System ERP na medal

63 proc. firm korzystających z systemów ERP (do zarządzania przedsiębiorstwem) jest zadowolonych z wybranych rozwiązań. Ale ich wprowadzanie wiązało się z wieloma trudnościami organizacyjnymi — wynika z najnowszych międzynarodowych badań Panorama Consulting Solutions. Jakie problemy najczęściej pojawiają się podczas wdrożeń? Czy można ich uniknąć?

Solidny dostawca

Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu w Epicor Software Poland, uważa, że największą pułapką może być nieznajomość swoich słabych stron. Jeśli w firmie nie zdają sobie sprawy z własnych braków i potrzeb (lub nie umieją o nich mówić otwarcie i rzeczowo), dostawcy trudno wybrać narzędzie, które usatysfakcjonuje nabywcę.

— Obiektywne spojrzenie integratora rzuci nowe światło na niezidentyfikowane dotąd wyzwania biznesowe. Ale klient musi się dobrze orientować w niuansach procesów zachodzących w firmie — twierdzi dyrektor Krzysztoporski. Warto też, by przyszły użytkownik miał szerokie spojrzenie na branżę, rynek i całą gospodarkę.

— Przykładem mogą być przedsiębiorstwa działające na międzynarodową skalę. Ich system musi umożliwiać zarządzanie m.in. różnymi walutami i uwzględniać wiele typów regulacji prawnych czy operacyjnych — uświadamia Dariusz Mazurek, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Capgemini Polska. Klient powinien się upewnić, czy kupowany ERP jest dopasowany do specyfiki jego działalności i do planów rozwojowych i możliwości finansowych. Najlepsi dostawcy zdają się to rozumieć i dlatego oferują przedsiębiorstwom oprogramowanie na próbę.

— Naszych klientów od dawna zachęcamy do skorzystania z w pełni funkcjonalnych wersji demonstracyjnych rozwiązań IT. Przetestowanie systemu ułatwia podjęcie decyzji o zakupie lub dalszych poszukiwaniach — mówi Kamil Góral, dyrektor centrum rozwoju biznesu sektora ERP w Comarchu. Dobry system jest skalowalny, czyli może rosnąć wraz biznesem i budżetem. Oznacza to, że nie trzeba będzie go wymieniać na nowy, gdy firma np. zwiększy produkcję czy sprzedaż.

— Niestety, wielu dostawców nie ma dość kompetencji i pieniędzy, by regularne ulepszać i aktualizować oferowane produkty z wykorzystaniem najnowszej technologii — wskazuje Piotr Krzysztoporski.

Zaangażowani pracownicy

Często jest jeszcze gorzej — usługodawca nie dysponuje wystarczająco doświadczonym zespołem specjalistów zdolnych nie tylko do rozwijania narzędzia, ale też do jego wprowadzenia w wyznaczonym czasie. To istotne, bo opóźnienia grożą dodatkowymi kosztami i mniejszą efektywnością przedsiębiorstwa.

— Nigdy nie wiadomo, czy integrator wykona zadanie tak jak trzeba. Ale znacznie ograniczymy ryzyko, każąc mu pokazać listę wdrożeń zakończonych sukcesem w wielu różnych sektorach — podpowiada Piotr Krzysztoporski.

Nawet najlepszy i najsprawniej wdrożony system ERP nie spełni pokładanych w nich nadziei, jeśli nie przekonają się do niego pracownicy. A ci często nie chcą się rozstać z dotychczasowymi narzędziami IT, co wynika z przyzwyczajeń i z niewiary we własne umiejętności informatyczne.

— Nowości technologiczne wywołują opór. Aby tego uniknąć, kierownictwo musi zaangażować wszystkie grupy odbiorców, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Konieczne jest porozumienie między zarządem a zatrudnionymi. Zmiana dokona się w pełni tylko wtedy, gdy pracownicy otrzymają niezbędne szkolenie i wsparcie — tłumaczy Katarzyna Stromecka z firmy Sii Polska, świadczącej usługi IT oraz inżynierii przemysłowej.