Obowiązujące od niedawna zmiany kodeksu pracy wymagają od pracodawców tworzenia rozkładów czasu pracy dla wszystkich pracowników. Nie ma przy tym znaczenia, jaki w przedsiębiorstwie obowiązuje system czasu pracy oraz długość okresu rozliczeniowego. Rozkład można sporządzić — w formie pisemnej lub elektronicznej — na okres krótszy niż rozliczeniowy, ale musi on obejmować co najmniej jeden miesiąc.
Pracownik powinien go otrzymać najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy według tak określonego harmonogramu. Nie w każdym przypadku pracodawca ma takie obowiązki. Nie musi tworzyć harmonogramów np. osobom objętym systemem zadaniowym albo gdy ktoś chce pracować według indywidualnego rozkładu dopasowanego do jego osobistych potrzeb czy też z własnej woli wystąpi o możliwość pracy w tzw. ruchomym czasie pracy i firma na to przystanie.
Raz od 7, raz od 9…
Wspomniany ruchomy czas pracy, wprowadzony niedawną nowelizacją kodeksu, oznacza różne godziny rozpoczynania pracy. Może on też określać tylko przedział czasu — wtedy pracownik decyduje, kiedy stawi się na swoim stanowisku. Taka organizacja pracy może być wprowadzona z inicjatywy pracodawcy, pod warunkiem że zostanie zapisana w układzie zbiorowym, porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jeśli w przedsiębiorstwie nie działają organizacje związkowe. Pracownik ma prawo wystąpić o własny ruchomy rozkład czasu pracy. Także wtedy, gdy w zakładzie w ogóle nie wprowadzono ruchomego czasu pracy — np. gdy obowiązuje w nim podstawowy system, czyli praca przez pięć dni w tygodniu, po 8 godzin.
— Przykładowo, w ruchomym czasie pracy miesięczny rozkład czasu pracy pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie może przewidywać, że w każdym tygodniu danego miesiąca pracuje on w następujących godzinach: poniedziałek: 9-17, wtorek: 10-18, środa: 7-15, czwartek: 8-16, piątek: 7-15, sobota i niedziela: wolne, bez nadgodzin — wymienia adwokat Agnieszka Lisiecka, wspólnik kancelarii Wardyński i Wspólnicy odpowiedzialny za Zespół Prawa Pracy.
Dotychczas przyjęcie takiego rozwiązania wiązało się z obowiązkiem zapłaty nadgodzin i mogło powodować wątpliwości co do jego dopuszczalności. Teraz ten problem nie istnieje.
Gdy trzeba coś zmienić
Przed nowelizacją kodeks pracy nie regulował tak szczegółowo zasad organizacji czasu pracy i ustalania pracownikom tzw. grafików. Rodziło to m.in. wątpliwości co do tego, czy i jak mogą być one zmieniane. W tym przypadku kodeks ich nie rozwiał.
— Zmiana rozkładu pracy może być konieczna z różnych powodów — np. w razie choroby albo wypadku pracownika czy jego urlopu na żądanie. Może być potrzebna ze względu na interesy zakładu pracy, np. przy gwałtownym wzroście zamówień — mówi Agnieszka Lisiecka.
Jednak kodeks pracy nie przewiduje wprost możliwości zmiany rozkładów czasu pracy. Na podstawie przepisów obowiązujących przed nowelizacją Państwowa Inspekcja Pracy dopuszczała taką możliwość jedynie w sytuacjach określonych w wewnątrzzakładowych regulacjach (np. ze względu na chorobę pracownika) oraz w kodeksie pracy (np. szczególnych potrzeb pracodawcy powodujących wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy pracownika).
— Jakkolwiek nie wynika to wprost z przepisów, również w obecnym stanie prawnym należy opowiedzieć się za dopuszczalnością zmiany rozkładów czasu pracy. Wydaje się jednak, że kwestie dotyczące zmiany harmonogramów powinny zostać wyraźnie uregulowane w kodeksie pracy — podkreśla adwokat kancelarii Wardyński i Wspólnicy. Nowe przepisy wiążą się też z inną nieścisłością w kodeksie. Rodzi ona wątpliwości co do rozumienia samego pojęcia rozkładów czasu pracy.
