Paperless przyszłością biznesu

  • Adam Łaba
opublikowano: 16-11-2022, 20:00
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Digitalizacja papierowych dokumentów firm stała się koniecznością, szczególnie w obliczu nadchodzącego obowiązku e-fakturowania.

Dziś nikt już praktycznie nie dyskutuje ze stwierdzeniem, że cyfryzacja w biznesie jest nieunikniona. Pytanie jest raczej o to, kiedy proces zostanie przeprowadzony do końca. Coraz więcej przedsiębiorców stawia na innowacyjne technologie, w tym na rozwiązania pozwalające na zamianę dokumentów papierowych na cyfrowe. Biorąc pod uwagę korzyści wynikające z digitalizacji oraz obowiązek e-fakturowania, który wejdzie w życie w 2024 r., do przeprowadzenia tej transformacji będą zmuszone wszystkie polskie firmy.

Jak zaoszczędzić 182 tysiące ryz papieru? Kliknij i przeczytaj.

Jak Polacy podchodzą do cyfryzacji papierowych dokumentów? Z raportu „Technologia w służbie społeczeństwu”, opracowanego przez ekspertów fundacji DigitalPoland, wynika, że 65 proc. naszego społeczeństwa popiera całkowitą rezygnację z tradycyjnej papierowej formy komunikacji w sprawach urzędowych i administracyjnych. Co ciekawe — 61 proc. popiera również głosowanie w wyborach przez internet. Świadczy to o tym, że Polacy są gotowi na cyfrową rewolucję.

„Elektroniczne dokumenty, w tym przede wszystkim faktury, to rewolucyjna zmiana, od której nie ma odwrotu. Tradycyjne formy dokumentowania transakcji w obrocie gospodarczym są wypierane przez elektroniczne, gdyż mają one wiele zalet z perspektywy biznesu. Główne to szybkość i wysoka efektywność ich przetwarzania w systemach informatycznych” — czytamy w raporcie DigitalPoland.

Cyfrowe faktury

Ważną kwestią związaną z cyfryzacją procesów papierowych w polskich firmach jest obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KseF), który wejdzie w życie od stycznia 2024 r. Platforma została udostępniona w styczniu tego roku, ale jej użytkowanie do tej pory było dobrowolne.

— Krajowy System e-Faktur, który już niedługo stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, będzie miał różne implikacje, w zależności od formy wymiany informacji, jaką do tej pory stosowały. Dla tych, które korzystały z ustrukturyzowanej wymiany danych poprzez EDI (ang. electronic data interchange — elektroniczna wymiana danych), wejście w życie KSeF będzie praktycznie kosmetyczną zmianą, gdyż sposób wymiany danych będzie bardzo zbliżony do tego, który wykorzystywany do tej pory — mówi Kamil Lisowski, product manager w Comarch ERP.

Większe zmiany czekają firmy, które wciąż korzystają z tradycyjnych metod fakturowania — czy to w formie e-mailowej czy papierowej. Dla nich nadchodzący obowiązek może stać się większym wyzwaniem.

— Zwłaszcza dla tej drugiej grupy nowe przepisy oznaczają swoistą rewolucję w zakresie bieżącej pracy i przyzwyczajeń. Można to więc określić jako przymusową digitalizację, która w dłuższej perspektywie uporządkuje jednak działania firm, co może przełożyć się na digitalizację kolejnych obszarów — niezwiązanych z przepisami — na podstawie pozytywnych doświadczeń z e-fakturami — twierdzi Kamil Lisowski.

Mimo trudności, jakie mogą czekać polskie firmy podczas procesu przestawienia się na e-fakturowanie, wprowadzona zmiana przyniesie dużo korzyści. Należą do nich m.in. skrócony czas zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni), standaryzacja dokumentów czy korzystanie z jednego źródła danych o wszystkich fakturach firmy.

Zyskaj z paperless

Cyfryzacja procesów papierowych to nie tylko kwestia fakturowania. Firmy korzystają z fizycznych dokumentów w wielu obszarach. Zrezygnowanie z tego sposobu wymiany informacji może korzystnie wpłynąć na organizację pracy i poprawić komunikację między pracownikami.

