PB Po Godzinach
Partnerem cyklu EKO jest logo Provident

Taniej, a wcale nie gorzej

opublikowano: 07-10-2016, 17:44

Systemy do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów pozwalają obniżyć koszty nawet o 40 proc.

Zacznijmy od dowcipu: atrakcyjna stażystka stoi nad niszczarką dokumentów z niepewną miną. Oczarowany kolega z pracy chce ją wybawić z opresji. „Mogę ci w czymś pomóc?” — pyta. „Pokaż mi, proszę, jak to działa” — słyszy w odpowiedzi. Chłopak bierze z rąk dziewczyny dokumenty i wkłada do niszczarki. „Bardzo ci dziękuje. A którędy wychodzą kopie?”. Pomówmy o efektywnym systemie wydruku dokumentów.

Zacznij od wyliczeń

Aby wydruk dobrze zorganizować, trzeba sobie uzmysłowić związane z nim koszty. Na marginesie: według różnych szacunków i ankiet, 80-90 proc. decydentów nie wie, ile przeznacza na to pieniędzy. Zaledwie w co piątej firmie ktoś próbuje wyliczyć, ile trzeba wydać na obsługę urządzeń i wydruk pojedynczej strony. Dlaczego tak się dzieje? W większości firm liczą się głównie cena sprzętu w sklepie, a zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego to (zależnie od modelu) tylko 5-15 proc. całkowitych kosztów ich eksploatacji.

Jak twierdzi Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w spółce Arcus, najtaniej, choć wcale nie tanio, wychodzą inwestycje w duże, wydajne urządzenia, ale to i tak 70 proc. całości kosztów użytkowania. Przymierzając się więc do zmniejszenia wydatków na druk, trzeba brać pod uwagę przede wszystkim koszty materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw i energii.

— Droga do optymalizacji kosztów wiedzie przez uporządkowanie wszystkich elementów procesu drukowania i umiejętnie zarządzanie tymi działaniami. Pozwoli to rocznie zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika — zapewnia Łukasz Rumowski. 

Sensowne pomysły racjonalizatorskie są zwykle wynikiem audytu przeprowadzanego przez fachmanów od outsourcingu i optymalizacji druku. Taka diagnoza przynosi odpowiedź na pytania, jak, gdzie i ile się drukuje. Na tej podstawie opracowuje się rozwiązania dokładnie dopasowane do potrzeb klienta.

Łukasz Rumowski zachęca, byśmy wyobrazili sobie taką sytuację: księgowość i sprzedaż należą do tych działów firmy, które „produkują” wiele drukowanych dokumentów. O ile jednak księgowość robi to najczęściej pod koniec miesiąca przy okazji tworzenia faktur i raportów finansowych, o tyle przedstawiciele handlowi potrzebują kolorowych, dobrej jakości prezentacji i materiałów codziennie. Może zasadne jest wyposażenie obu działów w jedno uniwersalne wielofunkcyjne urządzenie z przydzielonymi prawami do określonej funkcjonalności? Inny przykład: przedsiębiorstwo zatrudnia osoby niepełnosprawne, które nie mogą przemieszczać się do daleko stojącego sprzętu i potrzebują urządzeń na biurkach. 

— W uszytym na miarę rozwiązaniu uwzględnione są wszelkie specyficzne potrzeby działów, a nawet poszczególnych pracowników w danym przedsiębiorstwie. Żaden aspekt ważny z punktu widzenia kierownictwa i zatrudnionych nie powinien być pominięty — zachwala przedstawiciel Arcusa.

Optymalizacja z reguły oznacza rezygnację z wszystkiego, bez czego można się obejść. Częstą praktyką jest zastąpienie wielu urządzeń jednym, lecz elastycznym, uniwersalnym i bardziej zaawansowanym technologicznie. 

