System musi żyć

Jarosław Wawer
18-10-2006, 00:00

Wybór czy nawet udane uruchomienie systemu to nie koniec inwestycji, ale początek nowego etapu współpracy z dostawcą.

Wdrożenie oprogramowania wspomagającego zarządzanie to ważny proces, który nie kończy się wraz z uruchomieniem systemu. Wybór produktu, a co za tym idzie, dostawcy rozwiązania, jest poważną i brzemienną decyzją, bo skutkuje długoterminowym związaniem się z określonym partnerem. Od dobrej współpracy może zależeć sukces realizacji nie tylko aktualnych, ale także przyszłych celów biznesowych.

— Przedsiębiorstwo, wdrażając system informatyczny, liczy na jego ciągły rozwój i doskonalenie, dostosowanie do rzeczywistości biznesowej i zmieniającego się modelu działania. Połączenie rosnących oczekiwań i dobrego zrozumienia potrzeb firmy przez dostawcę tworzy duet, którego celem jest wzrost wartości firmy — mówi Sławomir Kosz, członek zarządu MacroLogic (wcześniej MacroSoft).

Zarówno dostawca systemu, jak i klient z reguły współpracują ze sobą nad uruchomieniem nowych możliwości, jakie może dać informatyka. Proces ciągłego ulepszania systemu informatycznego oraz jego coraz efektywniejszego wykorzystania jest nierozerwalnie związany z aktywnością obydwu stron w czasie eksploatacji oprogramowania.

Spojrzenie z bliska

— W rzeczywistości klient dopiero po kilku miesiącach eksploatacji zaczyna mierzyć efekty informatyzacji swojego przedsiębiorstwa i uczyć się zdobywania przewagi konkurencyjnej, wykorzystując narzędzia, które kupił za niemałe pieniądze. Dla dostawcy systemu okres ten polega na sprawnej organizacji wsparcia klienta — wyjaśnia Franciszek Szweda, wiceprezes ds. eksploatacji w BPSC.

Dopiero wtedy system zaczyna „żyć” w firmie — coraz więcej użytkowników uczy się nim posługiwać i wykorzystywać jego funkcje. Klient, poznawszy bliżej system, jego zalety i możliwości, decyduje się na rozszerzenie o kolejne moduły. Rozwiązania największych producentów oferują tak szeroki wachlarz funkcjonalności, że trudno sobie wyobrazić organizację, która wdrażałaby wszystkie jednocześnie.

— Zwykle firmy rozpoczynają od podstawowych procesów wewnętrznych, a więc obsługi finansowo-księgowej, gospodarki materiałowej czy zarządzania kadrami. Wdrożenie można potem rozszerzać na kolejne obszary, np. w zarządzaniu kadrami, dodawać funkcjonalności e-learningu czy samoobsługi pracowniczej. W zarządzaniu finansami — dodawać funkcje do zapewnienia zgodności z międzynarodowymi standardami. W zarządzaniu magazynami i logistyką — wprowadzać systemy bezprzewodowego zarządzania stanem magazynowym itd. — wymienia Joanna Cendrowska, menedżer działu wsparcia w SAP Polska.

Rozbudowa według potrzeb

Często bywa też tak, że eksploatowany przez przedsiębiorstwo system posiada wiele funkcji, które nie były uruchamiane podczas wdrożenia. Dlatego też wystarczą dodatkowe szkolenia lub zmiana parametrów funkcjonującego systemu, aby móc głębiej go wykorzystać. Lecz w razie potrzeby zaimplementowania nowej funkcjonalności dostawcy przyjmują zlecenia na jej wykonanie. Jeśli system jest wystarczająco elastyczny i umowa wdrożeniowa na to pozwala, wówczas użytkownicy sami mogą dokonywać kolejnych parametryzacji, gdy coś się zmienia w procesach biznesowych. Zdarza się także, że informatycy zakładowi sami dopisują moduły wykorzystujące dane gromadzone w bazach transakcyjnych.