— Digitalizacja przyspiesza proces wymiany informacji szczególnie w organizacjach o strukturze wielooddziałowej czy też w przypadku pracy zdalnej. Jeżeli działania są prowadzone na dokumentach papierowych, to muszą być wstrzymane do momentu, aż druki trafią do pracownika, natomiast platformy do wymiany dokumentów pozwalają na ich przesłanie bez zbędnej zwłoki — tłumaczy Kamil Lisowski.

Wszystko ma przełożenie na końcowe wyniki firmy. Lepsza organizacja oznacza mniej błędów, wyższą efektywność oraz możliwość skupienia się na spełnianiu oczekiwań klienta.

— Korzystanie z narzędzi informatycznych eliminuje też ryzyko zagubienia dokumentów papierowych, a także pozwala na znaczne skrócenie realizacji powierzonych zadań, co przekłada się na zwiększoną efektywność pracy i zadowolenie klienta, szczególnie gdy efektem działań jest przygotowanie oferty czy realizacja zamówienia — podkreśla Kamil Lisowski.

— Tak naprawdę w cyfryzacji procesów gra toczy się o szybki i możliwie tani dostęp do szczegółowych danych z pojedynczych dokumentów. W tradycyjnym analogowym podejściu przedsiębiorcy ograniczają zakres przetwarzanych danych do minimum ze względu na wysokie koszty. Cyfryzacja znosi te ograniczenia, biznes może w łatwy sposób łączyć pojedyncze dane i porządkować je w informacje, a uporządkowana informacja to wiedza dająca przewagę konkurencyjną — dodaje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Nie można również zapominać, że fizyczne dokumenty wiążą się z ogromną ilością wykorzystywanego papieru. Bardzo istotne dla firm są kwestie związane z ESG, często stając się fundamentalną częścią ich strategii biznesowych, a digitalizacja dokumentacji jest jednym z pierwszych kroków w kierunku zielonego i zrównoważonego prowadzenia biznesu.

Poznaj program konferencji “Dyrektor Administracyjny 2023”, 27 stycznia, online >>

Cyfryzacja w polskich firmach

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na digitalizację procesów papierowych, muszą pamiętać nie tylko o korzyściach, ale również o zagrożeniach i wyzwaniach wiążących się z tą zmianą. Jedną z podstawowych pułapek, w którą łatwo wpaść, jest chęć odtwarzania procesów jeden do jednego w wersji cyfrowej.

— Z naszego wieloletniego doświadczenia we wdrażaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów wynika, że często powielanym błędem przy cyfryzacji jest próba odzwierciedlenia dotychczasowych sposobów pracy z dokumentami papierowymi w nowym programie informatycznym. Digitalizację warto natomiast wykorzystać do przeanalizowania dotychczasowych procesów, aby maksymalnie je usprawnić, zapomnieć o złych przyzwyczajeniach i wykorzystać możliwości, jakie dają nowoczesne systemy klasy DMS (z ang. document management system — system zarządzania dokumentami) — podkreśla Kamil Lisowski.

Cyfryzacja obejmuje firmę całościowo i na każdym szczeblu działalności, dlatego kluczowa jest organizacja tego trudnego procesu. Eksperci podkreślają, że warto ją zacząć jak najwcześniej, aby nie pozostać w tyle za konkurencją.

— Zmiana nośnika danych finansowych z papierowego na cyfrowy to zmiana procesów przetwarzania informacji. Dotyczy całej firmy, nie tylko księgowości, i wymaga dobrej koordynacji. Największym wyzwaniem jest konieczność rozpoznania tego, co w firmie trzeba zmienić w procesach wystawiania i przyjmowania faktur, bo zakres zmian wynika z kontekstu prowadzonego biznesu. Cyfrowa postać nie jest problemem informatycznym — z nim już sobie poradziliśmy. To problem organizacyjny i zarządczy, dlatego nie można z nim czekać do 2024 r. Im szybciej firma rozpocznie proces dostosowawczy, tym mniej będzie bolało — podsumowuje Bogdan Zatorski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Organizator

Puls Biznesu

Partnerzy

IFS SAP ProAlpha

Polecane