Żeby wiedzieć, jakimi danymi dysponuje firma, przydatne jest wdrożenie specjalistycznych aplikacji analitycznych.
Oprócz bazy danych do stworzenia systemu analitycznego niezbędne jest specjalistyczne oprogramowanie.
— Relacyjna baza danych, to najprościej tabela z rzędami i kolumnami. Każda transakcja ma swój numer i rząd. Na ich podstawie można konstruować raporty, ale odnoszące się tylko do danego arkusza. Dlatego powstała idea wielowymiarowości. Na przykład na budżet składają się przychody, koszty, zysk — tzw. miary. Gdy te miary chcemy zanalizować w odniesieniu do poszczególnych produktów, regionów, osób — otrzymujemy tzw. wymiary. Nakładając je na siebie, można tworzyć dynamiczne raporty, dość wiernie oddające działania firmy — twierdzi Roman Zleśny, wiceprezes ds. produktów Great Plains Polska.
Baza bazy
Aby było możliwe tworzenie przekrojowych raportów i głębszych analiz, dane muszą zostać „wyjęte” z bazy. Służą do tego specjalizowane aplikacje.
— W samej bazie danych nie ma możliwości szczegółowego opisania informacji. Ich opis to funkcje dedykowanych narzędzi analitycznych, które tworzą rodzaj bazy danych o danych. Przykładowo system ERP autorstwa SAP magazynuje dane w formie 8 znaków, np. 2o5hhgfr — nikt nie wie, co zawiera dany obiekt. Do opisu jego zawartości służą specjalne narzędzia — wyjaśnia Rafał Gabinowski, starszy konsultant Infovide.
Firma korzystająca z systemu ERP nie musi kupować narzędzi analitycznych. Pewne funkcjonalności są zaszyte w użytkowanym oprogramowaniu.
— Systemy transakcyjne są wyposażone w moduły raportowe, lecz ich możliwości odbiegają od funkcji aplikacji dedykowanych business intelligence. Informują, ile sprzedaliśmy, nie pozwalając na pogłębianie zależności pomiędzy elementami firmy i odpowiedź na pytanie, dlaczego dzieje się tak, a nie inaczej. Gdy takie raporty z ERP przestają wystarczać lub zachodzi potrzeba integrowania w jednolitym raporcie danych z kilku systemów, nadchodzi czas na wykorzystanie dedykowanych narzędzi analitycznych — informuje Rafał Gabinowski.
Cięcie kosztów
Zdaniem Romana Zleśnego, podczas procesu zakupu narzędzi analitycznych, dla grupy pracowników decydujących o inwestycji, istotne powinny stać się także koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania. Przykładowo na rynku istnieją mechanizmy analizy danych i raportowania, będące składnikiem jednej z popularnych baz danych — są dołączane do licencji bez potrzeby ponoszenia przez kupującego dodatkowych kosztów.