W na pozór spokojny środowy poranek w Krakowie nic nie zwiastowało, że kolejne godziny przyniosą niezwykle precyzyjną i niespotykaną dotąd w sektorze publicznym operację. Tymczasem tuż przed godz. 10 na progu siedziby Comarch Polska zjawiło się dwóch pracowników ZUS z warszawskiej centrali zakładu z dokumentami i… kamerą. To był początek akcji rozpisanej na minuty. Późniejsze wydarzenia potoczyły się szybciej.
Środowe informacje o odstąpieniu przez ZUS od części umowy z Comarchem na utrzymanie głównego systemu IT zakładu (KSI), spowodowały silną przecenę akcji spółki i odbiły się szerokim echem po rynku. Comarch nie zgadza się z decyzją ZUS i możliwe, że w najbliższej przyszłości obie strony będą wymieniać ciosy prawne. Swoje zdecydowane i szybkie działanie ZUS tłumaczy bezpieczeństwem i koniecznością zapewnienia ciągłości działania krytycznego dla państwa systemu informatycznego. Wskazuje, że firma nie zaliczyła dwukrotnie weryfikacji gotowości w procesie przejmowania kluczowych dla zakładu metryk. Nie wdając się w szczegóły sporu między spółką i zakładem, w oparciu o dobrze poinformowane źródło przedstawiamy sekwencję wydarzeń z ostatnich dwóch tygodni, które doprowadziły do tego bezprecedensowego wydarzenia.
Czwartek 7 lutego. Przed bitwą
Na posiedzeniu zarządu ZUS przedstawiony został aktualny stan faktyczny dotyczący przejęcia utrzymania KSI przez Comarch, możliwe warianty działań oraz opinie zewnętrznych ekspertów i rekomendacje komórek organizacyjnych ZUS. Było to pracowite posiedzenie, bo dokumentacja tej sprawy na spotkanie zarządu obejmowała dwa segregatory dokumentów: analizy, opinie, raport podsumowujący okres przejęcia i rekomendacje. Dlatego posiedzenie trwało cztery godziny. W trakcie głos zabierali wszyscy zaangażowani w proces pracownicy ZUS i eksperci zewnętrzni. Każda osoba, która dokonała rekomendacji, oprócz pisemnego stanowiska, przedstawiała i uzasadniała je ustnie. Zarząd jednogłośnie podjął decyzję o częściowym rozwiązaniu umowy z Comarchem. Wiceprezes ds. IT Krzysztof Dyki został upoważniony do podjęcia rozmów ze spółką o ewentualnym zawarciu porozumienia, a w przypadku braku takiego porozumienia — do złożenia jednostronnego oświadczenia o rozwiązaniu części umowy.
Wiceprezes dostał też zielone światło do uruchomienia procedury negocjacyjnej z Asseco, na podstawie Prawa zamówień publicznych (PZP), w wyniku której miała zostać podpisana umowa w części odpowiadającej zakresowi rozwiązanej częściowo umowy z Comarchem. Został też upoważniony do powołania komisji przetargowej do negocjacji z Asseco. Dodatkowo na tym samym posiedzeniu zarząd zdecydował o powołaniu zespołu do spraw przygotowania nowego przetargu konkurencyjnego dotyczącego utrzymania KSI. Przetarg ma obejmować dwa okresy: od momentu podpisania umowy z nowym wykonawcą do października 2022 r., czyli od chwili rozpoczęcia świadczenia usług przez nowego wykonawcę do końca całej umowy z Comarchem oraz kolejne cztery lata okresu utrzymania po zakończeniu umowy z tą spółką.
Poniedziałek 11 lutego. Negocjacje
W siedzibie ZUS na Szamockiej doszło do spotkania wiceprezesa Comarchu Pawła Prokopa i Krzysztofa Dyki, podczas którego poinformowano tego pierwszego o decyzji zarządu ZUS i zaproszono do rozmów na temat wspólnego uzgodnienia warunków porozumienia w zakresie częściowego rozwiązania umowy. W kolejnych dniach spółka nie odniosła się do przedstawionej propozycji. Trwała wymiana mejli i ponagleń. Comarch wysłał do Zakładu pismo z oczekiwaniem rekompensaty z tytułu „poniesionych nakładów”.
Wtorek 19 lutego. Czas decyzji
Tego dnia wiceprezes ZUS ds. IT podpisał pismo zawierające oświadczenie o jednostronnym rozwiązaniu umowy, zawierające uzasadnienie, w tym wskazanie podstawy rozwiązania oraz informację o naliczeniu kary umownej. Oznacza to decyzję o wdrożeniu działań wcześniej zaplanowanych na wypadek realizacji tego scenariusza. O szczegółach operacji, która ma się wydarzyć w kolejnym dniu, wiedziały w ZUS tylko trzy osoby. Miało to na celu zmniejszenie ryzyka wycieku informacji, co mogłoby utrudnić wykonanie decyzji zarządu ZUS.
