Pudełko czasem nie wystarczy

Producent paszy dla zwierząt Evialis Polska ma oddziały w Iłowie, Wałczu i Warszawie, a dane w każdym z nich były inaczej kodowane i gromadzone w odrębnych, nie zintegrowanych z sobą kartotekach. Wszystko przez pudełkowe aplikacje, z których firma korzystała. Owszem, można je było jakoś zharmonizować, ale z powodu zamkniętej architektury tych programów byłoby to trudne, czasochłonne i podnosiłoby koszty utrzymania infrastruktury informatycznej.

— Pod koniec każdego miesiąca dane trzeba było wprowadzać ręcznie do centralnej bazy. Zabierało to sporo czasu i było ryzykowne z uwagi na konieczność unifikowania bardzo dużej liczby oznaczeń. Kiedy centrala firmy dysponowała już pełnym wykazem informacji np. o stanach magazynowych lub liczbie i wartości transakcji, nieraz się okazywało, że nie odpowiadają aktualnej sytuacji — wspomina Bożena Zalewska, dyrektor finansowa w Evialis Polska.

Rozwiązanie dla małych

Brak zintegrowanego rozwiązania utrudniał również efektywne zarządzanie produkcją i dystrybucją. Zdarzało się, że do wytwarzania paszy np. w Wałczu niepotrzebnie zamawiano na rynku droższą partię surowca. Bo choć było go w brud w iłowskich silosach, to dokumenty nie wskazywały na nadwyżkę. To prowadziło do wzrostu kosztów produkcji. Zmieniło się to dopiero po wdrożeniu przez spółkę Columbus Polska zintegrowanego systemu Microsoft Dynamics Nav.

— Dostęp on-line do scentralizowanych informacji jest dla mnie kluczowy. W bieżącej chwili nie ma z tym żadnych problemów. Mogę błyskawicznie dokonywać analiz porównawczych poszczególnych wytwórni na różnych płaszczyznach, np. kosztów czy przychodów. Wreszcie przestało być czasochłonne także raportowanie — mówi dyrektor Zalewska.

— Aplikacje pudełkowe sprawdzają się w małych firmach, w których liczba danych i skomplikowanie procesów biznesowych są stosunkowo niskie. Ale w miarę rozrostu przedsiębiorstwa, wchodzenia w nowe segmenty rynku, zatrudniania kolejnych osób takie oprogramowanie wręcz hamuje rozwój — uważa Piotr Szczerbiak, prezes Columbus Polska.

Dodaje, że takie rozwiązania pomagają jedynie w prostych zadaniach. I tylko w wybranych dziedzinach, np. przy tworzeniu faktur lub aktualizowaniu wartości sprzedaży on-line. Tak ograniczone wsparcie — według menedżera — jest nieefektywne, a czasami skutkuje niepotrzebnymi wydatkami. Przykład? Na podstawie zrealizowanych faktur firma może stwierdzić, że dynamika przychodów sukcesywnie rośnie, bo tak wynika z danych dostarczonych przez aplikację finansowo-księgową. Menedżer wyciąga kolejny wniosek: skoro sprzedaż idzie w górę, należy złożyć zamówienie u poddostawców, by zrównoważyć podaż. Nie wie jednak, jaki jest stan zapasów, bo software wykorzystywany przez księgowość nie jest zespolony z pozostałymi rozwiązaniami (o ile w ogóle zostały wdrożone). Tymczasem może się okazać, że zapasy wystarczą jeszcze na dwa, trzy miesiące.

— O ile w małych firmach takiego błędu łatwo uniknąć, bo mniejszą liczbą danych łatwiej zarządzać, o tyle w większych przedsiębiorstwach, realizujących większe kontrakty, taka pomyłka jest bardziej prawdopodobna. W rezultacie kapitał zamiast pracować na zysk firm, pozostaje zamrożony w zapasach — wyjaśnia prezes Szczerbiak.

A może chmura?

Głównym powodem niezadowolenia z aplikacji pudełkowych nie musi być ograniczona liczba ich funkcjonalności, lecz niewystarczająca moc obliczeniowa infrastruktury IT, która obsługuje takie oprogramowanie. Borykają się z tym np. przedsiębiorcy uruchomiający e-sklep — zwykle chcą to zrobić jak najniższym kosztem, wdrażają więc na własnym serwerzerozwiązanie e-commerce. Ale im więcej osób chce u nich kupować, tym większe ryzyko pogorszenia jakości obsługi.

— Źródłem problemu jest zazwyczaj niska wydajność własnej, nastawionej na oszczędność infrastruktury, a przejawem np. długi czas logowania lub zatwierdzania transakcji. Klient traci cierpliwość i odchodzi do konkurencji. Jego odzyskanie jest trudne i zajmuje wiele czasu — uświadamia Maciej Kuźniar, prezes spółki Oktawave, która specjalizuje się w usługach cloud computingu (ang. chmura obliczeniowa). Firma uniknęłaby tego scenariusza, gdyby mogła błyskawicznie zwiększyć wydajność swojego rozwiązania e-commerce zależnie od zapotrzebowania. Ale od czego jest chmura? Jej użytkownicy mogą nie tylko korzystać z infrastruktury serwerowej (dostępnej na żądanie) i przechowywać tam informacje, ale też pracować na gotowych aplikacjach, m.in. e–commerce.

— Najciekawsze jest to, że odtąd sklep on-line może automatycznie zwiększyć moce obliczeniowe w kilka sekund. Jeżeli np. po dwóch, trzech godzinach intensywnych zakupów (spowodowanych np. okazyjną promocją w mediach społecznościowych) dynamika sprzedaży spada, chmura może równie szybko zmniejszyć moce obliczeniowe wykorzystywane przez aplikację pudełkową. Sklep ponosi minimalne koszty i płaci więcej tylko za czas zwiększonego ruchu na stronie WWW — zachwala prezes Kuźniar. Przykład: godzina pracy w rozwiązaniu e-commerce, dostępnym w chmurze Oktawave, kosztuje 6-8 groszy przy najniższych wymaganiach sprzętowych. Zwiększenie wydajności aplikacji na potrzeby średniej i dużej firmy to wydatek rzędu 70-80 groszy.