Polscy przedsiębiorcy mogą występować o zwrot podatku naliczonego przy zakupie towarów czy usług za granicą. Wielu z tej szansy nie korzysta.
To się opłaca: firma Prymat, produkująca przyprawy, po wstępnej analizie wydatków poniesionych za granicą, rozpoczęła starania o zwrot podatku VAT.
— Poniesione przez nas koszty dotyczyły faktur za hotele, usługi gastronomiczne i marketingowe, wynajęcie stanowisk i zwiedzanie targów, koszty paliwa oraz serwisu samochodów — mówi Jarosław Rduch, kierownik działu eksportu w firmie Prymat.
Jakie warunki
Aby móc ubiegać się o zwrot podatku VAT od określonych towarów i usług, zakupionych poza granicami Polski, musi być spełnionych kilku warunków. Jednym z nich jest, aby firma, która stara się o to, nie miała siedziby w państwie nabycia towarów oraz była zarejestrowanym płatnikiem VAT w kraju pochodzenia. Przed podjęciem starań należy też sprawdzić, czy Polska podpisała umowy z danym krajem o stosowaniu zasady wzajemności oraz unikaniu podwójnego opodatkowania.
Podstawą zwrotu podatku jest dowód zakupu, czyli oryginalne faktury VAT i rachunki dokumentujące nabycie określonych towarów. Przedmiotem zwrotu, w zależności od wewnętrznych uregulowań prawnych w poszczególnych krajach, są na przykład podatki naliczone przy zakupie paliwa, usług hotelowych, usług gastronomicznych.
— Wśród kosztów poniesionych za granicą, zwrotny podatek zawarty jest w rachunkach za transport publiczny i prywatny, koszty gwarancyjne, najem samochodów, rozmowy telefoniczne, targi i wystawy, reklamę i promocję, szkolenia, usługi prawne, opłaty drogowe, faktury importowe — wylicza Beata Konczerewicz z Intrum Justitia.
Zwrot podatku VAT można również uzyskać za tzw. business entertainment, czyli popularnie spotkania kontrahentów biznesowych, np. w restauracji czy na polu golfowym.
Wachlarz usług
Polscy przedsiębiorcy mogą sami starać się o uzyskanie zwrotu podatku VAT albo skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm. Zadaniem pośrednika jest załatwienie wszystkich niezbędnych formularzy oraz reprezentowanie firmy przed zagranicznym urzędem skarbowym.
— Nowością jest usługa umożliwiająca odzyskanie podatku VAT w przypadku braku faktury, rachunku, innymi słowy dokumentu potwierdzającego korzystanie z usługi bądź zakupu towaru. Wystarczy, że przedsiębiorca zna nazwę usługodawcy — mówi Małgorzata Stępniewska, kierownik działu zwrotu podatku VAT z Tax Back International.
Przeszkodą w odzyskaniu VAT we własnym zakresie mogą być ograniczenia językowe — urzędnicy w Hiszpanii czy Holandii nie posługują się na tyle biegle angielskim, by swobodnie rozmawiać na tematy ekonomiczne. Dodatkową trudnością jest konieczność prawidłowego wypełnienia dokumentów. Jedynie niemieckie urzędy skarbowe wprowadziły dwujęzyczne, niemiecko-angielskie formularze.
Ile to kosztuje
Prowizje pośredników dość znacznie się różnią. Ich wysokość waha się od 5 proc. do 20 proc. wartości faktury i zależy od wysokości kwoty oraz liczby zleceń. Wszystkie firmy podpisują z klientami umowę, w której standardowym elementem jest zasada: nie ma zwrotu — nie ma prowizji. W zależności od regulacji prawnych danego kraju w okresie do kilku miesięcy (zwykle w terminie półrocznym) właściwy urząd skarbowy przekazuje zwrot na specjalne konto pośrednika.