Jak przebiega kontrola podatkowa

Na ponad 3 mld zł oszacowano nadużycia w VAT stwierdzone podczas ubiegłorocznych kontroli celno-skarbowych. Natomiast wartość nieprawidłowych rozliczeń tego podatku ujawnionych w trakcie kontroli podatkowych przekroczyła 1 mld zł – informuje Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów (MF) w odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie działalności Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w 2024 r.

Należności z tytułu VAT są jednym z najbardziej sprawdzanych przez fiskusa zobowiązań podatkowych przedsiębiorców. Iga Bendkowska, konsultant podatkowy w Rodl&Partner, tłumaczy to m.in. rosnącą luką budżetową. Jak mówi, z tego powodu można zauważyć także wzmożone kontrole rozliczeń CIT i raportowania schematów podatkowych, zwłaszcza w mniejszych firmach.

Kontrole i kontrole

W odpowiedzi na interpelację Zbigniew Stawicki zaznacza, że celem kontroli celno-skarbowych jest zwalczanie oszustw i są one prowadzone wobec podmiotów uwikłanych m.in. w zorganizowane grupy przestępcze. Nie są natomiast ukierunkowane na weryfikację popełnianych błędów.

– Kontrola podatkowa to jedno z narzędzi administracji podatkowej pozwalające sprawdzać prawidłowość wywiązywania się przez podatników z ich obowiązków. Nie należy jej mylić z kontrolą celno-skarbową prowadzoną przez KAS na innych zasadach i z większymi uprawnieniami urzędników – wyjaśnia Radosław Żuk, doradca podatkowy z Kancelarii Żuk Pośpiech.

Kontrole celno-skarbowe reguluje ustawa o KAS, a ich przedmiotem nie są wyłącznie podatki, lecz też np. przestrzeganie prawa dewizowego czy przepisów o hazardzie. Natomiast kontrole podatkowe normuje ustawa - Ordynacja podatkowa i mogą one dotyczyć m.in. prawidłowości rozliczeń VAT, CIT, PIT i innych zobowiązań publicznoprawnych.

– Ostatnio można zauważyć, że coraz więcej kontroli podatkowych jest celowanych, dzięki czemu urzędnicy są w stanie działać sprawniej. Mają do swojej dyspozycji wiele narzędzi, aby móc wykonywać czynności kontrolne bez wizyty u podatnika. To z pewnością wpływa pozytywnie na prowadzenie biznesu przez kontrolowanych – mówi Radosław Żuk.

Zwraca uwagę także na merytoryczne przygotowanie osób kontrolujących.

– Obecnie do rzadkości należą sytuacje, w których przedstawiciele fiskusa słabo orientują się w przepisach, które należy zastosować do kwestii będących przedmiotem kontroli. Kilka lat temu było to normą – wspomina doradca.

Trochę lepiej, ale…

Iga Bendkowska potwierdza, że podejście urzędników do kontroli uległo zmianie.

– Poprawiła się komunikacja i przewidywalność procedur, lecz zarazem pojawiły się wyzwania wymagające większej staranności w rozliczeniach – zauważa przedstawicielka Rodl&Partner.

Zwraca przy tym uwagę, że obecnie dobrze przygotowane firmy mogą lepiej zarządzać ryzykiem podatkowym. Dodaje, że nowe regulacje umożliwiają miarkowanie sankcji VAT, a cyfryzacja ograniczyła liczbę tradycyjnych kontroli na rzecz czynności sprawdzających.

– Administracja skarbowa deklaruje skrócenie czasu kontroli i ograniczenie ich u najmniejszych firm tylko do uzasadnionych przypadków – podkreśla ekspertka.

Według Radosława Żuka w związku z postępującą cyfryzacją przepisy o kontroli podatkowej wymagają gruntowych zmian. Należałoby np. ograniczyć czas trwania tych kontroli i żądania urzędników dotyczące okazania dokumentów zbędnych z punktu widzenia prawa podatkowego.

– Procedury są nadmiernie sformalizowane, a organy podatkowe oczekują udostępnienia informacji, które wykraczają poza podstawowy cel kontroli i nie są dla niej niezbędne – wyjaśnia doradca.

Wskazuje np. na sytuacje, w których kontrolujący domagają się od firmy uzasadnienia wyboru dostawcy, mimo że wynika to z zawartej z nim umowy i wystawionej faktury. Bywa też, że żądają przedstawienia przebiegu negocjacji handlowych, zestawień ofertowych lub korespondencji mejlowej z kontrahentami.

– Takie dzielenie się szczegółami polityki zakupowej, modelu biznesowego czy planów rozwoju jest nie tylko czasochłonne, ale budzi uzasadnione obawy o poufność wewnętrznych danych i dochowanie tajemnicy handlowej – ocenia Radosław Żuk.

Zwraca uwagę na uciążliwe, przesyłane fiskusowi na piśmie wyjaśnienia dotyczące dokumentów, które według przedsiębiorców nie wymagają takich dodatkowych objaśnień. Bywa tak w przypadku drobnych różnic w zapisach na fakturach, niedoprecyzowanej nazwy transakcji czy pomyłek pisarskich.

Zanim zapuka fiskus

– Obecnie jednak fiskus częściej skłania się do korygowania deklaracji przed zakończeniem kontroli, a zamiast szerokich inspekcji stosuje precyzyjne czynności sprawdzające. Organy podatkowe wykorzystują zaawansowane narzędzia analityczne, zwiększając efektywność typowania podmiotów do weryfikacji. Kontrole są rzadsze, ale skuteczniejsze, a urzędnicy identyfikują potencjalne nieprawidłowości na wcześniejszym etapie – twierdzi ekspertka z Rodl&Partner.

Przewiduje, że na częstotliwość działań sprawdzających mogą obecnie wpłynąć zarówno ostatnie, jak i nadchodzące zmiany w CIT, VAT czy podatku od nieruchomości. Ponadto uwaga organów kontrolnych skupia się na podatku u źródła i transakcjach międzynarodowych.

– Kluczowe stają się dbałość o prawidłowo prowadzoną dokumentację oraz zgodność podejmowanych działań z wciąż zmieniającymi się przepisami, tak aby zminimalizować ryzyko kontroli i jej możliwe konsekwencje – mówi Iga Bendkowska.

Podpowiada, aby korzystać z przydatnych narzędzi, takich jak audyty podatkowe, które mogą być pomocne w zapobieganiu nieprawidłowościom, umożliwiając ich skorygowanie, zanim zajmie się tym fiskus.

– Najlepszym sposobem na przygotowanie do kontroli jest systematyczne gromadzenie dokumentacji niezbędnej do prawidłowego rozliczania należności podatkowych. Dzięki wprowadzeniu w firmie odpowiednich procedur dotyczących zobowiązań podatkowych przedsiębiorca nie będzie musiał w pośpiechu i panice szukać potrzebnych dokumentów – radzi Radosław Żuk.