Taniej, a wcale nie gorzej

Systemy do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów pozwalają obniżyć koszty nawet o 40 proc.

Zacznijmy od dowcipu: atrakcyjna stażystka stoi nad niszczarką dokumentów z niepewną miną. Oczarowany kolega z pracy chce ją wybawić z opresji. „Mogę ci w czymś pomóc?” — pyta. „Pokaż mi, proszę, jak to działa” — słyszy w odpowiedzi. Chłopak bierze z rąk dziewczyny dokumenty i wkłada do niszczarki. „Bardzo ci dziękuje. A którędy wychodzą kopie?”. Pomówmy o efektywnym systemie wydruku dokumentów.

Zacznij od wyliczeń

Aby wydruk dobrze zorganizować, trzeba sobie uzmysłowić związane z nim koszty. Na marginesie: według różnych szacunków i ankiet, 80-90 proc. decydentów nie wie, ile przeznacza na to pieniędzy. Zaledwie w co piątej firmie ktoś próbuje wyliczyć, ile trzeba wydać na obsługę urządzeń i wydruk pojedynczej strony. Dlaczego tak się dzieje? W większości firm liczą się głównie cena sprzętu w sklepie, a zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego to (zależnie od modelu) tylko 5-15 proc. całkowitych kosztów ich eksploatacji.

Jak twierdzi Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w spółce Arcus, najtaniej, choć wcale nie tanio, wychodzą inwestycje w duże, wydajne urządzenia, ale to i tak 70 proc. całości kosztów użytkowania. Przymierzając się więc do zmniejszenia wydatków na druk, trzeba brać pod uwagę przede wszystkim koszty materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw i energii.

— Droga do optymalizacji kosztów wiedzie przez uporządkowanie wszystkich elementów procesu drukowania i umiejętnie zarządzanie tymi działaniami. Pozwoli to rocznie zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika — zapewnia Łukasz Rumowski. 

Sensowne pomysły racjonalizatorskie są zwykle wynikiem audytu przeprowadzanego przez fachmanów od outsourcingu i optymalizacji druku. Taka diagnoza przynosi odpowiedź na pytania, jak, gdzie i ile się drukuje. Na tej podstawie opracowuje się rozwiązania dokładnie dopasowane do potrzeb klienta.

Łukasz Rumowski zachęca, byśmy wyobrazili sobie taką sytuację: księgowość i sprzedaż należą do tych działów firmy, które „produkują” wiele drukowanych dokumentów. O ile jednak księgowość robi to najczęściej pod koniec miesiąca przy okazji tworzenia faktur i raportów finansowych, o tyle przedstawiciele handlowi potrzebują kolorowych, dobrej jakości prezentacji i materiałów codziennie. Może zasadne jest wyposażenie obu działów w jedno uniwersalne wielofunkcyjne urządzenie z przydzielonymi prawami do określonej funkcjonalności? Inny przykład: przedsiębiorstwo zatrudnia osoby niepełnosprawne, które nie mogą przemieszczać się do daleko stojącego sprzętu i potrzebują urządzeń na biurkach. 

— W uszytym na miarę rozwiązaniu uwzględnione są wszelkie specyficzne potrzeby działów, a nawet poszczególnych pracowników w danym przedsiębiorstwie. Żaden aspekt ważny z punktu widzenia kierownictwa i zatrudnionych nie powinien być pominięty — zachwala przedstawiciel Arcusa.

Optymalizacja z reguły oznacza rezygnację z wszystkiego, bez czego można się obejść. Częstą praktyką jest zastąpienie wielu urządzeń jednym, lecz elastycznym, uniwersalnym i bardziej zaawansowanym technologicznie. 

— Skanowanie, kopiowanie czy faksowanie — na tym możliwości dzisiejszych maszyn wielofunkcyjnych się nie kończą. Dodatkowe funkcjonalności to m.in. druk bezpośrednio z urządzenia mobilnego, łączność Wi-Fi czy wygodny panel z dotykowym wyświetlaczem do sterowania sprzętem — mówi Łukarz Rumowski.

Użytkownicy oczekują niskich kosztów eksploatacji, ale również wygody podczas pracy. Nie zawsze łatwo te czynniki pogodzić. Chyba że użytkownik zdecyduje się urządzenia wynająć.

— Zakup drukarki na własność ma uzasadnienie tylko wtedy, gdy produkcja dokumentów czy druk jest główną dziedziną działania firmy. W każdym innym przypadku  najlepiej je wynająć lub cały proces powierzyć profesjonalistom — zewnętrznej firmie, która wydzierżawi nowoczesne, ekonomiczne drukarki, biurowe kopiarki, niezbędne dla ich pracy oprogramowanie oraz zapewni serwis tych urządzeń — uważa Łukasz Rumowski.

Chroń swoje tajemnice

Inny ważny aspekt to bezpieczeństwo IT. W kwietniu świat obiegła wiadomość o akcji, którą przeprowadził haker znany jako weev — wykorzystał brak zabezpieczeń w 20 tys. podłączonych urządzeniach na uniwersytetach, w szkołach czy biurach i za ich pomocą wydrukował plakaty o antysemickiej treści. Potrzebował do tego tylko dwóch linijek kodu. Chodziło mu o to, by zwrócić uwagę społeczeństwa na słabe zabezpieczenie sprzętów wpiętych w sieć.

Dlaczego firmy powinny bronić drukarek jak niepodległości? Powód jest oczywisty: urządzenia te mają dyski twarde, na których gromadzone są dane związane z drukowanymi dokumentami. To prawdziwy skarbiec firmowych tajemnic, dokumentów objętych klauzulami tajności czy danych osobowych.

—  Chodzi o cenne zasoby przedsiębiorstwa. Tymczasem zwykle nie są wymagane dodatkowe hasła dostępu przy konfiguracji czy zmianie parametrów maszyn. Dostęp do pamięci, czyli dysku twardego, też często nie jest dodatkowo zabezpieczony — mówi Łukasz Laskowski, prezes spółki Ediko, specjalizującej się w zarządzaniu dokumentami i informacją w firmie.

Jak uchronić się przed atakami na drukarki? Przede wszystkim warto dodatkowo zabezpieczyć maszyny i na bieżąco je monitorować. Niektórzy korzystają z usługi zarządzania środowiskiem druku (z ang. managed print services — MPS). 

— Istotą MPS jest stały zewnętrzny monitoring urządzeń drukujących w firmie nie tylko pod kątem ich wydajnościw, ale również w dziedzinie bezpieczeństwa i eliminacji potencjalnych czynników ryzyka — twierdzi Alan Pajek, pomysłodawca aplikacji MPS Satellite monitorującej druk bez podłączenia do wirtualnej chmury. 

Programy zarządzające drukiem zapewniają bezpieczną pracę w sieci i wgląd w to, co się dzieje z dokumentami na każdym etapie ich przetwarzania. Pozwalają również określić zakres uprawnień poszczególnych pracowników korzystających z danego urządzenia i zablokować możliwość wysyłania określonych dokumentów poza firmę. To istotne w świetle bezpieczeństwa danych, zwłaszcza że nierzadko przyczyną wycieku tajnych informacji są błędy pracowników. 

 

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Taniej, a wcale nie gorzej