Środa 20 lutego. Frontalny atak
Tego dnia w siedzibie Comarchu tuż przed 10 zjawiło się dwóch prawników ZUS. Przybyli do Krakowa dzień wcześniej, bez oficjalnej delegacji, aby uniknąć przecieku. Złożyli oświadczenie o częściowym wypowiedzeniu umowy. Pracownicy recepcji początkowo odmówili przyjęcia pisma. W końcu udało się je złożyć i uzyskać pokwitowanie odbioru. Obraz i dźwięk były utrwalane. Chwilę po tym przedstawiciele ZUS udali się do notariusza w celu potwierdzenia, że ten określonego dnia i o określonej godzinie zapoznał się z kopiami dokumentów opatrzonymi stemplem z potwierdzoną datą wpłynięcia. O 10.30 ZUS rozpoczął oficjalne negocjacje z Asseco. Zgodnie z naszymi informacjami Asseco wcześniej liczyło na otrzymanie całości kontraktu na utrzymanie KSI i zdziwiła je propozycja jedynie częściowego utrzymania.
Asseco oczekiwało też powrotu do warunków finansowych obecnej umowy, która kończy się w dniu 1 marca, co dla ZUS było nie do zaakceptowania. Ok. godz. 13 ZUS udzielił Asseco zamówienia w zakresie odpowiadającym części umowy rozwiązanej z Comarch. Uzyskał też obniżenie cen na usługi utrzymania o 30 proc. dla metryk oraz 15 proc. dla usługi integratora od cen płaconych na podstawie aktualnie obowiązującej umowy pomiędzy ZUS a Asseco. Pośpiech wynikał z faktu, że gdyby Comarch (który słynie z dobrych prawników) złożył odwołanie po rozpoczęciu negocjacji z Asseco, a przed podpisaniem umowy, ZUS nie miałby możliwości jej podpisania do czasu rozstrzygnięcia sprawy przed KIO. To zajęłoby około trzech tygodni. Gdyby do takiej sytuacji doszło, ZUS mógłbynie zachować ciągłości działania KSI, co byłoby wizerunkowym samobójstwem. O godz. 14.24 Comarch opublikował komunikat bieżący w sprawie kontraktu. Notowania jego akcji zakończyły dzień dziewięcio procentową przeceną.
Krajobraz po bitwie
ZUS nie udziela oficjalnych informacji na temat przebiegu środowych wydarzeń. Przyznaje, że od początku zakładał wiele scenariuszy działania.
— W chwili podpisywania umowy z firmą Comarch posiadaliśmy zdefiniowany i szeroki katalog możliwych czynników ryzyka, którymi zarządzamy od ponad roku. Jeden z nich przewidywał ograniczenia prawne w możliwości zapewnienia ciągłości i kompletności usługi utrzymania w przypadku częściowego niepowodzenia w świadczeniu usług. Trudno określić czas przygotowania poszczególnych działań, ponieważ zarządzaliśmy i zarządzamy tym katalogiem w trybie ciągłym od początku 2018 r. — mówi Krzysztof Dyki.
Twierdzi, że działania przeprowadzone przez zakład miały za zadanie przede wszystkim ochronić interesy i bezpieczeństwo świadczeń klientów zakładu.
— To domena, w której nie dopuszczamy kompromisów. Czynności zrealizowano zgodnie z obowiązującym prawem oraz poszanowaniem relacji z naszym partnerem, którego poinformowaliśmy — z ponad tygodniowym wyprzedzeniem — o realizowanych przez nas działaniach — mówi.
OKIEM EKSPERTA
Plan i sprawne działanie
MAŁGORZATA STRĘCIWILK, była prezes UZP, pracownik naukowy Wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie
W sektorze publicznym czas najczęściej goni i zdarza się, że negocjacje w sprawie udzielenia zamówienia z wolnej ręki trwają jeden dzień. Przepisy nie określają tutaj jakiegoś minimalnego czasu. Nie przypominam sobie sytuacji, w której wypowiedzenie umowy, przeprowadzenie negocjacji i podpisanie umowy z kolejnym kontrahentem udało się przeprowadzić w ciągu jednego dnia. Na pewno wymaga to posiadania przez strony bardzo sprawnych prawników i wcześniejszego opracowaniaszczegółowego planu, czy strategii działania po stronie zamawiającego. Każdy podmiot zainteresowany zamówieniem może złożyć środek ochrony prawnej w sprawie czynności zamawiającego polegającej na rozpoczęciu negocjacji co do udzielenia zamówienia z wolnej ręki. Gdyby został wniesiony po rozpoczęciu negocjacji, a przed udzieleniem zamówienia, blokowałoby to podpisanie umowy. Gdyby zaś umowa z wolnej ręki została podpisana, a KIO stwierdziło brak zasadności zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, Izba może unieważnić umowę w całości, części czy nałożyć karę. To jest ryzyko, które bierze na siebie zamawiający.