Cyfrowa rewolucja postępuje opornie

Firmy decydują się na elektroniczne wersje dokumentów, aby zwiększyć ich bezpieczeństwo, ułatwić wyszukiwanie i mieć lepszy dostęp do danych, których stale przybywa. Wszystko to zaś prowadzi do lepszego zarządzania procesami biznesowymi.

— Digitalizacja przekłada się na optymalizację kosztów i wpływa na wzrost wydajności pracy osób zajmujących się przetwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów — wskazuje Michał Kuczyński, dyrektor departamentu podatkowego Infosys BPO Poland.

— Szczególnie w bankowości, ubezpieczeniach i telekomunikacji powszechnie zastępuje się papierowe wydruki dokumentami elektronicznymi. Oznacza to nie tylko redukcję kosztów związanych np. z dystrybucją czy archiwizacją, ale również wyższy poziom bezpieczeństwa i kontroli. Ponadto stanowi dowód, że instytucja troszczy się o środowisko naturalne i jest odpowiedzialna społecznie — dodaje Bohdan Wójcicki, konsultant ds. obsługi procesów biznesowych w Xerox Polska.

Skanery to nie wszystko

Od czego zacząć zamianę papierowych dokumentów na cyfrowe? Od solidnej analizy potrzeb biznesowych. Na jej podstawie firma dobierze odpowiednie oprogramowanie i sprzęt. Być może wystarczą jej skanery stacjonarne. Jeśli jednak prowadzi działalność sprzedażową lub usługową w terenie, trzeba będzie zaopatrzyć się w sprzęt mobilny.

— Modele stacjonarne z podajnikami arkuszy oferują wysoką wydajność i prędkość skanowania oraz integrację z zewnętrznymi systemami cyfrowego obiegu dokumentów. Natomiast urządzenia mobilne szybko i wygodnie skanują paragony, faktury, wizytówki, plastikowe karty identyfikacyjnei fotografie poza siedzibą firmy, podczas wizyty u klienta, w samochodzie, sklepie, magazynie. Mają wbudowane akumulatory litowo-jonowe, można je podłączać do komputerów, smartfonów i tabletów przy wykorzystaniu łączności bezprzewodowej Wi- Fi lub kabla USB — tłumaczy Piotr Baca, dyrektor zarządzający Brother Polska. Istotne jest również, jak często i intensywnie sprzęt będzie wykorzystywany.

— Przy zastosowaniu produkcyjnym, czyli digitalizacji masy dokumentów, egzamin zdają bardziej zaawansowane technologicznie skanery, wyposażone w systemy automatyzujące wiele operacji manualnych — uświadamia Bohdan Wójcicki.

Powstający w wyniku skanowania plik graficzny ma postać bitmapy i jego użyteczność jest ograniczona. Nie pozwala choćby na przeszukiwanie treści, np. znalezienie określonej frazy tekstu lub wyodrębnienie ilustracji. Ale od czego jest obróbka cyfrowa, polegająca m.in. na kompresji danych graficznych i automatycznym rozpoznawaniu znaków, słów i całego tekstu metodami OCR?

— Skanery nowej generacji zapewniają wiele opcji zapisu i zarządzania skanami. Dokumenty cyfrowe można bezpośrednio zapisać w chmurze, na karcie SD, platformie SharePoint, serwerze FTP, OCR lub wysłać jako załącznik wiadomości e-mail. Ponadto dzięki aplikacjom dostępnym na urządzenia mobilne z systemamiAndroid i iOS użytkownicy mogą przeglądać, zapisywać i przesyłać skany bezpośrednio z tabletu lub smartfona — wyjaśnia dyrektor Baca.

Ważne są też systemy poprawiające jakość obrazu, takie jak Kofax VRS i Kodak Perfect Page. Pozwalają m.in. na automatyczną rotację, usunięcie niechcianych elementów (np. zabrudzenia, znaki po dziurkaczach, tło) i poprawę jakości tekstu.

Działy IT bez uprawnień

Sprzęt i aplikacje tanieją, a ich obsługa nie nastręcza większych problemów. A jednak papierowe archiwa trzymają się mocno. Z raportu opracowanego przez Coleman Parkes Research na zlecenie Ricoh wynika, że 63 proc. europejskich firm nie jest gotowych na cyfrową transformację. Dotyczy to też polskich przedsiębiorstw. W czym tkwi problem? Między innymi w niewystarczających kompetencjach działów informatycznych.

— Dyrektorzy IT dysponują odpowiednimi zasobami, ale nie mają wystarczających uprawnień, aby przeprowadzić cyfryzację. Powinni mieć większy wpływ na modele biznesowe, interakcje z klientami i produktywność pracowników. Gdyby połączyli wiedzę technologiczną z umiejętnościami biznesowymi, mogliby zmienić tradycyjne metody pracy w firmie — uważa Tomasz Nazaruk, dyrektor zarządzający Ricoh Polska.