Nie dla kadrowca chmura? Totalna bzdura!

Tylko się cieszyć, że w HR kończy się epoka Excela i papierowych teczek. Ale czy przekazywanie informacji o pracownikach zewnętrznym centrom to dobry pomysł?

Systemy IT są jak ubrania — czasem się z nich wyrasta. Doświadczyła tego operująca na styku medycyny i farmacji Grupa Neuca. Przez wiele lat procesy kadrowo- -płacowe obsługiwała z pomocą klasycznych rozwiązań SAP. Pracownicy zaś używali aplikacji będącej rozwinięciem produktu IBM — Lotus Notes i tradycyjnych narzędzi w rodzaju Excela, nie wspominając o dokumentach papierowych. Giełdowa spółka aż nadto była zadowolona ze swojej infrastruktury IT. Do czasu…

HR NA MIĘKKO:
Zobacz więcej

HR NA MIĘKKO:

Jeszcze niedawno informatyzowano głównie administracyjne procesy związane z kadrami. Dziś IT wspomaga także komunikację, dzielenie się wiedzą, szkolenia — mówią zgodnie Teresa Olszewska, prezes Gavdi Polska, i Andrzej Zieliński, dyrektor departamentu polityki personalnej w Grupie Neuca. Fot. Marek Wiśniewski

Przedsiębiorstwo szybko się rozrastało. Zwiększało skalę działania, obroty, liczbę klientów i zatrudnionych. Decydenci musieli się mierzyć z nowymi wyzwaniami. Dostępne oprogramowanie przestało im wystarczać. Menedżerowie i personalni coraz częściej narzekali na brak spójnego systemu do zarządzania HR z rozbudowaną analityką.

Szefostwo firmy zaczęło rozglądać się za bardziej zaawansowaną, nowoczesną platformą technologiczną. Oczekiwało od niej dwóch rzeczy. Pierwsza to usprawnienie przepływu wiedzy i komunikacji między pracownikami, by zwiększyli swoje zaangażowanie i efektywność (realizacja celów). Druga — dostosowanie się do potrzeb i preferencji pokolenia Y i wchodzących na rynek pracy „zetek”. Młodzi nie wyobrażają sobie odcięcia od firmowych danych i interakcji, gdy przebywają poza biurem.

— Chcieliśmy wdrożyć system idealnie zaprojektowany pod kątem oczekiwań milenialsów, którzy stanowią 60 proc. naszych pracowników, a odsetek ten ciągle rośnie. Potrzebowaliśmy narzędzia do wymiany wiedzy, interakcji, tworzenia zaangażowania przez udostępnianie multimediów, blogowanie i dodawanie postów. Od początku było jasne, że rozwiązanie musi mieć przyjazny i intuicyjny interfejs — mówi Andrzej Zieliński, dyrektor departamentu polityki personalnej w Grupie Neuca.

Frontem do młodych

Z powodu tak ambitnych założeń znalezienie oprogramowania i dostawcy wcale nie było łatwe. Wybór padł na spółkę Gavdi Polska, bo — raz — zjadła ona zęby na skomplikowanych wdrożeniach w polskichfirmach, dwa — stoją za nią produkty, doświadczenie i renoma międzynarodowego potentata IT — SAP. Integrator wyposażył klienta w SAP SuccessFactors — program do zarządzania kapitałem ludzkim w chmurze. Oferuje on dostęp do najważniejszych danych przedsiębiorstwa, niezależnie od czasu i miejsca. Cechuje się przejrzystym interfejsem i łatwością obsługi. Co więcej: jest dobrze skomunikowany ze stosowanym w Neuce od lat SAP HCM, systemem do rejestrowania czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń. Dzięki SuccessFactors, w ramach zintegrowanej platformy, menedżerowie mogą sprawniej zarządzać celami, kompetencjami, szkoleniami i rozwojem fachowców. Innymi korzyściami są wgląd do informacji o zatrudnionych i lepszy onboarding (wprowadzanie pracowników do firmy, zapoznawanie ich z zespołem i obowiązkami). W firmie wreszcie skończyły się narzekania na niewydolne środowisko informatyczne.

