Spotkania na dużą odległość

Firma Skanska Development planowała ogólnopolską konferencję biznesową na 800 osób. Zebranie w tym samym miejscu i czasie tak wielu profesjonalistów z różnych zakątków kraju to nie lada wyzwanie logistyczne i finansowe. Dlatego zdecydowano, by zorganizować wydarzenie w trybie on-line. Problem w tym, że tradycyjne systemy wideo pozwalają na uczestnictwo w telekonferencji kilkunastu, maksymalnie kilkudziesięciu ludziom. Zlecenia podjął się easyCall.pl, operator telekomunikacyjny specjalizujący się w obsłudze przedsiębiorstw. Miał zapewnić możliwości przyjęcia 800 połączeń telefonicznych jednocześnie.

— Z dnia na dzień zapewniliśmy niezbędne zasoby do realizacji telekonferencji. Jej uczestnicy, dzwoniąc pod konkretny numer, mogli zdalnie wziąć udział w spotkaniu. Klient określał na bieżąco, kto może mówić, a czyj głos nie będzie transmitowany do pozostałych uczestników. Po zakończeniu wydarzenia udostępniliśmy nagranie. Łącząc się z określonym przez nas numerem, można było wysłuchać prelekcji i dyskusji niezależnie od miejsca i pory dnia — informuje Piotr Mazurkiewicz, członek zarządu easyCall.pl.

W stereo i kolorze

Ten przykład pokazuje kierunek rozwoju systemów telekonferencyjnych: mają obsłużyć jak największą liczbę połączeń i być dostępne na życzenie. Na co trzeba zwrócić uwagę przy wyborze zestawu umożliwiającego spotkania na odległość? Duże znaczenie mają kąt widzenia kamer, wielkości ekranów, liczba i czułość mikrofonów.

— Warto pomyśleć o kamerze z funkcją inteligentnego śledzenia. System identyfikuje osoby mówiące i zbliża lub skupia na nich obraz. Kamery nie trzeba przestawiać, bo automatycznie przechodzi między kolejnymi osobami zabierającymi głos a ujęciem całego pomieszczenia — tłumaczy Olgierd Madej, dyrektor regionalny w firmie Polycom. Menedżerom już nie wystarcza swobodna wymiana informacji i opinii przez internet. Rozmawiając, chcą śledzić program spotkania, wyświetlaną prezentację i dane osoby, która zabiera głos.

Zależy im też na możliwości nanoszenia poprawek w dokumentach. Od tego są interaktywne tablice — działają jak dotykowe ekrany, na których można wyświetlać dowolną zawartość komputera, robić notatki, rysunki, schematy, a następnie zapisać je w postaci pliku i udostępnić zainteresowanym. Inwestycje w takie nowinki biznesowe zaczynają się od kilkunastu tysięcy złotych. Może być znacznie drożej, jeśli firma, tak jak SAP Polska, używa produktów światowych dostawców, zapewniających np. obraz jakości high definition (HD).

Na cene wpływaja też wielkość wdrożenia i zastosowana technologia: model (stacjonarny czy w chmurze), wymagania co do jakości (SD czy HD), typ terminala końcowego (komputer lub specjalne urządzenie wideokonferencyjne), standardy współdzielenia dokumentów. Inwestycje w wideo- i telekonferencje zwracają się jednak szybko. Pozwalają zredukować koszty podróży służbowych (paliwo, przeloty, hotele) i wynikające z nieobecności pracowników.

— Najczęściej podróżują menedżerowie i wysokiej klasy eksperci, czyli osoby, których koszty pracy są najwyższe. Zdalna konsultacja jest tańsza. Menedżer czy specjalista może przeprowadzić każdego dnia kilka rozmów i „być” w kilku krajach bez opuszczania biura. I zostaje mu dużo czasu na inne obowiązki — podkreśla Arkadiusz Możdżeń, dyrektor handlowy grupy produktowej data center i wideo w NextiraOne Polska.

Branża trenerska też używa

Systemy telekonferencyjne służyły dotąd głównie do organizowania firmowychspotkań. Dziś coraz częściej wykorzystuje się je do realizacji dużych przedsięwzięć. To zasługa szybkiego rozwoju technologii szerokopasmowej i telefonii IP, która umożliwia szybką transmisję głosu i wideo na znaczne odległości.

— Można zestawić jednocześnie nawet kilkaset połączeń osób z wielu krajów. A uczestnik zdalnego spotkania może łączyć się z ludźmi z innych krajów bez konieczności ponoszenia kosztów rozmów międzynarodowych — zachwala Piotr Mazurkiewicz. Systemy telekonferencyjne zdobywają popularność także w branży szkoleniowej. Pozwalają bowiem nie tylko na transmisję głosu, ale także obrazu — zarówno wideo „na żywo”, jak i przezroczy lub ekranu komputera. W tym samym czasie można też uruchomić cza.

— Do uczestników możemy wysłać e-mail, SMS czy wiadomość głosową o planowanym terminie konferencji. Do transmisji głosu i udziału w konferencji nie potrzeba dodatkowego sprzętu ani oprogramowania. Obsługa systemu telekonferencyjnego w całości odbywa się za pośrednictwem internetowej przeglądarki — tłumaczy przedstawiciel easyCall.pl.

A co przyniesie przyszłość? — Należy się spodziewać dostosowania systemów telekonferencyjnych do wymagań walnych zgromadzeń. Za ich pośrednictwem będzie można brać udział w różnych głosowaniach — przewiduje Piotr Mazurkiewicz.