Zarządzanie dokumentamiKontrola i automatyzacja procesów biznesowych
Centralna składnica firmowych dokumentów pozwala wziąć w ryzy najważniejsze informacje.
Obieg dokumentów to szerokie pojęcie interpretowane na różne sposoby, ale zawsze związane z procesem zarządzania dokumentami. Kiedy mówimy o obiegu dokumentów, najczęściej przed oczami pojawia się schemat ilustrujący „uporządkowany” przepływ plików elektronicznych.
Przykładowo dokumenty handlowe (zamówienia, faktury), przygotowywane w systemie wewnętrznym przez uprawnione do tego osoby, mogą być automatycznie przekazywane do dalszej „obróbki”, czyli zatwierdzenia.
— Należy podkreślić, że obecnie obieg dokumentów wykracza poza struktury jednego przedsiębiorstwa i łączy ze sobą setki, a nawet tysiące firm. Za pośrednictwem EDI, czyli Electronic Data Interchange, miesięcznie przesyła się miliony dokumentów elektronicznych. Możemy zatem mówić o ich kompleksowym obiegu, rozumianym jako proces zarządzania wewnętrznym i zewnętrznym przepływem — twierdzi Marta Gądek z Comarchu.
Zdaniem Bartosza Stebnickiego, dyrektora generalnego EMC Polska, elektroniczny obieg dokumentów w organizacji wbrew pozorom jest zagadnieniem bardziej organizacyjnym niż technologicznym. Przeważająca część firm używa dokumentów elektronicznych, w ostatnim etapie ich cyklu życia sprowadzając je do postaci papierowej.
Mniej zachodu
— Pracujemy nad dokumentem samodzielnie bądź w grupie, po ukończeniu go drukujemy i zanosimy do podpisu lub puszczamy w obieg w organizacji. Realizacja obiegu dokumentów sprowadza się zatem do definicji procesów, którym dany typ dokumentu jest przypisany, i stworzenia odpowiednich ram prawnych wewnątrz organizacji, tak aby umożliwić np. elektroniczną akceptację czy też podpisywanie dokumentów — przekonuje Bartosz Stebnicki.
Nowoczesne systemy zarządzania firmą wyposażone są w rozwiązania do zarządzania dokumentami DMS (Document Management System). W procesie obiegu biorą udział „wirtualne” dokumenty systemu ERP (faktury zakupowe i sprzedażowe, zadania i aktywności CRM, kontrahenci, zlecenia serwisowe).
— Współczesny obieg jest modelem procesu, dzięki takiemu podejściu wybiera się poszczególne funkcje z menu, a system prowadzi użytkownika za rękę. Przypomina to autopilota w sterowaniu samolotem, gdzie system podpowiada i wywołuje poszczególne funkcje na poszczególnych etapach przetwarzania dokumentów. Ten proces musi być oczywiście wcześniej zdefiniowany. Dzięki temu mamy pewność, że podobne zdarzenia w życiu firmy będą obsługiwane w ten sam sposób — twierdzi Wojciech Grzybek, prezes spółki Heuthes.
Bezbłędnie
Jakie korzyści daje firmie wykorzystywanie obiegu dokumentów?
— Są to zarówno korzyści operacyjne, czyli te dostrzeżone zaraz po wyeliminowaniu dokumentów papierowych, jak i strategiczne, czyli te odczuwane w dłuższym okresie. Automatyzacja pracy, lepsza organizacja przydziału zadań i kontrola ich realizacji, redukcja błędów w dokumentach, bliska współpraca z partnerami biznesowymi, przyspieszenie logistyki, optymalizacja produkcji i stanów magazynowych to tylko niektóre z zalet wdrożenia systemu do zarządzania dokumentami — wylicza Marta Gądek.
— Korzyści jest wiele. Przede wszystkim możemy mówić o ograniczeniu ryzyka wynikającego z przetwarzania papieru, czyli eliminacji gubienia dokumentów i zapominania o sprawach. Ponadto możliwa jest kontrola i automatyzacja procesów biznesowych. Sprawniejsza organizacja pracy i zwiększona efektywność wpływają na ograniczenie kosztów operacyjnych poprzez np. automatyzację procesów biznesowych lub eliminację kosztów papieru — dodaje Bartosz Stebnicki.
Zdaniem praktyków, najważniejszą zaletą jest to, że moduł DMS stanowi centralną składnicę wszystkich informacji w firmie. Dotyczy to zarówno notatek handlowców, umów handlowych, poczty elektronicznej, skanów dokumentów, faksów, jak i poczty głosowej.
— Średnia firma po kilku latach działalności może mieć nawet 2 mln dokumentów. Jeśli liczyć, że w segregatorze mieści się 500 kartek, daje to 4000 segregatorów, które zajmują 300 metrów bieżących półek — 60 szaf, każda z 5 półkami metrowej długości. Wszystkie muszą być opisane i często przechowywane w specjalnym pomieszczeniu. W postaci elektronicznej jeden dokument to średnio 10 KB, co daje około 20 GB, czyli pojemność małego dysku twardego — twierdzi Wojciech Grzybek.