Zadowolenie użytkowników jest następstwem profesjonalnej analizy przedwdrożeniowej i dobrej współpracy między dostawcą a klientem. Andrzej Zieliński sukces inicjatywy tłumaczy prosto: przedstawiciele zarządu i ścisłego kierownictwa bardziej angażują się we wdrożenie, jeśli są na bieżąco informowani o jego przebiegu.

— Na pomyślny rezultat wpłynęły także ogromna determinacja, profesjonalizm członków poszczególnych zespołów oraz gotowość firmy do realizacji projektu — wskazuje szef HR w Grupie Neuca.

Na czym polega model chmury obliczeniowej, na który zdecydował się klient Gavdi? To oprogramowanie jako usługa (ang. Software as a Service — SaaS). Istotą SaaS jest instalowanie systemu na zasobach zewnętrznego usługodawcy, tam też odbywa się przetwarzanie danych. Tym samym użytkownik nie musi inwestować w zakup licencji oprogramowania, infrastrukturę techniczną i kosztowną administrację. A co z bezpieczeństwem, zwłaszcza w kontekście unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie pod koniec maja?

Strachy na Lachy

Teresa Olszewska, prezes Gavdi Polska, uważa, że wokół chmury narosło wiele mitów. Należy do nich przekonanie, że informacje o pracownikach nie powinny być gromadzone na zewnętrznym serwerze — lepiej trzymać je w firmie, by nie stracić nad nimi kontroli. Prawda wygląda inaczej: mało który przedsiębiorca dysponuje tak zabezpieczonym centrum danych, jak profesjonalni operatorzy.

— Biorąc pod uwagę obowiązek przestrzegania regulacji prawnych w zakresie ochrony danych osobowych, a także zabezpieczenie infrastruktury w dziedzinie systemów antywirusowych i kopii zapasowych, można mieć pewność, że przechowywane w chmurze dane nie trafią w niepowołane ręce — uspokaja Teresa Olszewska.

Wtóruje jej Jakub Bryła, kierownik produktu w firmie Atman, oferującej przetwarzanie danych w swoich centrach. Rozwiązania chmurowe — zapewnia — cały czas dojrzewają, z roku na rok stają się lepsze pod względem funkcjonalnym, technicznym, łatwości obsługi, ale także bezpieczeństwa.

— Firmy, które zdecydowały się na SaaS, korzystają z usług stabilnych, przetestowanych pod różnych kątem i przyjaznych dla użytkownika — tłumaczy Jakub Bryła.

Grupa kapitałowa Neuca łączy kilkadziesiąt spółek, w których pracuje w sumie 5 tys. osób. W tak dużych strukturach zwykle stosuje się stacjonarne, wewnętrzne systemy IT do obsługi HR. A chmurę zaleca się małym i średnim przedsiębiorstwom. Tymczasem szefowa polskiego oddziału Gavdi radzi rozważenie modelu SaaS także wielkim przedsiębiorstwom i instytucjom. Przemawiają za tym niższe koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania rozwiązania oraz jego skalowalność w zależności od zmieniających się potrzeb. Ponadto w przypadku akwizycji, przekształceń i wydzielenia firm subskrypcja usługi jest bardziej elastyczna niż zakup licencji.

— Oprogramowanie w formie usługi to nie tylko tendencja ciesząca się uznaniem menedżerów i działów IT, ale również popularny kierunek wśród specjalistów HR — zauważa Teresa Olszewska.

Jeszcze niedawno informatyzowano głównie administrację HR. Dzisiaj — czego przykładem jest SuccessFactors w Neuce — także miękkie aspekty zarządzania personelem obejmowane są wdrożeniami. Łączyć to trzeba właśnie z chmurą, dzięki której zaawansowane technologie trafiają także do przedsiębiorstw ze skromnym budżetem. Ale duży udział w transformacji odgrywają różnorodność innowacji i ich spadające ceny. Na topie są m.in.: sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe i czatboty. Ale o tym może innym razem…

Weź udział w V edycji kongresu "HR Summit", 12-13 września 2018 r., Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Puls Firmy / Nie dla kadrowca chmura? Totalna bzdura!