Czytasz dzięki

Cyfrowa transformacja w dystrybucji spożywczej

  • Materiał partnera
opublikowano: 11-02-2020, 14:14

Automatyzacja procesów biznesowych i ich integracja w spójnym ekosystemie informatycznym to jedno z kluczowych założeń cyfrowej transformacji biznesu. Jak osiągnąć ten cel w złożonej organizacyjnie i działającej na międzynarodową skalę spółce?

Z takim wyzwaniem skutecznie poradziła sobie Mastermedia, polski dystrybutor FMCG z Lublina, wdrażając dedykowane rozwiązanie firmy Sente.

Mastermedia to największy i notujący najszybszy wzrost sprzedaży eksporter polskiej żywności na terenie Wielkiej Brytanii, Irlandii, Niderlandów i Niemiec. Spółka z Lublina zarządza zlokalizowaną na Wyspach Brytyjskich, w Niderlandach i Niemczech siecią sklepów Food Plus.

Działalność Mastermedia jest skomplikowana ze względu na skalę funkcjonowania i unikatowe procesy biznesowe związane z eksportem do wielu krajów oraz wynikającą z tego wieloofertowością i wielowalutowością. Dynamiczny rozwój firmy nie byłby możliwy, gdyby nie świadome podejście do identyfikowania i adresowania przeszkód, stojących na drodze wzrostu przedsiębiorstwa. Jednym z największych wyzwań ostatnich lat w Mastermedia był wybór i wdrożenie nowego zintegrowanego systemu informatycznego.

Czwarta rewolucja przemysłowa

Jak podkreśla Krzysztof Piech, dyrektor logistyki i IT w Mastermedia, który pełni rolę product ownera w projekcie wdrożeniowym, firma zidentyfikowała trzy główne powody, które przyczyniły się do decyzji o wdrożeniu nowego systemu ERP.

– Pierwszą przyczyną była sprawa bezpieczeństwa i wydajności używanego dotychczas systemu. Należał do innej epoki świata cyfrowego, do lat 90. Drugim powodem decyzji o zmianie była kwestia rozproszenia danych i procesów w organizacji pomiędzy różnymi aplikacjami – potrzebowaliśmy rozwiązania, które integruje wszystko w jednym miejscu. Trzecią przyczyną była wizja rozwoju firmy, którego jedną z podstaw ma być to, co określa się mianem czwartej rewolucji przemysłowej. Mieliśmy i nadal mamy wiele pomysłów na to, jak być w XXI w., jak włączyć rozwiązania informatyczne, aby zbudować trwałą przewagę konkurencyjną. Do naszej dyspozycji było jednak narzędzie z końcówki XX w. To nie mogło się udać. Musieliśmy coś zmienić. Wybraliśmy wdrożenie rozwiązań Sente – tłumaczy Krzysztof Piech.

Mastermedia poszukiwała rozwiązania, które pozwoli poprawić efektywność pracy w całej firmie, poprzez dopasowanie systemu informatycznego do skali działania przedsiębiorstwa. Bardzo ważne było zintegrowanie procesów operacyjnych i zautomatyzowanie wybranych zagadnień biznesowych oraz optymalizacja kosztów.

– Kluczowa była maksymalizacja automatyzacji procesów, a tam, gdzie nie było to jeszcze możliwe lub też korzyści były zbyt małe w stosunku do koniecznych do zainwestowania środków, maksymalizacja uproszczeń w obsłudze tych procesów – wyjaśnia Krzysztof Piech.

Przedstawiciele firmy zdawali sobie sprawę, że tak naprawdę nie wybierają systemu, lecz partnerów, z którymi będą rozwijać wdrożone rozwiązania przez lata.

– Współpraca z dostawcą oprogramowania jest w założeniu długofalowa, a projekty nie są wyłącznie harmonogramami, lecz zdarzeniami, jakie wspólnie realizują ludzie. Zatem im większa po stronie dostawcy jest umiejętność słuchania klienta, rozumienia jego potrzeb, poszukiwania adekwatnych rozwiązań, tym łatwiej jest osiągać zamierzone cele. Z mojego punktu widzenia, postawa firmy oferującej produkt informatyczny, wartości, jakimi się kieruje, nie może zostać pominięta na etapie wyboru. Zignorowanie faktu, że w przyszłości będziemy ze sobą intensywnie współpracować, że dzielimy się z kimś swoimi koncepcjami strategicznymi zanim ujrzą światło dzienne jest poważnym błędem – mówi Krzysztof Piech.

Dla Sente wdrożenie w Mastermedia było ambitnym projektem, wymagającym dużego zaangażowania i skrupulatnie przemyślanego przygotowania.

– Największym wyzwaniem w realizacji projektu dla Mastermedia była skala wdrożenia. Z perspektywy dostawcy rozwiązań komfortowa jest możliwość „pocięcia” systemu na kawałki i uruchamiania poszczególnych elementów stopniowo, jeden po drugim. Złożoność organizacyjna Mastermedia wykluczała takie podejście. Konieczne było przygotowanie całości systemu i jednoczesne wdrożenie wszystkich obszarów rozwiązania. Na każdym etapie realizacji projektu rozwiązania przechodziły testy, ale w momencie uruchomienia do faktycznego użytku oddawaliśmy 12 tysięcy godzin developmentu na raz. Aby zminimalizować ryzyko, przed uruchomieniem przeprowadziliśmy miesiąc testów akceptacyjnych i przepracowaliśmy cały tydzień faktycznej pracy Mastermedia w nowym systemie. Naszym celem było to, aby klienci Mastermedia nie odczuli żadnych trudności w związku z wdrożeniem nowego systemu. Zrealizowaliśmy ten cel – wspomina Wojciech Nowak, wiceprezes Sente.

