Warto poznać specyfikę regionu
Przygotowanie do targów trzeba zacząć najpóźniej rok przed terminem imprezy. Specyfiką Wschodu jest to, że nawet uliczny handlarz może okazać się najpoważniejszym odbiorcą towarów polskiego producenta. Rodzime firmy jadące na Wschód po raz pierwszy powinny skorzystać z usług profesjonalnych organizatorów.
Wystawiając się na Wschodzie trzeba przede wszystkim zadbać o dopasowanie się do gustów i upodobań mieszkańców miast, w których odbywają się targi. Nikt nie jest chyba bardziej wrażliwy niż nasi wschodni sąsiedzi. Rosjanie, Białorusini czy Litwini lubią być rozpieszczani i trzeba o tym pamiętać, zarówno wysyłając zaproszenie jak i podejmując ich w stoisku. Ludzie Wschodu zwracają uwagę na szczegóły, dlatego wyjazd na wystawę powinien być poprzedzony wnikliwą analizą rynku i tradycji kraju, w którym wystawa się odbędzie. Nie można dopuścić do sytuacji, że do niektórych krajów muzułmańskich, jako jedyny specjalista pojedzie kobieta, lub że do Rosji zostanie wysłany abstynent. Wszystko musi być zorganizowane tak, żeby gość poczuł się wyjątkowo, a firma zdobyła sobie jak najlepszą opinię.
Poza kwestiami wynikającymi z obyczajowości i tradycji krajów położonych na wschód od Polski, ogólne zasady przygotowań i działań są jednakowe zarówno dla targów organizowanych na Wschodzie, jak i na Zachodzie.
— Na targach wschodnich jest niższy standard zaplecza niż na imprezach np. w Hanowerze czy Mediolanie. Za wschodnią granicą trudniej też o profesjonalne sale wystawiennicze. Przedsiębiorca musi się z tym liczyć — tłumaczy Zbigniew Napiórkowski, prezes KIG Centrum Promocji.
Pod opieką
Kraje zachodnie cieszą się opinią państw bezpiecznych, dlatego wystawcy częściej decydują się samodzielnie wyjeżdżać na targi tam organizowane. Wyjazdom do Rosji i pozostałych krajów byłego ZSRR zwykle towarzyszy pewna obawa. Firmy boją się komplikacji związanych z zakwaterowaniem, transportem, wyżywieniem czy bezpieczeństwem. Niepewne są również ceny i wystawcy trudno się zorientować, co ile faktycznie kosztuje. Nie powinno też dziwić, że zamówiona w hotelu taksówka to 12-letni rozklekotany pojazd bez międzynarodowego oznaczenia TAXI, a kierowca to brat hotelowej recepcjonistki. Należy również pamiętać o tym, że ceny w hotelach nie należą do najniższych. Wyjściem z sytuacji jest skorzystanie z usług firm organizujących kolektywne wyjazdy polskich przedsiębiorstw na targi. W ramach usługi dobry organizator zapewni wszystko, z czym samodzielny wystawca mógłby sobie na Wschodzie nie poradzić.
— Organizator może poza zapewnieniem miejsca, zabudowy i wyposażenia, zapewnić obsługę wyjeżdżających na targi delegatów — dodaje Zbigniew Napiórkowski, prezes KIG Centrum Promocji .
Jak w firmie
Poradnik postępowania przy wyjeździe na targi to tak naprawdę poradnik prowadzenia firmy.
— Przygotowanie do wystawy jest jak odliczanie przy starcie rakiety. Jeżeli wiem, że za rok chcę pokazać swój produkt — znam datę startu. Wiem, ile dni wcześniej muszę zorganizować spedycję, zamówić hotele itd. Zupełnie tak samo jak przy prowadzeniu codziennej działalności produkcyjnej czy usługowej — tłumaczy Zbigniew Napiórkowski.
Polskie firmy często zapominają o tym, że gości trzeba na targi zaprosić. Zdawkowy faks na pewno nie wystarczy, szczególnie na Wschodzie. Zaproszenie imienne na dobrym papierze może przesądzić o rozwoju późniejszych kontaktów. Sam produkt najlepiej prezentować w naturze, tak by gość mógł posmakować, obejrzeć czy dotknąć.
— Targi to olbrzymia rzesza odwiedzających czyli możliwość kształtowania gustów — uzupełnia Zbigniew Napiórkowski.
Bez wpadek
Udział w targach nie jest początkowym etapem kontaktów.
— Przed targami dobrze jest przeprowadzić rozeznanie rynku, np. przez udział w misji czy spotkaniu biznesowym. Warto, by wystawca zapoznał się z raportem marketingowym z interesującej go branży (można je zdobyć w wydziałach ekonomiczno-handlowych ambasad lub izbach gospodarczych). Wystawca nie powinien ufać jedynie dziennikarskim sensacjom, które często przedstawiają katastrofalny stan gospodarki Rosji, Białorusi, Ukrainy, a nawet krajów bałtyckich — radzi Bożena Wróblewska, dyrektor Polsko-Litewskiej Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich.
Ekspozycja na targach wschodnich wymaga szczególnej pracy przy przygotowywaniu dokumentacji na potrzeby spedycji eksponatów. Przy przekraczaniu naszej wschodniej granicy uczestnicy muszą przedstawić różnego rodzaju dokumenty w zależności od reprezentowanej branży. Zdarzają się wtedy nieprzyjemne niespodzianki, dlatego wszystkie dokumenty powinny być dokładnie sprawdzone. Dobrze jest skorzystać z usług profesjonalnego spedytora. Co prawda, podnosi to koszty, ale pozwala zmniejszyć ryzyko komplikacji.
— Koniecznie trzeba dopasować wystrój stoiska do gustu gości. Trzeba pamiętać o tym, że na Litwie czy Łotwie mają inny gust niż w Rosji czy w Kazachstanie — uzupełnia Bożena Wróblewska.
Niezmiernie istotne jest bardzo rzetelne przygotowanie folderów. Ceny powinny być podane w dolarach, a tekst prezentowany w Rosji, na Białorusi i krajach azjatyckich przetłumaczony na język rosyjski, w pozostałych — na język ojczysty. Tłumaczenie musi być bezbłędne, gdyż nic tak nie razi jak błędy językowe, zwłaszcza w krajach bałtyckich.
— Warto nauczyć się języka rosyjskiego. Na wschodzie trudno zrobić dobry interes bez jego znajomości. Dobrze jest również znać kilka słów w języku narodowym miejsca imprezy. Należy pamiętać o tym, że w państwach poradzieckich wciąż pokutuje niezbyt przychylny stereotyp Polaka, więc nie warto dawać powodu do jego umocnienia — uzupełnia Bożena Wróblewska.
Marcin Bołtryk
[email protected] (22) 611 62 71