Czy wiesz, jak podnieść wydajność, jakość i innowacyjność w swoim biurze, stosując jedno proste, ale wyjątkowo efektywne rozwiązanie? Oto RPA (ang. robotic process automation) – technologia, dzięki której zautomatyzujesz procesy administracyjne, zdobywając przewagę nad firmami, które nie przykładają wagi do cyfrowych innowacji.
Każda branża skorzysta
Pomyśl, że twoi pracownicy nie tracą czasu na obsługę setek maili, które codziennie wpadają do ich służbowych skrzynek, bo kategoryzacją i oceną dokumentów zajmują się algorytmy. Wyobraź sobie, że cała korespondencja biznesowa jest segregowana i trafia do właściwych specjalistów, zespołów i działów. Każde otrzymane zapytanie, faktura oraz szablon umowy są poddawane drobiazgowej analizie, a sztuczna inteligencja, niczym błyskotliwy detektyw, z oceanu mniej znaczących informacji wyłuskuje dane kluczowe – kwoty, terminy czy warunki współpracy. Wszystko to dzieje się niemal w czasie rzeczywistym, bezbłędnie i bez potrzeby zatrudnienia dodatkowych osób.
Najzabawniejsze jest to, że taka wizja, kojarząca się do niedawna z literaturą science fiction, teraz rozgrywa się na żywo, niczym w kinie 5D. Według raportu Deloitte Insights aż 74 proc. organizacji nie tylko marzy o takich ułatwieniach, ale faktycznie wdraża oprogramowanie z dziedziny zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Tak, to nie jest już tylko fantazja – roboty (przynajmniej te programowe) przejmują kontrolę!
Narzędzia RPA optymalizują procesy w różnych branżach. Sektorowi handlowemu pomagają w określaniu cen, monitorowaniu stanów magazynowych oraz analizie reklamacji i opinii klientów. W branży telekomunikacyjnej systemy te ułatwiają weryfikację danych klientów, zarządzanie numerami SIM, a także fakturowanie i płatności. Natomiast w przemyśle farmaceutycznym RPA sprawdza się w badaniach klinicznych, zarządzaniu łańcuchem dostaw, prognozowaniu sprzedaży oraz w poszukiwaniu nowych dostawców.
– Nasze obserwacje wskazują, że organizacje szczególnie chętnie wykorzystują te rozwiązania do obsługi klientów, pracowników i zgłoszeń oraz we wszelkich innych procesach wewnętrznych – mówi Jan Karasek, partner w KPMG w Polsce.
Czy w obliczu automatyzacji pracownicy biur stracą pracę? Zdaniem Andrzeja Nycza, prezesa spółki Docusoft, raczej doświadczą zmiany w zakresie obowiązków, przesuwając się ku zadaniom wymagającym większej kreatywności, empatii i wyobraźni. Menedżer wyklucza konflikt czy rywalizację między algorytmami a ludźmi, wskazując, że obie strony mają swoje wyjątkowe role i specjalizacje.
– Sztuczna inteligencja skupi się na tym, w czym jest najskuteczniejsza: ściśle przestrzegając schematów i reguł, stosując statystyczne podejście i matematyczną precyzję. Człowiek do tego partnerstwa wniesie umiejętności społeczne i relacyjne. Współpraca zwykłych pracowników z AI może przynieść znacznie więcej korzyści niż działanie w oderwaniu od siebie – twierdzi Andrzej Nycz.
Zmiana jest nieunikniona
Według PwC aż 45 proc. czynności biurowych można zautomatyzować, co wyjaśnia, dlaczego entuzjazm wokół systemów RPA tak szybko rośnie. Oczekuje się, że w najbliższych trzech latach wartość rynku zrobotyzowanej automatyzacji procesów podwoi się. Everest Group szacuje, że w roku 2024 globalne wydatki na te technologie osiągną prawie 5 mld USD w porównaniu do 2,4 mld USD w 2021 r. To istotne, aby twoja firma dołączyła do tej rewolucji. W przeciwnym razie ryzykujesz pozostanie w tyle za konkurencją, tracąc na efektywności i innowacyjności. W świecie, w którym automatyzacja staje się nowym standardem, nie być częścią tej zmiany to jak grać w biznesowe szachy bez królowej – możesz się bronić, ale szanse na zwycięstwo są znacznie mniejsze.
1. Inteligentna analiza treści: narzędzia RPA są zdolne do interpretacji tekstu, rozumienia danych nieustrukturyzowanych, a nawet udziału w rozmowach na chacie, wspierając zarządzanie i pomoc w skomplikowanych decyzjach.
2. Usprawnienie workflow: ta technologia integruje się z różnorodnymi systemami i aplikacjami, usprawniając wymianę informacji i dokumentów, co zapewnia płynniejszy przepływ pracy.
3. Większa efektywność i elastyczność: programy RPA działają nieprzerwanie przez całą dobę, dostosowując się do zmian przepisów, potrzeb i warunków rynkowych, co znacząco podnosi wydajność biznesową.
4. Minimalizacja błędów: systemy RPA działają zgodnie z ustalonymi instrukcjami, co znacznie zmniejsza ryzyko pomyłek i nieścisłości.
5. Optymalizacja kosztów i pracy: automatyzacja rutynowych i powtarzalnych zadań przez roboty programowalne pozwala na oszczędność czasu i zasobów, redukując koszty pracy.
Barbara Dąbrowska