— Powodują ją dwa przepisy. Art. 129 par. 3 mówi o procedurze tworzenia rozkładów czasu pracy dla danego pracownika i informowania go o tym. Dalszy art. 150 par. 1 stawia wyraźny obowiązek, aby rozkłady czasu pracy, podobnie jak jego systemy i okresy rozliczeniowe, ustalano w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy lub obwieszczeniach. Gdyby przyjąć, że w jednym i drugim artykule chodzi o te same rozkłady czasu pracy, oznaczałoby to konieczność uregulowania ich dla każdego pracownika w tych aktach, które mają charakter grupowy. Jest to praktycznie niemożliwe. Oznacza to, że pojęcie rozkładu czasu pracy nie będzie rozumiane jednolicie i będzie funkcjonowało w dwóch różnych znaczeniach — podkreśla Agnieszka Lisiecka.
Takich wątpliwości nie rodzą przepisy, które dają prawo pracownikowi zwrócić się o zezwolenie mu na indywidualny tok pracy. Katarzyna Michalak-Oleszczuk, adwokat z kancelarii Nowakowski i Wspólnicy, mówi, że jest to przydatne, gdy ktoś musi pogodzić z określoną pracą ważne własne potrzeby, np. obowiązki rodzinne, osobiste, zobowiązania wobec innego pracodawcy.
Indywidualnie, ale bez przymusu
Pracownik musi liczyć się z tym, że pracodawca nie ma obowiązku przystać na jego prośbę.
— Wniosek o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie wymaga uzasadnienia. Nie jest on jednak dla pracodawcy wiążący. Oznacza to też, że taki harmonogram może być wielokrotnie zmieniany, o ile pracodawca zaakceptuje każdorazowo wniosek w tej sprawie, uwzględniając potrzeby przedsiębiorstwa — wyjaśnia Sandra Duch-Bromis, prawnik w kancelarii KSP Legal & Tax Advice. Indywidualny tryb wyłamuje się z rozkładu ogólnie obowiązującego w przedsiębiorstwie.
Przykładowo, w okresie przedłużonego okresu rozliczeniowego, może on przewidywać różne liczby godzin pracy pracownika w poszczególnych miesiącach. Może też polegać na zmianie godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Może tez wprowadzić przerwy w pracy do 60 minut. Indywidualny harmonogram jest przywilejem pracownika. Pracodawca nie ma prawa wykorzystywać go dla własnych celów.
— Nie można wykluczyć, że w razie określonych potrzeb organizacyjnych pracodawca będzie namawiał pracownika do złożenia wniosku o ustalenie dla niego indywidualnego rozkładu. Pracodawca nie może wpływać na decyzję pracownika środkami przymusu, a ewentualna odmowa złożenia wniosku nie będzie naruszeniem obowiązków pracowniczych — tłumaczy prawnik KSP Legal & Tax Advice.
Bez nadgodzin
W ruchomym czasie pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Podobna zasada dotyczy indywidualnego rozkładu czasu pracy.
Główne zasady ustalania rozkładów czasu pracy
Rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu. Rozkłady stosuje się do wszystkich pracowników lub do poszczególnych ich grup, ale poziom ich szczegółowości może być różny. Jeżeli akty wewnątrzzakładowe w sposób wyczerpujący i niebudzący wątpliwości regulują rozkłady czasu pracy pracowników (np. gdy regulamin pracy stanowi, że pracownicy pracują w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, w godz. 8-16), pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramów dla poszczególnych pracowników. Inaczej jest, gdy akty wewnątrzzakładowe określają ogólne ramy. Dotyczy to szczególnie tych systemów czasu pracy, które z góry zakładają zmienność dni i godzin pracy (np. równoważne systemy czasu pracy). Podobnie jest w przypadku pracy zmianowej. Wtedy zmienne elementy organizacji czasu pracy ustala się dla poszczególnych pracowników w harmonogramach (rozkład czasu pracy danego pracownika). Rozkład czasu pracy danego pracownika doprecyzowuje grupowy rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 150 par. 1 kodeksu.
Zwolnienie ze sporządzania harmonogramów
Pracodawca nie musi sporządzać rozkładu czasu pracy, jeżeli: wynika on z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę w porozumieniu z pracownikiem pracodawca ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań (system zadaniowy) na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy