Przyjazd VIP-a trzeba dokładnie zaplanować
Do Polski coraz częściej są zapraszane międzynarodowe sławy ze świata filmu, opery, biznesu i polityki. Organizacją wizyt zajmują się wyspecjalizowane agencje public relations, które przygotowania do takiego wydarzenia rozpoczynają na kilka miesięcy wcześniej.
W ciągu ostatnich kilku lat w naszym kraju gościli m.in.: Sofia Loren, Jean-Claude Van Damme, Richard Chamberlaine, a całkiem niedawno Bill Clinton. Dla organizatorów pobyt gwiazdy jest wysiłkiem nie tylko finansowym. Zapraszający musi zadbać o to, aby gość czuł się dobrze, i żeby zostały spełnione oczekiwania firm zapraszających oraz sponsorów. Przeważnie firmy powierzają organizację tego typu wydarzeń wyspecjalizowanym agencjom PR.
— Jednodniową wizytę międzynarodowej sławy przygotowujemy ponad dwa miesiące. Wszystko musi być dopięte. Od przejścia VIP-owskiego na lotnisku, przez specjalną ochronę, samochód, menu dobrane według życzeń gościa, po odpowiedni apartament w hotelu. Również rozkład dnia musi być precyzyjnie rozplanowany i tak skonstruowany, aby gość dobrze się czuł i jednocześnie, żeby dzięki jego wizycie zostały zrealizowane cele promocyjne — tłumaczy Joanna Pruszyńska-Witkowska, szefowa agencji PR Headlines.
Dodaje, że gwiazdy mają różne wymagania, które organizatorzy muszą spełnić. Zwykle ich spis widnieje w kontrakcie, zaraz obok kwoty honorarium. Do standardowych żądań należy stała obecność tłumacza, lekarza, zarezerwowane miejsce w szpitalu, siłownia i basen.
Planowana improwizacja
— Przed wizytą gościa kilkakrotnie przebywamy zaplanowaną drogę. Staramy się poznać wszelkie zagrożenia. Mamy opracowanych kilkadziesiąt scenariuszy. Dzięki temu łatwiej działać, nawet jeżeli zdarzy się coś, czego nie przewidzieliśmy — kontynuuje Joanna Pruszyńska-Witkowska.
Podobnego zdania jest Anna Garwolińska, prezes agencji PR Glaubicz Garwolińska Consultants.
— Nie ma miejsca na przypadkowe wydarzenia. Najlepsza improwizacja to ta, której przebieg przewidzieliśmy. Przy tego typu wizycie szczegóły decydują, w jaki sposób zostanie ona zapamiętana przez gościa i przez media, a co za tym idzie przez klientów firmy zapraszającej — mówi Anna Garwolińska.
Odpowiednia oprawa
Obecność międzynarodowej sławy powinna zostać zauważona przez media.
— Oprawa medialna pozwala zauważyć również zapraszającą instytucję. Dzięki temu zostają zrealizowane cele promocyjne — dodaje Anna Garwolińska.
Są jednak sytuacje, kiedy media nie są mile widziane.
— Niektórzy goście nie życzą sobie obecności prasy. Są to zwykle prezesi koncernów, których wizyta ma charakter roboczy. Tak było z Carly Fioriną, prezes firmy Hewlett-Packard. Jej wizyta w polskim oddziale miała zmotywować personel — uzupełnia Joanna Pruszyńska-Witkowska.
Wpływ na przebieg pobytu gościa ma wiele osób. Jednak o ostatecznym jego kształcie decyduje charakter wizyty.
— W przypadku, gdy zaproszona sława jest związana z kampanią reklamową produktu, organizacja wizyty jest w miarę prosta. Inaczej jest w przypadku oficjeli, którzy przyjeżdżają na zaproszenie instytucji. Na honorarium gwiazdy składa się wówczas więcej sponsorów. Przy ustalaniu grafiku spotkań nie należy o nich zapominać — twierdzi Anna Garwolińska.
Dodaje, że agencja poza kontraktowymi spotkaniami organizuje też wizyty, na które gość ma ochotę. Zdarza się, że gwiazda chce pójść do teatru albo na spacer po starówce.
Na kogo można liczyć
Przy organizacji wizyty międzynarodowej sławy warto mieć w zespole sprawdzonych ludzi.
— Najlepiej dokonać selekcji personelu dużo wcześniej. Wówczas można stwierdzić, kogo brakuje, jakie umiejętności mogłyby się jeszcze w zespole przydać. Poza tym każdy powinien wiedzieć co ma robić i z kim będzie współpracować. Każdy z pracowników musi być doskonale poinformowany o przebiegu całej wizyty i o planach awaryjnych — twierdzi Monika Giszcz, specjalista do spraw PR, w Cross Media, agencji pomagającej w organizacji ostatniej wizyty Billa Clintona w Polsce.
Jej zdaniem, na przygotowanie tego typu wizyty nie ma złotej reguły. Trzeba się pozytywnie nastawić do problemów, które w takich przypadkach są rzeczą normalną.
Agnieszka Ostojska
[email protected] tel. (22) 611-62-24