Stać cię na więcej
Newsletter autorski Mirosława Konkela
ZAPISZ MNIE
×
Stać cię na więcej
autor: Mirosław Konkel
Wysyłany raz w tygodniu
Mirosław Konkel
Jesteś lepszy, niż ci się wydaje, ale nie tak dobry, jak mógłbyś być. Zapisz się na newsletter - znajdź inspiracje i odpowiedzi na ważne pytania.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

— Skanowanie, kopiowanie czy faksowanie — na tym możliwości dzisiejszych maszyn wielofunkcyjnych się nie kończą. Dodatkowe funkcjonalności to m.in. druk bezpośrednio z urządzenia mobilnego, łączność Wi-Fi czy wygodny panel z dotykowym wyświetlaczem do sterowania sprzętem — mówi Łukarz Rumowski.

Użytkownicy oczekują niskich kosztów eksploatacji, ale również wygody podczas pracy. Nie zawsze łatwo te czynniki pogodzić. Chyba że użytkownik zdecyduje się urządzenia wynająć.

— Zakup drukarki na własność ma uzasadnienie tylko wtedy, gdy produkcja dokumentów czy druk jest główną dziedziną działania firmy. W każdym innym przypadku  najlepiej je wynająć lub cały proces powierzyć profesjonalistom — zewnętrznej firmie, która wydzierżawi nowoczesne, ekonomiczne drukarki, biurowe kopiarki, niezbędne dla ich pracy oprogramowanie oraz zapewni serwis tych urządzeń — uważa Łukasz Rumowski.

Chroń swoje tajemnice

Inny ważny aspekt to bezpieczeństwo IT. W kwietniu świat obiegła wiadomość o akcji, którą przeprowadził haker znany jako weev — wykorzystał brak zabezpieczeń w 20 tys. podłączonych urządzeniach na uniwersytetach, w szkołach czy biurach i za ich pomocą wydrukował plakaty o antysemickiej treści. Potrzebował do tego tylko dwóch linijek kodu. Chodziło mu o to, by zwrócić uwagę społeczeństwa na słabe zabezpieczenie sprzętów wpiętych w sieć.

Dlaczego firmy powinny bronić drukarek jak niepodległości? Powód jest oczywisty: urządzenia te mają dyski twarde, na których gromadzone są dane związane z drukowanymi dokumentami. To prawdziwy skarbiec firmowych tajemnic, dokumentów objętych klauzulami tajności czy danych osobowych.

—  Chodzi o cenne zasoby przedsiębiorstwa. Tymczasem zwykle nie są wymagane dodatkowe hasła dostępu przy konfiguracji czy zmianie parametrów maszyn. Dostęp do pamięci, czyli dysku twardego, też często nie jest dodatkowo zabezpieczony — mówi Łukasz Laskowski, prezes spółki Ediko, specjalizującej się w zarządzaniu dokumentami i informacją w firmie.

Jak uchronić się przed atakami na drukarki? Przede wszystkim warto dodatkowo zabezpieczyć maszyny i na bieżąco je monitorować. Niektórzy korzystają z usługi zarządzania środowiskiem druku (z ang. managed print services — MPS). 

— Istotą MPS jest stały zewnętrzny monitoring urządzeń drukujących w firmie nie tylko pod kątem ich wydajnościw, ale również w dziedzinie bezpieczeństwa i eliminacji potencjalnych czynników ryzyka — twierdzi Alan Pajek, pomysłodawca aplikacji MPS Satellite monitorującej druk bez podłączenia do wirtualnej chmury. 

Programy zarządzające drukiem zapewniają bezpieczną pracę w sieci i wgląd w to, co się dzieje z dokumentami na każdym etapie ich przetwarzania. Pozwalają również określić zakres uprawnień poszczególnych pracowników korzystających z danego urządzenia i zablokować możliwość wysyłania określonych dokumentów poza firmę. To istotne w świetle bezpieczeństwa danych, zwłaszcza że nierzadko przyczyną wycieku tajnych informacji są błędy pracowników. 

 

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane