Każda zmiana w projekcie objętym dofinansowaniem wymaga aneksowania umowy. Jednak nie każdą można aneksować.
Średnio co trzeci beneficjent dotacji inwestycyjnej w ramach działania „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez inwestycje” wprowadzał w swoim projekcie zmiany wymagające aneksowania umowy o dofinansowanie. Najczęściej dotyczyły one terminu realizacji przedsięwzięcia, kosztów kwalifikowanych, parametrów technicznych kupowanych maszyn oraz numeru rachunku bankowego beneficjenta. Wprowadzając zmiany w dotowanym projekcie, przedsiębiorcy muszą jednak przestrzegać reguł wyznaczonych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). W przeciwnym wypadku grozi im utrata całej dotacji.
Istotna różnica punktów
Należy podkreślić, że dokonywanie jakichkolwiek zmian w dotowanym projekcie możliwe jest dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na wcześniejsze rozpoczęcie realizacji projektu, musi go realizować zgodnie z zapisami we wniosku i biznesplanie — w przeciwnym przypadku PARP nie podpisze z nim umowy. Warto też pamiętać, że zmiany mogą być dokonywane dopiero po aneksowaniu umowy — a nie odwrotnie. Cały proces podpisania aneksu trwa 35 dni od momentu złożenia kompletu wymaganych dokumentów w Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF).
W umowie o dofinansowanie nie znajdziemy, niestety, zapisów mówiących, jakie zmiany w dotowanym projekcie są dopuszczalne, a jakie nie. Obowiązuje jednak zasada mówiąca, że rozliczeniu powinno podlegać to, co podlegało ocenie na etapie udzielania wsparcia. Za każdym razem, gdy przedsiębiorca chciałby wprowadzić jakąś zmianę w realizowanym projekcie, musi więc zadać sobie pytanie, czy gdyby przedstawił go do oceny w zmienionym kształcie, uzyskałby liczbę punktów pozwalającą na uzyskanie dofinansowania.
— Jeżeli, dajmy na to, przedsiębiorca zadeklarował we wniosku, że stworzy nowe miejsca pracy w liczbie stanowiącej ponad 10 proc. dotychczasowej wielkości zatrudnienia — uzyskał dzięki temu 10 punktów na etapie oceny merytorycznej. Gdyby w trakcie realizacji projektu okazało się, że tak duży wzrost zatrudnienia nie będzie uzasadniony — należy sprawdzić, czy bez wspomnianych 10 punktów wniosek kwalifikowałby się do objęcia dotacją — tłumaczy Monika Karwat-Bury z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Analogicznie traktowane są inne zmiany, dotyczące na przykład parametrów zakupionych urządzeń czy też wpływu na ochronę środowiska. Jest jednak jedno ale…
— Modyfikacje nie mogą prowadzić do zmiany celu projektu określonego we wniosku — podkreśla Monika Karwat-Bury.
Lepiej, ale nie więcej
Od momentu złożenia wniosku o dotację do podpisania umowy mija w praktyce ponad pół roku. W tym czasie wiele może się zmienić w otoczeniu przedsiębiorcy, a także w ofercie potencjalnych dostawców maszyn czy urządzeń. W jakim zakresie beneficjent pomocy unijnej może reagować na te zmiany?
— Jeżeli w międzyczasie pojawiłby się na rynku nowy model urządzenia, które przedsiębiorca planował zakupić, bądź też w wyniku procedury wyboru dostawcy otrzymałby ofertę maszyny posiadającej dodatkowe funkcje w porównaniu z opisywaną we wniosku — może zmienić przedmiot zakupu poprzez aneksowanie umowy — wyjaśnia Monika Karwat-Bury.
Jeżeli jednak okazałoby się, że w ciągu wspomnianych kilku miesięcy cena urządzenia, które planował zakupić beneficjent unijnej dotacji, spadła bądź też pojawiła się korzystna promocja, pozwalająca na przykład na zakup pięciu komputerów w cenie planowanych czterech — przedsiębiorcy nie wolno z niej skorzystać.
— Nie ma możliwości jakiegokolwiek rozszerzenia ilościowego zakresu prac podlegających dofinansowaniu, a ewentualne dodatkowe zakupy przedsiębiorca musi sfinansować ze środków własnych, nawet jeżeli mieściłyby się w kwocie przyznanego wsparcia — mówi Monika Karwat-Bury.
Plany i koszty
Istnieje jednak obszar zmian, który jest dopuszczalny w z góry określonych granicach i nie wymaga podpisywania aneksu do umowy o dofinansowanie. Dotyczy on poziomu rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowanych.
— Zgodnie z art. 4 ust. 6 umowy o dofinansowanie w trakcie realizacji projektu możliwe są przesunięcia między poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych do 10 proc. kwoty przypadającej na każdą kategorię —mówi Monika Karwat-Bury.