Wyjazdy z zasadami

  • Dorota Czerwińska
opublikowano: 14-05-2012, 00:00

Podróże służbowe Nie trzeba ograniczać liczby ani standardów. Wystarczy trzymać się pewnych reguł organizacyjnych

Korporacje, w których podróże służbowe to prawie codzienność, mają specjalne działy lub osoby, które zajmują się organizacją wyjazdów. Niektóre korzystają z pomocy wyspecjalizowanych biur podróży. Inaczej jest z mniejszymi firmami, w których służbowe podróże są sporadyczne. Czy w obu przypadkach korzystanie z pośrednictwa wyspecjalizowanych biur ma sens? W czym pomoże biuro? Ile kosztują takie usługi? Okazuje się, że także małe firmy coraz częściej korzystają z pomocy biur podróży. Powodów jest kilka.

— Pierwszy — to oszczędność czasu. Sekretarki czy asystentki, którym często zleca się zorganizowanie podróży, tracą go dużo na żmudne poszukiwania w internecie najlepszych połączeń lub rezerwację hotelu. Pracownicy biur podróży robią to szybciej i lepiej. Dysponują systemami rezerwacyjnymi, które minimalizują czas szukania optymalnej wersji podróży. Nie zależy nam na promowaniu konkretnej linii, mamy kontakt ze wszystkimi, bo prowizja jest stała — twierdzi Michał Szczodrowski z FunFly.

Kolejny powód to opłaty. Podpisanie umowy z biurem organizującym wyjazdy pozwala na odroczoną płatność i możliwość otrzymywania faktur zbiorczych.

— Na ogół firmy oczekują pełnej obsługi — znalezienia najlepszego środka lokomocji, samochodu do poruszania się na miejscu, ubezpieczenia i hotelu, choć przedsiębiorstwa z zagranicznymi oddziałami mają własne miejsca noclegowe dla podróżujących pracowników — dodaje Michał Szczodrowski.

Poza tym biura podróży oferują w ramach umowy o stałej współpracy hot-line, czyli 24-godzinną pomoc w zmianach rezerwacji w razie opóźnień i innych sytuacji wymagających natychmiastowej interwencji.

Ile to kosztuje

Opłaty w biurach podróży za rezerwację wynoszą 30-150 zł zależnie od rodzaju transakcji.

— Za zarezerwowanie hotelu czy samochodu nie pobieramy opłat, bo prowizje otrzymujemy od hoteli i wypożyczalni aut. Mamy z nimi specjalne umowy — wyjaśnia Michał Szczodrowski, który przestrzega przed korzystaniem z usług biur oferujących rzekomo niskie ceny za wystawienie biletu, bo — jak twierdzi — ukrywają koszty w fakturze za usługi. A Barbara Dziedzic dyrektor generalny BP Club&Travel, autorka poradnika dla firm „Podróże służbowe — jak oszczędnie podróżować w kryzysie”, radzi, aby podpisując umowę z biurem, zwrócić uwagę na zakres usług objętych opłatą.

— W przypadku małych firm, w których służbowe wyjazdy są sporadyczne, warto ustalić niską stawkę za prostą transakcję, redukując zakres obsługi, czyli eliminując np. raportowanie, monitorowanie wydatków, negocjowanie specjalnych stawek z liniami lotniczymi lub hotelami czy kodowanie wystawianych biletów — podpowiada Barbara Dziedzic.

Polityka podróżowania

Jak rozpoznać dobre, partnerskie biuro, które nie będzie przysparzało kłopotów i dodatkowych kosztów?

— Moja najkrótsza rada: przetestować biuro już sprawdzone przez kolegów, znajomych z innych firm. Umowy nigdy nie powinny narzucać wyłączności — mówi Barbara Dziedzic.

Szefową BP Club&Travel cieszy, że firmy w Polsce wreszcie zaczęły ustalać i stosować politykę podróży pracowników. Koszt zbudowania w firmie takich zasad jest niewielki, a korzyści duże. Według amerykańskich badań dobrze sformułowana polityka podróży i stosowanie się pracowników do sugerowanych rozwiązań, daje pozwala firmie zaoszczędzić 2,5—5 proc. kosztów delegacji.

— Sformalizowane zasady podróży służbowych są już prawie w każdej firmie, nie tylko w korporacjach. Polityka ta uwzględnia m.in. warunki wynegocjowane z firmami oferującymi usługi turystyczne i zasady korzystania przez pracowników z określonych standardów podróży. Ale taką politykę trzeba uaktualniać przynajmniej raz na pół roku. Rzeczywistość zmienia się szybciej niż zapisy — przestrzega Barbara Dziedzic.

Firmy coraz częściej korzystają z firmowych kart kredytowych, szczególnie tych zwanych wirtualnymi — BTA czy Travel Account.

— Te nowoczesne narzędzia finansowania podróży służbowych nie tylko eliminują koszty przelewów i przedłużają termin płatności do 59 dni, ale także ułatwiają monitorowanie wydatków i taryf lotniczych stosowanych przez biuro podróży — mówi Barbara Dziedziec. Po roku warto też przeprowadzić w firmie audyt kosztów podróży służbowych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu