Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, której celem jest wprowadzenie od 1 lipca 2024 r. obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czeka już tylko na podpis prezydenta.
– W najbliższych tygodniach należy oczekiwać aktów wykonawczych, które będą regulowały kwestie techniczne dotyczące faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorcy nie powinni wstrzymywać przygotowań do wdrożenia KSeF. Ci, którzy do tej pory liczyli, że przepisy w ogóle nie wejdą w życie lub przynajmniej z opóźnieniem, muszą pogodzić się z faktem, że tak się nie stanie – mówi Maciej Dybaś, partner w Crido.
Użyteczne narzędzie
Ekspert nie ma wątpliwości, że nowe rozwiązanie pomoże przedstawicielom organów podatkowych zwiększyć kontrolę nad bieżącymi rozliczeniami między firmami. Dzięki KSeF – jak podkreśla Maciej Dybaś – będą mieli dostęp do informacji o prowadzonych przez podatników transakcjach w czasie rzeczywistym. Natomiast w dłuższej perspektywie system będzie jego zdaniem użytecznym narzędziem również dla przedsiębiorców, chociażby ze względu na fakt ujednolicenia otrzymywanych przez nich faktur zakupowych.
Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i regulacji prawnych w Symfonii, spółce specjalizującej się w rozwiązaniach cyfrowych dla MŚP, przypomina, że prezydent ma prawo zawetować nowelizację ustawy. Nie spodziewa się jednak takiego ruchu ze strony głowy państwa.
– Przedsiębiorcy potrzebują pewności, że wejdą w życie zapowiadane już wcześniej przepisy, a także czasu, aby odpowiednio przygotować się do nowych rozwiązań. Powszechne elektroniczne fakturowanie w obrocie gospodarczym będzie miało ogromny wpływ na procesy sprzedaży i obsługi zakupów. System oznacza wiele korzyści dla firm, bo przyśpieszy i zautomatyzuje obsługę faktur. Przedsiębiorcy muszą właściwie przygotować firmy do korzystania z nowego narzędzia pod kątem organizacyjnym i technicznym – zaznacza Bogdan Zatorski.
Od połowy przyszłego roku podatnicy VAT będą wystawiali i odbierali wyłącznie e-faktury ustrukturyzowane. Jacek Podgórski, dyrektor w Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, przyznaje, że działania administracji publicznej dotyczące uszczelnienia systemu podatkowego w ostatnich latach przynoszą znaczące efekty.
– Świadczy o tym m.in. fakt, że w ubiegłym roku wpływy z podatku CIT przewyższyły te z PIT. To pierwszy taki przypadek w historii. KSeF również pomoże w uszczelnianiu systemu podatkowego – ocenia Jacek Podgórski.
Szybki dostęp do dokumentów
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów, zwraca uwagę na to, jak system może ułatwić życie przedsiębiorcom. Wśród usprawnień wymienia szybki dostęp do dokumentów wystawionych przez nabywcę lub biuro rachunkowe.
– Już teraz około tysiąc podmiotów robi to cyklicznie w Krajowym Systemie e-Faktur. Uszczelnienie systemu przełoży się na wpływy nie tylko z podatku VAT, lecz również z podatku dochodowego. Dane z KSeF będzie można wykorzystać do analizy dotyczącej tej drugiej daniny – przyznaje Krzysztof Rogowski.
Przedsiębiorcy zastanawiają się nad częstotliwością awarii, do jakich potencjalnie może dochodzić w systemie. Krzysztof Rogowski uspokaja, że co jakiś czas są przeprowadzane audyty bezpieczeństwa KSeF.
– System jest tak zaprojektowany, aby chronił dane. Dlatego, aby wystawić fakturę, podając numer NIP, należy najpierw uwierzytelnić się w systemie, czyli mieć stosowne uprawnienia – wyjaśnia Krzysztof Rogowski.
Podkreśla, że dla wielu przedsiębiorców KSeF jest zupełnie nowym rozwiązaniem.
– Dlatego planujemy spotkania z przedstawicielami biznesu z różnych branż. Chcemy informować o tym, jaka zmiana ich czeka – zapewnia Krzysztof Rogowski.
Zeznania podatkowe
Leszek Lewandowicz, sekretarz zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, podkreśla że trochę czasu musi minąć, zanim podatnicy i księgowi przyzwyczają się do nowego systemu.
– Zajmie im to najpewniej dwa-trzy lata od momentu, gdy wystartuje obowiązkowy KSeF. Wówczas przedsiębiorcom łatwiej będzie z niego korzystać, odczują uproszczenia w obiegu dokumentów. Dobrym przykładem są elektroniczne deklaracje podatkowe, w tym zeznania. Obecnie ponad połowa PIT-ów składana jest w formie elektronicznej, choć w tym przypadku istnieje dobrowolność. To pokazuje, że tego typu rozwiązania zaczynają funkcjonować w dłuższym okresie i co do zasady się sprawdzają – ocenia Leszek Lewandowicz.
Istotne jest również to – jak dodaje – aby wspomniany okres dwóch-trzech lat nie był dla przedsiębiorców przysłowiową drogą przez mękę.
– Obecnie zdecydowana większość przedstawicieli biznesu korzysta z usług biur rachunkowych i księgowych. To oznacza, że ich pracownicy muszą się nauczyć, jak działa KSeF i przekazać tę wiedzę również swoim klientom – wyjaśnia Leszek Lewandowicz.
Zwraca ponadto uwagę, że nowy system jest dla firm wyzwaniem nie tylko organizacyjnym, ale również technicznym.
– Sprzęt posiadany obecnie przez przedsiębiorstwa sprzęt może okazać się niewystarczający. Wielu przedstawicieli biznesu będzie musiało wdrożyć nowe rozwiązania informatyczne – uważa Leszek Lewandowicz.
Ceny usług w górę
Sekretarz zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce nie wyklucza, że biura rachunkowe będą zmuszone zmieniać umowy z klientami i podnosić ceny za świadczone dla nich usługi.
– Nie mam wątpliwości, że po wdrożeniu KSeF część zadań, które dzisiaj wykonują przedsiębiorcy, przejmą księgowi. Szefowie firm będą musieli składać w urzędach skarbowych odpowiednie upoważnienia, które umożliwią księgowym dostęp do systemu w ich imieniu. Jeżeli w ostatniej chwili dojdzie do masowego składania takich upoważnień, fiskus nie będzie w stanie tego przetworzyć – przestrzega Leszek Lewandowicz.
Zwraca też uwagę na kwestię ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej związanej z działalnością usługową wykonywaną przez księgowych. Część z nich – jak podkreśla – będzie wystawiała faktury za swoich klientów.
– O ile wiem, obecnie żadna firma ubezpieczeniowa nie obsługuje takiej usługi. Wyzwań związanych z wdrożeniem KSeF jest sporo. Dlatego niezbędna jest szeroka kampania informacyjna, z którą należy dotrzeć do podatników. Warto włączyć w nią wielu partnerów społecznych – podkreśla Leszek Lewandowicz.