Minęły się już czasy, kiedy systemy informatyczne wykorzystywane były wyłącznie do księgowania operacji dla celów sprawozdawczości rachunkowej.
W coraz bardziej skomplikowanym otoczeniu prawnym oraz przy złożonych procesach biznesowych system informatyczny powinien stać się głównym narzędziem w polityce zarządzania ryzykiem podatkowym. Mówiąc inaczej, system powinien oferować automatyzację podstawowych funkcji podatkowych, tak aby przy minimalnym zaangażowaniu użytkowników można było przygotować deklaracje podatkowe, zachowując jednocześnie kontrolę procesu.
Maszyna nie człowiek
Zaletą automatyzacji systemowej jest po pierwsze wyeliminowanie błędów wynikających np. z braku kompetencji pracowników lub po prostu z błędów ludzkich przy kalkulacji zobowiązań podatkowych. Co więcej, rozwiązania systemowe umożliwiają wbudowanie funkcji kontrolnych, które pozwalają na identyfikację ewentualnych błędów jeżeli takie zaistnieją.
Prosty przykład — żeby zachować reguły dotyczące momentu rozpoznania przychodu podatkowego, wielu księgowych na koniec miesiąca z konta przychodowego wyciąga faktury zaliczkowe, które podlegają opodatkowaniu w przyszłych okresach. Przy niezachowaniu wystarczającej ostrożności może się zdarzyć, że odjęte kwoty nigdy nie trafią do deklaracji CIT. Wystarczy, że w kolejnym miesiącu faktury te umkną uwadze sporządzającego deklarację. Jeżeli system informatyczny miałby dobrze skonfigurowane funkcje podatkowe, mógłby umożliwić wprowadzenie informacji o dacie wykonanych dostaw i powiązać te informacje z fakturami zaliczkowymi, by przychód został automatycznie rozpoznany w prawidłowym miesiącu. System kontroli natomiast mógłby zapobiec sytuacji, w której faktura raz wprowadzona do systemu nie zostanie odzwierciedlona w ogóle w deklaracji.
Kolejną istotną zaletą automatyzacji funkcji podatkowych jest to, że możliwe jest ograniczenie odpowiedzialności pracowników za podejmowane decyzje podatkowe. Przykładowo w branży transportowej faktury sprzedaży wystawiane są głównie przez spedytorów. Zobligowanie ich do monitorowania zmieniających się przepisów VAT, aby mogli wybrać właściwą stawkę VAT, podstawę opodatkowania i datę powstania obowiązku podatkowego, może skończyć się co najmniej niepowodzeniem. W takiej sytuacji najbardziej pożądane byłoby wykorzystanie systemu finansowo-księgowego w zarządzaniu tym ryzykiem podatkowym.
Skąd ta niechęć
Mimo niewątpliwych zalet systemów informatycznych niestety obecny stopień ich wykorzystania w procesie zarządzania ryzykiem podatkowym wciąż jest niski. Powodem tego jest niewątpliwie to, że funkcje podatkowe w standardowych wersjach oprogramowania są słabo rozwinięte. Nawet systemy klasy ERP w standardowej wersji są dość ubogie w rozwiązania podatkowe.
Przyczyną tego może być również niewystarczające zaangażowanie osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w proces wdrażania systemu. Często wynika to z braku świadomości użytkowników o potencjalnych możliwościach systemów informatycznych.
Podatki zero-jedynkowe
Warto jednak zdać sobie sprawę, że znaczna większość funkcji podatkowych może być przełożona na język informatyczny. Przykładem rozwiązań, które oferują bardzo szerokie zautomatyzowanie funkcji podatkowych, są programy przeznaczone do obsługi kadr i płac.
Oprogramowania tego typu umożliwiają automatyczne obliczanie płac i zasiłków, przenoszenie danych na comiesięczne deklaracje i roczne rozliczenia oraz sprawne prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy PIT i ZUS. Biorąc pod uwagę fakt, że rozliczenia PIT nie są w żadnym zakresie prostsze niż rozliczenia innych podatków, można wywieść, że funkcjonalność podatkowa w ramach innych podatków jest również możliwa.
Katarzyna Kosakowska, menedżer w Zespole Zarządzania Ryzykiem Podatkowym Ernst & Young