość współpracy bardzo zależy od zespołu audytowego. Audytowany musi mieć pewność, że w tym zespole ma partnera, a nie przeciwnika. Nie bez znaczenia są kwalifikacje zawodowe audytorów oraz odpowiednie cechy osobowe.
— Jeżeli wystąpią wszystkie te czynniki, to współpraca będzie polegać na przekazywaniu informacji w sposób otwarty. Umożliwi to audytorom wskazanie obszarów ryzyka i potencjału do doskonalenia — zauważa Roman Zadrożny.
Okiem eksperta
Jakość, nie jakoś
Czynnikiem wpływającym na spadek zaufania przedsiębiorców do certyfikacji jest funkcjonowanie dwóch rodzajów systemów: systemy wykazujące zdolności do ciągłego doskonalenia oraz systemy z certyfikatami „na ścianę”. Certyfikat, który jest owocem pierwszego wariantu, oznacza świadome wyodrębnienie i uporządkowanie procesów w firmie. Pożytkiem z drugiego jest ozdobienie ściany.
Coraz częściej pojawiają się informacje o możliwości „zdobycia” certyfikatu w czasie krótszym, niż to wymaga przewodnik ISO. Takie praktyki są naganne i szanujące siebie oraz pracę swoich audytorów jednostki powinny aktywnie im przeciwdziałać. W przeciwnym razie mamy do czynienia z zaspokojeniem ambicji zarządów — posiadania „certyfikatu” i jednostek — zdobycia kolejnej organizacji. Dążmy do tego, by certyfikacja znaczyła jakość, a nie „jakoś”.
Dariusz KuciŃski
audytor SGS Polska