Na wakacje służbowym autem

Aż 86 proc. pracodawców pozwala jeździć prywatnie firmowym samochodem. Niekiedy to błąd

Z przygotowanego na zlecenie firmy Kongsberg Automotive raportu „Polak jedzie na wakacje” wynika, że najchętniej rodacy podróżują na urlop samochodem osobowym. A że służbowe auto nie jest tylko narzędziem pracy, ale też pożądanym benefitem pozapłacowym, więc oczekują możliwości korzystania z niego także w celach prywatnych. Z innych badań wynika, zezwala na to 86 proc. pracodawców. Przy czym 36 proc. z nich bez żadnych ograniczeń, a 64 proc. z jakimiś limitami. Zasady jazdy „po godzinach” są na ogół precyzyjnie określone w dokumencie zwanym polityką flotową firmy.

Zobacz więcej

LEPIEJ SIĘ STRZEC: Większość pracodawców pozwala pracownikom na wakacyjne wyjazdy samochodami służbowymi. Ryzykują. Ale tylko wtedy, gdy nie prowadzą polityki flotowej. Fot. ŁUKASZ DEJNAROWICZ, FORUM

Co można, a czego nie

— Każdy pracodawca sam ustala zasady prywatnego korzystania przez pracowników z aut firmowych. Dla pracownika ważne jest, żeby już przy odbieraniu kluczyków wiedział, co może, a czego nie może robić z samochodem. Ta wiedza przyda mu się także przed wyjazdem na wakacje, bo polityka flotowa firmy zawiera szczegółowe informacje dotyczące m.in. możliwości podróżowania za granicę, zasad pokrywania kosztów eksploatacji i ubezpieczenia auta — mówi Dorota Sutor, dyrektor marketingu Grupy Masterlease. Odpowiedzialne zarządzanie parkiem maszyn, a także spis reguł i obowiązków, czyli właśnie polityka flotowa, jest czymś oczywistym w dużych formach. W mniejszych jednak tylko sporadycznym. Zdarza się w nich nawet, że przekazanie pracownikowi samochodu sprowadza się do przekazania mu kluczyków i dokumentów. W takiej sytuacji wyjazd na urlop służbowym autem naraża go na kłopoty, a firmę na straty.

— Niestety, od lat w małych i średnich przedsiębiorstwach nie przykłada się wagi do wewnętrznych regulacji związanych z przekazaniem i użytkowaniem samochodów firmowych. Umowa powierzenia mienia stanowi zabezpieczenie firmy w sytuacjach konfliktowych z pracownikami. Zasady użytkowania samochodów to wewnętrzna konstytucja określająca prawa i obowiązki obu stron. Poza tym możliwość wykorzystania służbowego auta do celów prywatnych to bez wątpienia konkretny przychód pozapłacowy, który powinien być opodatkowania — podkreśla Sylwester Pawłowski, prezes SafetyLogic.

Pamiętaj o zezwoleniu

W Polsce do prywatnych podróży służbowym autem nie trzeba odrębnego zezwolenia właściciela pojazdu. Tymczasem za granicą taki dokument może się okazać niezbędny podczas rutynowej kontroli policji. Szczególnie wtedy, gdy firmowe auto jest leasingowane, bo to leasingodawca, a nie kierujący, jest wpisany w dowodzie rejestracyjnym.

— Jeśli pracownik planuje wyjazd za granicę, powinien to zgłosić przełożonemu i poinformować, przez jakie kraje będzie podróżował. Wtedy pracodawca zwraca się do leasingodawcy z prośbą o stosowne upoważnienie. Jeśli pracownik wybiera się do krajów, w których niezbędna jest zielona karta, powinien poprosić wydanie także jej — informuje Dorota Sutor. Przed wyjazdem jasno trzeba także określić zasady tankowania pojadu. Większe firmy wprowadzają w tym zakresie pewne ograniczenia, często prowadzą szczegółową ewidencję wyjazdów i określają limit paliwowy z podziałem na podróże służbowe i prywatne. W dokumencie dotyczącym użytkowaniu służbowego auta powinny się również pojawić ograniczenia dotyczące kierującego. Przedsiębiorcy często zastrzegają, że tylko pracownik może być kierowcą. W takim przypadku użyczenie auta członkowi rodziny lub koledze, np. na weekend albo nawet pozwolenie, by kierowali autem podczas przejazdu a wakacje, może spowodować odebranie prawa do użytkowania służbowego auta, a nawet wypowiedzenie umowy o pracę. Zdarza się, że firma w umowie zezwala pracownikowi na udostępnienie samochodu np. żonie, ale w razie kolizji oboje rekompensują firmie szkody.

Uwaga na polisy

Koszty ubezpieczenia służbowego samochodu najczęściej pokrywa pracodawca, wykupując polisy OC i AC, które pokrywają wszystkie szkody, nawet powstałe z winy pracownika.

— Przedsiębiorcy, wybierając samochody dla swojej kadry, interesują się ofertami leasingowymi, które zawierają pełną obsługę, włącznie z ubezpieczeniem, serwisem i euroassistance, a nawet możliwość skorzystania z samochodów zastępczych w razie awarii. Dzięki temu zdejmują z głów swoich i pracowników obowiązki związane użytkowaniem i ubezpieczeniem floty — wyjaśnia Dorota Sutor.

Firma może jednak obciążyć pracownika kosztami, których nie pokrywa ubezpieczyciel, np. z powodu niedostarczenia dokumentów wymaganych do likwidacji szkód, ucieczki z miejsca wypadku czy pozostawania podczas prowadzenia samochodu pod wpływem alkoholu lub narkotyków. Pracownik może też zostać obciążony opłatami za naprawę również tedy, gdy samochód został uszkodzony z winy kierowcy. Dla bezpieczeństwa finansowego, podatkowego i prawnego firmy należy stworzyć, wdrożyć i przestrzegać zasad korzystania z samochodów firmowych.

— 95 proc. kierowców w Polsce nie zna podstawowych ograniczeń prędkości, tylko około 3 proc. zdałoby ponownie teoretyczny egzamin na prawo jazdy, a większość firm nie wie, czy ich pracownicy mają aktualne prawo jazdy. Te informacje powinny być ostrzeżeniem dla pracodawców, którzy uważają, że skoro ktoś ma prawo jazdy, sam ponosi ryzyko. Taniej i prościej jest zabezpieczyć firmę przed nieprzewidzianymi sytuacjami, niż ponosić koszty niedbalstwa i łamania prawa przez pracowników, którzy w dodatku w widocznym miejscu na aucie mają logo firmy, więc wpływają na jej wizerunek — przypomina Sylwester Pawłowski. Wyjeżdżając na wakacje, należy też pamiętać, że umowy autocasco zazwyczaj nie obejmują ochrony pozostawionego w samochodzie dobytku, np. urządzeń elektronicznych lub portfela. A firma leasingowa po stłuczce spowodowanej przez klienta, może mu naliczyć karę umowną ustaloną przy podpisywaniu umowy.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Bołtryk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Motoryzacja / Na wakacje służbowym autem