Zwolnienie ze składek okupione inwestycjami w technologię, świadczenia postojowe przygotowane w pół dnia, zautomatyzowany system do obsługi dodatku solidarnościowego i bonu turystycznego - m.in. te projekty, zrealizowane na zlecenie rządu, były wielkim wyzwaniem dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), zmagającego się w tym czasie z codziennymi problemami związanymi z pandemią. Prezes Gertruda Uścińska uważa, że z pojedynku z wirusem ZUS wyszedł zwycięsko.
- Zakład pozostał otwarty dla ludności, choć sam odczuł epidemię. W pewnym momencie nawet jedna trzecia załogi była na zwolnieniach lekarskich lub opiekowała się dziećmi. Mimo to w kontakcie z premierem Morawieckim i premier Emilewicz byliśmy think-tankiem, generującym pomysły, sugerującym rozwiązania, szacującym skutki. Pracowaliśmy praktycznie siedem dni w tygodniu – podkreśla Gertruda Uścińska.
Klienci...
– Zaczęliśmy być postrzegani jako instytucja państwa, która w czasie kryzysu osiągnęła zdolność do realizacji trudnych zadań związanych nie tylko z emeryturami, rentami i zasiłkami. To zdecydowało, że zaczęliśmy coraz poważniej myśleć o wpisaniu transformacji cyfrowej do strategii na najbliższe kilka lat – informuje szefowa ZUS.
Bazą są doświadczenia nie tylko z okresu pandemii.
– Mieliśmy już do czynienia z automatyzacją i robotyzacją, choćby w czasach obniżenia wieku emerytalnego, więc chcieliśmy iść w tym kierunku – ujawnia Gertruda Uścińska.
Na cyfryzacji ZUS mają skorzystać jego klienci - zwłaszcza firmy. W planach jest m.in. odciążenie przedsiębiorców i pracodawców z obowiązków związanych z opłacaniem i rozliczaniem składek. Ma to znacząco zredukować sprawozdawczość, biurokrację i odpowiedzialność płatników. Od tego projektu będzie zależał kolejny – związany z automatyzacją przyznawania oraz wypłaty zasiłków i emerytur.
- Automatyczne rozliczenia składkowe planujemy wprowadzić w 2022 r. Z punktu widzenia państwa i płatników składek będzie to rewolucja. Z kolei automatyzację zasiłków i emerytur wdrożymy w latach 2022–23 – deklaruje szefowa ZUS.
...chmura...
Zakład zamierza też m.in. przejść na bezgotówkową wypłatę wszystkich świadczeń. Ułatwić życie płatnikom ma również wymiana przez ZUS danych z innymi instytucjami.
- Powoli budujemy “mosty” z kolejnymi instytucjami, ale nasza wizja idzie dalej - w kierunku efektywnej, bezpiecznej chmury państwowej. Mówimy o projektach wymagających współpracy wszystkich największych instytucji i wielu ministrów – ujawnia prezes.
Technologia chmurowa może znaleźć w ZUS także inne zastosowania.
- Trzeba przemyśleć ostateczny kształt architektury IT oraz to, czy wszystkie nasze systemy muszą być posadowione na infrastrukturze ZUS. W sytuacji, w jakiej jest państwo, musimy się zastanowić, jak obniżyć koszty informatyki przy zachowaniu jak najwyższego bezpieczeństwa – informuje Włodzimierz Owczarczyk, członek zarządu ZUS nadzorujący pion operacji i eksploatacji systemów.
Zakład rozważa możliwość “wyeksportowania” do chmury np. systemu SAP, wspomagającego zarządzanie.
- Ewentualny partner świadczący usługi chmurowe musi oczywiście zostać wybrany w trybie ustawy o zamówieniach publicznych i spełniać wysokie kryteria w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania i przechowywania danych. Najlepszym rozwiązaniem byłaby zintegrowana chmura rządowa, do czego jednak potrzebne jest współdziałanie z innymi instytucjami publicznymi – mówi szef IT ZUS.
...infrastruktura...
Choć zmiany będą rewolucyjne, zdaniem Włodzimierza Owczarczyka wcześniejsze plany, np. rozbudowy sieci czy budowy KSI 2 (nowej wersji kompleksowego systemu informatycznego, czyli technicznego serca ZUS), wpisują się w nową strategię.
- Na pewno będziemy konsekwentnie odchodzili od technologii mainframe i szli w kierunku architektury x86. Przy takich projektach jak ESSI czy bon turystyczny korzystaliśmy z architektury x86 i elementów chmury prywatnej – mówi członek zarządu zakładu.
Elektronizacja zakłada m.in. odejście od fizycznej obecności klienta w ZUS. Ciężar tych zmian będzie się przenosił na Platformę Usług Elektronicznych (PUE), która ma zostać gruntownie przebudowana. Inny projekt, o jakim myśli ZUS w perspektywie najbliższych lat, to kompleksowa platforma do zarządzania cyberbezpieczeństwem.
...pieniądze i...
Większość zmian po stronie IT będzie dotyczyła kluczowych systemów tj. PUE i KSI. które będą finansowane z umów rozwojowych. Obecnie trwa wybór wykonawców, którzy będą rozwijać oba systemy. Projekty infrastrukturalne będą realizowane w odrębnych przetargach. Na razie ZUS ma tylko robocze szacunki budżetów.
- Największym kosztem będzie dostosowanie systemów informatycznych. Trzeba to jednak zestawić z oszczędnościami, jakie uzyska gospodarka dzięki zmniejszeniu obowiązków płatników składek – mówi Gertruda Uścińska.
Przypomina, że w ostatnich latach ZUS mocno obniżył koszty IT - zakład szacuje oszczędności na kilkaset milionów złotych.
...pracownicy
Planowane zmiany wymuszą reorganizację zakładu. Zdecydowaną większość zadań mają wykonywać centra kompetencyjne, rozpatrujące sprawy z całego kraju.
- Wierzymy, że zapewni to większą profesjonalizację, efektywność i przejrzystość podejmowanych decyzji. Prace nad zmianami legislacyjnymi są zaawansowane – mówi szefowa ZUS.
W dłuższym okresie automatyzacja może też wpłynąć na zatrudnienie.
- Takie procesy zawsze powodują pewną optymalizację zatrudnienia. Ona zresztą cały czas następuje. W ostatnich latach zatrudnienie w ZUS spadło o kilka tysięcy osób – twierdzi prezes.