Urządzenia mobilne dają pracownikom bezcenną możliwość korzystania i uzupełniania firmowych zasobów danych w każdej sytuacji.
Rozkwit technologii IP, upowszechnianie się szybkich bezprzewodowych technologii transmisji danych i rozwój samych urządzeń mobilnych sprawiają, że coraz większa liczba aplikacji przeznaczonych dla biznesu, staje się dostępna dla użytkowników urządzeń przenośnych.
— Mobilne biuro wreszcie staje się rzeczywistością, w której każdy uprawniony pracownik może uzyskać dostęp do zasobów firmowych z dowolnego miejsca. Taka osoba jest ponadto bardziej dostępna dla klientów i innych pracowników i może efektywniej wykonywać swoje obowiązki — tłumaczy Rafał Fazan, dyrektor ds. sprzedaży pośredniej w Alcatel-Lucent Polska.
Według Marcina Gałczyńskiego, lidera zespołu sprzedaży elektronicznej w BCC, możliwość swobodnego dostępu do danych i ich wprowadzania w trakcie podróży, bezpośredniego kontaktu z klientem czy na hali przemysłowej pozwala na podniesienie sprawności działania firmy.
Jak to działa
Zastosowanie tzw. systemów ujednoliconej komunikacji stwarza pomost zapewniający współpracę rozwiązań informatycznych, które teoretycznie nie były projektowane pod tym kątem.
— Jeśli określony program — służący np. do zarządzania stanem magazynowym, potężny system ERP lub contact center — może być uruchomiony w oknie przeglądarki internetowej, to otwiera to systemowi zunifikowanej komunikacji prostą drogę do udostępnienia go na dowolnym urządzeniu, które także współpracuje z przeglądarką — tłumaczy Rafał Fazan.
Oczywiście pewne ograniczenia funkcjonalne stwarzają same urządzenia mobilne. Zaliczają się do nich niewielkie ekrany, ograniczona pamięć podręczna czy nieporęczna klawiatura. Zależnie od potrzeb i możliwości technicznych wymiana danych może się odbywać online lub na zasadzie ich synchronizacji.
— W pierwszym przypadku funkcje systemów CRM czy ERP są dostępne dla użytkownika w postaci dostosowanej do rodzaju urządzenia, które przy pomocy dostępnego łącza — np. sieci GSM — pozwala na bezpośrednią pracę z systemem. Wariant oparty na mechanizmie synchronizacji zakłada, że dane między urządzeniem mobilnym a centralnym systemem ujednolica się okresowo, w momencie gdy ma ono dostęp do łącza telekomunikacyjnego — mówi Marcin Gałczyński.
Częstą praktyką jest stosowanie dedykowanego oprogramowania dla urządzeń mobilnych, które należy zintegrować z istniejącym systemem wspomagającym zarządzanie.
Najpopularniejszymi urządzeniami mobilnymi, współpracującymi z systemami wspomagającymi zarządzanie są palmtopy oraz notebooki. Z funkcji biznesowych można jednak korzystać za pomocą innych urządzeń, takich jak telefony komórkowe, smartfony, komputery pocket PC.
— Przeznaczone specjalnie dla nich oprogramowanie zostaje zintegrowane z systemem wspomagającym zarządzanie — tłumaczy Marcin Gałczyński.
Jednak nie każde urządzenie pozwala w pełni korzystać ze wszystkich funkcji systemów zarządzania. Zdaniem Rafała Fazana, podstawowym wyzwaniem staje się taki dobór terminalu, który odpowiada specyfice pracy i potrzebom danej grupy pracowników.
Komórka jak komputer
— Funkcje oprogramowania urządzeń mobilnych stanowią zwykle wycinek możliwości systemów, ściśle związany z rolą użytkownika takiego urządzenia. Pracownik magazynu wchodzi do systemu ERP, aby uzyskać informacje o zleceniach, jakie ma do zrealizowania. Musi mieć też możliwość ich potwierdzenia. Pracownik handlowy sięga do firmowej bazy informacji po historię kontaktów czy płatności, wprowadza zaś zlecenia sprzedaży. Liczba dostępnych informacji jest ograniczona możliwościami technicznymi urządzenia. Najczęściej spotykane funkcje rozwiązań mobilnych to zarządzanie środkami trwałymi, wsparcie sprzedaży oraz obsługa magazynu — mówi Marcin Gałczyński.
Urządzenia mobilne stale się jednak rozwijają i bariery fizyczne związane z możliwością przedstawienia informacji w czytelny sposób stają się coraz mniej dotkliwe. Postępująca standaryzacja i konwergencja wymuszają zapewnienie współpracy nie tylko poszczególnych terminali, ale także innych urządzeń multimedialnych.
— Jednym z przykładów jest np. wyposażanie telefonów lub PDA w wyjścia telewizyjne — co ułatwia prezentowanie i odczytywanie danych po podłączeniu telefonu do telewizora bądź projektora multimedialnego — dodaje Rafał Fazan.
Ciągły rozwój technologii sprawia, że łącza telekomunikacyjne przyśpieszają, a urządzenia mobilne w tej samej obudowie potrafią zmieścić więcej informacji i mocy obliczeniowej.
— Oznacza to, że dostępność funkcji i wygoda korzystania z urządzeń mobilnych będą się zwiększały — mówi Marcin Gałczyński.
Ruchoma przyszłość
Wykorzystanie urządzeń przenośnych w jeszcze większym niż dotychczas stopniu będzie sprzyjać wirtualizacji organizacji i zanikaniu już i tak mocno osłabionych barier geograficznych czy społecznych.
— W sytuacji kryzysowej będzie można np. powołać wirtualne call center, w którym zatrudnieni zostaną specjaliści z wielu dziedzin, z różnych zakątków świata. W wirtualnym biurze maklerskim doradcy finansowi mogą równie skutecznie doradzać swoim klientom, przebywając w różnych, odległych od siebie miejscach. Takie możliwości szybkiego dostarczania informacji i rozwiązywania problemów będą decydowały o wyborze przez klientów oferty danej firmy. Producenci oprogramowania, widząc korzyści, jakie oferuje mobilność, na pewno będą starali się maksymalnie dostosować swoje aplikacje do nowych wymogów — podsumowuje Rafał Fazan. n
Wiadomość w cenie
Aplikacje typu CRM czy ERP są narzędziami, które mają usprawnić pracę przedsiębiorstwa. Jednak to pracownicy podejmują kluczowe decyzje i to właśnie od szybkości ich działania zależy powodzenie projektu, nad którym w danej chwili pracują. Dlatego dostęp do informacji i danych z systemów CRM czy ERP może być często kluczowym elementem procesu decyzyjnego. Istnieje powiedzenie: „nawet najgorsza wiadomość jest lepsza niż brak wiadomości”. Myślę, że te słowa bardzo dobrze oddają wagę procesu biznesowego w firmie. Umiejętność komunikacji między pracownikami, klientami czy też partnerami przekłada się bezpośrednio na poziom sprawności zarządzania i efektywności działania organizacji.
Grzegorz Dobrowolski
dyrektor ds. rozwoju biznesu w firmie Cisco