Cyfryzacja zamiesza w przetargach

Wprowadzenie elektronicznej komunikacji zamawiających z oferentami nie sparaliżuje zamówień publicznych. Przejściowe trudności mogą jednak dać się firmom we znaki

Duże wyzwanie czeka instytucje i firmy działające na rynku zamówień publicznych. Od 18 października dla niemal wszystkich czynności w każdym przetargu obligatoryjna będzie komunikacja elektroniczna. Wiele wskazuje na to, że zarówno zamawiający, jak i wykonawcy nie są do tego w pełni przygotowani. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) na wszelki wypadek szykuje prowizoryczne rozwiązanie, które umożliwi udzielanie zamówień publicznych po 18 października. Jakie — jeszcze nie wiadomo.

KOŁO RATUNKOWE
Zobacz więcej

KOŁO RATUNKOWE

UZP, którym kieruje Małgorzata Stręciwilk, w „najbliższym czasie” przedstawi rozwiązanie, które ma umożliwić udzielanie zamó wień po 18 października. Może to być podobna instrukcja, jaka została przygotowana w odniesieniu do elektronicznego składania JEDZ. Fot. GK

— Rozważane są różne możliwości. Jest za wcześnie, by przesądzać, jaki kierunek zostanie obrany — mówi „PB” Hubert Nowak, wiceprezes UZP. W robocze ustalenia i analizy włączone są również dwa ministerstwa — przedsiębiorczości i cyfryzacji. Bliższe informacje dotyczące terminu udostępnienia narzędzia i szczegółów technicznych mają zostać zaprezentowane w „najbliższym czasie”.

Nieprzygotowani do zajęć

Rynek obawia się, że nowe przepisy na początku zaszkodzą zamówieniom.

— Spodziewam się, że większość zamawiających nie będzie przygotowana na wchodzące w październiku zmiany, dlatego albo będą opóźniać przetargi, albo ryzykować utratę unijnego finansowania. Może to mieć bardzo negatywny wpływ na kondycję firm, które żyją z zamówień — mówi Witold Malina, dyrektor pionu rolnictwo w Asseco Poland.

Twierdzi, że część zamawiających uważa, że ich problemy rozwiąże system e-Zamówienia, budowany przez Ministerstwo Cyfryzacji (MC, więcej w ramce), lub publiczny portal e-usług, zapowiadany przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

— Portal nie ruszy do 18 października, bo nie wystartowało jeszcze nawet postępowanie na takie narzędzie [dostępne dla wszystkich zamawiających — red.], a platforma e-Zamówienia będzie centralnym repozytorium danych, przechowalnią zaszyfrowanych ofert i narzędziem raportującym, ale nie rozwiąże problemu elektronicznej komunikacji — mówi Witold Malina.

UZP zwraca uwagę, że w e-Zamówieniach przewidziany został moduł przyjmowania, zabezpieczania i udostępniania ofert oraz wniosków. Dlatego, zdaniem urzędu, platforma umożliwi elektroniczne składanie ofert i załączników. Problem w tym, że z dokumentacji przetargowej e-Zamówień wynika, że moduł „będzie przyjmował zaszyfrowane i podpisane podpisem kwalifikowanym dokumenty przygotowane przez wykonawców, składane poprzez portal e-usług”. W Centrum Obsługi Administracji Rządowej (COAR) na rozstrzygniecie czeka przetarg (oferty złożyło czterech wykonawców) na dostawę takiego komercyjnego portalu. Będzie on jednak dostępny tylko dla ponad 60 jednostek administracji rządowej.

— Pytanie, co z resztą zamawiających, których jest w Polsce ponad 10 tys. Wśród nich są duże podmioty, np. urzędy marszałkowskie — mówi Witold Malina.

Ministerstwo Cyfryzacji informuje, że zamawiający powinni się wyposażyć w portale e-Usług.

„Koncepcja platformy e-Zamówień, przyjęta przez UZP, zakłada integrację z portalami e-usług. W związku z tym, by w pełni móc zrealizować proces zamówień publicznych, zamawiający powinni posiadać własne portale e-usług. Ministerstwo Cyfryzacji nie planuje budowy osobnego portalu — poinformowało biuro prasowe MC.

Być może z myślą o nich planowany jest przetarg (w trybie partnerstwa innowacyjnego) Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, który — zgodnie z planem zamówień — miał ruszyć w lutym, ale dotychczas nie wystartował. Dyrektor z Asseco zwraca też uwagę, że wykonawcy muszą się nauczyć, jak przygotowywać elektroniczne dokumenty składające się na ofertę — np. podpisywane przez kilka osób pełnomocnictwa i gwarancje bankowe. Niezbędne będą im też podpisy elektroniczne. Ponadto w portalach e-usług muszą zostać wdrożone przepisy RODO, gdyż dokumenty przetargowe zawierają m.in. dane osobowe.

Nie taki diabeł straszny

Większość ekspertów nie spodziewa się jednak paraliżu systemu zamówień publicznych. Ich zdaniem, mimo braku centralnego systemu wspierającego będzie można prowadzić przetargi zgodnie z prawem. Perturbacji jednak nie unikniemy.

— Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy muszą nauczyć się stosować nowe prawo — uzyskać narzędzia oraz wdrożyć procedury niezbędne do udzielania zamówień i uczestniczenia w postępowaniach. Można więc — jak przy każdej systemowej zmianie — spodziewać się problemów w początkowym okresie stosowania nowych zasad — mówi Bartłomiej Wachta, partner w kancelarii Maruta Wachta.

Zamieszanie może trochę potrwać.

— Nie przewiduję paraliżu zamówień publicznych po 18 października, lecz przejściowe spowolnienie i utrudnienia. Najpóźniej po roku nastąpi stabilizacja, a obawy i sceptycyzm ustąpią miejsca zadowoleniu z możliwości złożenia oferty bez wychodzenia z biura i przeprowadzenia przetargu bez składowania, kserowania i skanowania tysięcy stron dokumentów — mówi Joanna Presz-Król, partner zarządzający w kancelarii Pieróg & Partnerzy.

Przypomina, że obowiązku publikowania na stronie internetowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) w przetargach nieograniczonych, wprowadzonego w 2006 r., też się obawiano.

— Wówczas również piętrzono problemy techniczne [brak stron internetowych — red.] i prawne [brak kontroli nad tym, kto zapoznaje się z SIWZ — red.], a główną przeszkodą w zastosowaniu nowego rozwiązania miał być brak wiedzy zamawiających. Jako ówczesny pracownik UZP często słyszałam opinie, że ten mechanizm się nie sprawdzi, bo np. nie da się opublikować dokumentacji technicznej na stronie internetowej. Teraz publikacja SIWZ wydaje się kwestią tak naturalną, że nikt się nie zastanawia, jak to wyglądało wcześniej — mówi Joanna Presz-Król.

Nowe ryzyko

To nie znaczy, że wszystko pójdzie gładko i bezkosztowo.

— Zmiana wymaga poniesienia przez wszystkich uczestników rynku nakładów finansowych w celu dostosowania się do nowych warunków. Zdecydowanie łatwiej będzie dużym podmiotom, które już stosująnowoczesne rozwiązania, np. uczestniczą w aukcjach elektronicznych. Z czasem jednak nowe mechanizmy przyswoją też mniejsze podmioty. Naturalnym katalizatorem będzie obowiązek składania w formie elektronicznej jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, który wszedł w życie 18 kwietnia — uważa prawniczka.

Bartłomiej Wachta zwraca uwagę, że po zmianach wykonawcy będą musieli uważniej analizować dokumentację postępowań, bo pojawi się kolejny obszar generujący ryzyko odrzucenia oferty. Przywołuje przykład Orlenu, który przegrał przetarg na dostawę paliwa do COAR z powodu… niewłaściwego formatu pliku. © Ⓟ

Okiem zamawiającego - Sławomir Gadomski, zastępca dyrektora ds. finansów i zarządzania Centrum Onkologii — Instytutu im. Marii Skłodowskiej-Curie:

Czekamy na parametry

Na październikowe zmiany przygotowujemy się aktywnie, jednak na razie w dość ograniczonym zakresie. Czekamy na więcej informacji i powstanie platformy e-Zmówień, żeby wiedzieć, jakie parametry musi mieć nasze rozwiązanie do wymiany e-dokumentów. Rynkowa oferta jest dość szeroka, ale chcemy zainwestować w rozwiązanie, które da się zintegrować, a jednocześnie poprawi efektywność naszych wewnętrznych procesów. Jeśli centralna platforma zamówień nie powstanie do października, spodziewam się, że UZP przedstawi rozwiązanie przejściowe. Zapewne pojawią się też przejściowe problemy związane z cyfryzacją, np. kontrowersje dotyczące daty wpływu oferty, jeśli na serwer zamawiającego oferta trafi z opóźnieniem. Nie wykluczam, że będzie się tu musiała pojawić jakaś wykładnia KIO/sądowa. Trzeba też rozwiązać kwestię wystawiania elektronicznych gwarancji, ubezpieczeń czy wadiów. Nie zamierzamy jednak przyspieszać zamówień planowanych na czwarty kwartał, żeby uniknąć ewentualnych perturbacji. Jest ich za dużo, by było to możliwe, zwłaszcza z uwagi na okres urlopowy.

Niezależnie od potencjalnych niedogodności kierunek zmian jest słuszny. Docelowo przyczynią się one do usprawnienia komunikacji i wszystkich procesów związanych z zamówieniami.

Zamówienie na e-Zamówienia

Ministerstwo Cyfryzacji w połowie marca powtórnie wybrało wykonawcę platformy e-Zamówienia. Zwyciężyła oferta firmy Enterprise Services Polska opiewająca na blisko 10 mln zł. Umowa z wykonawcą została podpisana 6 kwietnia. Jak informuje MC, nie jest planowane wydłużenie harmonogramu wdrożenia.

Termin wystandaryzowania usług i danych został dostosowany do terminu podpisania umowy z wyłonionym wykonawcą i wyznaczony do połowy maja br. Październikowy termin uruchomienia Platformy e-Zamówienia jest aktualny. Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, etap związany z wypracowaniem standardu usług i danych miał się zakończyć na początku lutego.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Grzegorz Suteniec

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Cyfryzacja zamiesza w przetargach