Podejście dostosowane do potrzeb

Projekt wdrożenia dedykowanych rozwiązań w Mastermedia realizowany był w metodyce zwinnej. Jak wyjaśnia Kamila Czerniak, kierownik projektu wdrożeniowego w Sente, praca w metodyce zwinnej to świadoma decyzja biznesowa.

– Metodyka zwinna (ang. agile software development) zakłada zaangażowanie product ownera i interesariuszy we współpracę z zespołem deweloperskim jako podstawę realizacji projektu. Aspekt empiryczny wspólnej pracy sprawia, że zespół projektowy bardzo dobrze poznaje firmę, dla której projektuje rozwiązania. Jej potrzeby, oczekiwania i specyfikę. Bieżąca weryfikacja kierunku prac pozwala korygować ewentualne nieporozumienia na bieżąco. Agile zakłada ciągłą adaptację do pojawiających się nowych okoliczności i zmian w biznesie. Dzięki temu realizujemy tylko te założenia, które według product ownera i zespołu deweloperskiego mają sens, czyli przyniosą korzyści biznesowe – tłumaczy Kamila Czerniak.

Krzysztof Piech wspomina, że początkowe założenia zwinnego projektu z czasem ewoluowały wraz z postępem prac.

– W chwili rozpoczęcia współpracy z Sente na przycisku „start projektu” był napis „metodyka zwinna”. wraz z rozwojem współpracy pomiędzy nami a Sente stworzyliśmy to, co określiłbym jako funkcjonalną hybrydę zapewniającą optymalną, efektywną współpracę. Hybrydę, którą wciąż rozwijamy, aby proces wytwarzania produktów programistycznych był po prostu bardziej wydajny – mówi Krzysztof Piech.

Dalsza współpraca Mastermedia z Sente również będzie miała zwinny charakter.

– Sądzę, że największe korzyści z takiego hybrydowego modelu będą najbardziej zauważalne dopiero teraz, po wdrożeniu produkcyjnym ERP. Wprawdzie wcześniej, „jedliśmy tego słonia”, jakim jest system ERP w kawałkach, ale teraz będziemy to robić ze smakiem, bez pośpiechu i napięcia, które zawsze towarzyszą zespołowi projektowemu przed uruchomieniem tego, co się tworzyło już w realnym biznesie – dodaje Krzysztof Piech.

Potencjał nie do przecenienia

Mastermedia korzysta z nowego systemu od początku stycznia. Już po pierwszych tygodniach wdrożenia zauważalne są korzyści, jakie przyniosło firmie.

– Najważniejszy efektem jest erupcja pomysłów w samej organizacji i świadomość, że teraz są możliwe do realizacji. To otworzyło nowe możliwości rozwojowe. Wprawdzie wcześniej nie brakowało nam pomysłów, bo kreatywność i odwaga to ważne elementy w działalności Mastermedia, ale byliśmy w sytuacji malarza, który ma pędzel i farby, ale nie ma płótna, na którym można rozpocząć tworzenie obrazu. To jest zmiana, którą określiłbym jako fundamentalną. Wreszcie jest płaszczyzna, na którą można przenosić to, co do tej pory było marzeniem. To bez wątpienia jest ekscytujące – mówi Krzysztof Piech.

Poza wizją dalszego rozwoju i możliwością realizowania pomysłów, będących dotychczas poza zasięgiem, Mastermedia doświadczyła też natychmiastowych i bezpośrednich efektów automatyzacji.

– Już po pierwszym etapie wdrożenia, po miesiącu działania w nowym systemie, widzimy zmiany w szybkości działania poszczególnych modułów systemu, integracji danych w jednym miejscu, prostocie wprowadzania i pozyskiwania danych z systemu. Musimy jednak pamiętać, że jest to dopiero początek naszej drogi – uważa Krzysztof Piech.

To klient motywuje

Mastermedia z sukcesem rozpoczęła proces cyfrowej transformacji. Jednak dla spółki z Lublina to dopiero początek rewolucyjnej drogi.

– To, co robimy, robimy dla naszych klientów. Bliska jest nam myśl założyciela Amazona, Jeffa Bezosa, który powiedział: Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5 proc. niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta. Najbliższym wyzwaniem jest dla nas dalsza optymalizacja procesu zakupowego, jego algorytmizacja oraz centrum biznesowe klienta w nowoczesnej witrynie B2B. Chcemy też podnosić jakość usług serwisowych poprzez rozwój narzędzi informatycznych (m.in. WMS), tworzonych przez programistów spółki Mastermedia – podsumowuje Krzysztof Piech.

Wspólna praca nad rozwojem Mastermedia była wyzwaniem i cenną nauką, zarówno dla przedstawicieli spółki z Lublina, jak i dla Sente. Cyfrowa transformacja to proces, którego kolejne etapy pozwolą na jeszcze szybszy i efektywny rozwój Mastermedia.

Źródło: sente.pl 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Organizator

Puls Biznesu

Autor rankingu

COFACE

Polecane