— Rozbudowa systemu jest naturalnym procesem wspomagania zarządzania. Po zaspokojeniu pierwszych, podstawowych potrzeb informatycznych rodzą się kolejne pomysły na usprawnienia. System powinien być tkanką łączną organizacji — rozwijać się i zmieniać razem z nią — porównuje Sławomir Kosz.

Wyższy stopień

Typowym obszarem wdrażanym dopiero w kolejnych krokach jest analityka biznesowa, czyli rozwiązania typu BI. Rzadko kiedy moduły do wspomagania decyzji są instalowane w pierwszym etapie projektu — ten obszar funkcjonalności jest zwykle traktowany jako zwieńczenie prac nad systemem.

— Każdy system ERP ma swoje „wrodzone” możliwości rozwoju, zdefiniowane w technologii informatycznej, użytej do jego stworzenia. Większość niedrogich systemów „z pudełka” wspiera firmę jedynie do określonej wielkości. Zupełnie inaczej przedstawia się sprawa z systemami z tzw. górnej półki — te są na tyle elastyczne, że mogą rosnąć razem z firmą i przy powiększaniu biznesu potrzebne są do jego obsługi jedynie niewielkie dodatkowe inwestycje — mówi Marcin Mazur, dyrektor sprzedaży aplikacji dla sektora MSP w Oracle Polska.

Partner na lata

Wybór systemu to decyzja na długie lata i wycofanie się z niewłaściwie podjętej decyzji nie jest łatwe. Warto zagwarantować firmie, że system będzie rozwijany w przyszłości. Dlatego też należy dokładnie przyjrzeć się dostawcy. Warto poznać jego plany technologiczne i strategię rozwoju produktów. Ważna jest też reputacja i doświadczenie.

— Pozycja na rynku to nie tylko miejsce w rankingach analitycznych czy sprzedaży systemów, ale przede wszystkim tzw. zainstalowana baza klientów. Dostawca systemów zdobywa doświadczenie z każdym nowym klientem. Gwarantuje to także wystarczającą liczbę wysoko wykwalifikowanych wdrożeniowców i specjalistów umiejących efektywnie korzystać z tych systemów, dających przekonanie, że nie będzie problemu z ich eksploatacją i serwisem — wyjaśnia Joanna Cendrowska.

Serwis i wsparcie

Zarówno ci najwięksi, jak i mniejsi dostawcy oferują szeroki zakres usług serwisowych, które mogą obejmować zarówno utrzymanie dotychczasowych rozwiązań, jak i rozwój aplikacji. Wiążą się z tym oczywiście koszty eksploatacji systemu, które są bardzo ważnym parametrem.

— Już na etapie rozmów z potencjalnym klientem oferowane mu są usługi serwisowe. Często właśnie wysoka jakość usług serwisowych decyduje o wyborze wdrażanego systemu. IFS oferuje klientom do wyboru cztery poziomy serwisu: ekonomiczny, standardowy, rozszerzony i tzw. gold support. Możliwa jest też kompilacja różnych poziomów serwisu, gdy wymaga tego specyfika klienta — tłumaczy Marcin Taranek, prezes IFS Poland.

Często mimo niezaprzeczalnych zalet nowych rozwiązań opartych na otwartej architekturze czy zdalnym i mobilnym dostępie do systemu okazuje się, że system stworzony w starej technologii firmie wystarcza i nie odczuwa ona potrzeby zmian. Trzeba jednak pamiętać, że może być to jedynie pozorna oszczędność, a w rzeczywistości spowoduje jeszcze wyższe koszty, ponieważ późniejsze niestandardowe wsparcie jest zdecydowanie droższe.

Tymczasem aplikacje muszą być aktualizowane m.in. w związku ze zmianami prawnymi. Dlatego już w momencie wdrożenia aktualnego rozwiązania tak ważna dla klienta jest deklaracja dostawcy dotycząca kosztów związanych z nową wersją systemu. Może się bowiem okazać, że w momencie zwiększenia potrzeb i decyzji o przejściu do nowej wersji używanego systemu koszty są porównywalne z wdrożeniem od początku nowego rozwiązania.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jarosław Wawer

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu