Dużym przedsiębiorstwom, które mają pracowników z odpowiednią wiedzą i infrastrukturę, łatwiej zdecydować się na zlecenie niektórych zadań IT na zewnątrz. Trudniej przychodzi to średnim firmom. Ale i dla nich można przygotować właściwą usługę. Jak mówi Rafał Roszak, dyrektor marketingu w Beyond. pl, najczęściej firmom potrzeba mocy obliczeniowej dla już prowadzonych lub planowanych przedsięwzięć.
— Chodzi zarówno o wykonanie instalacji, konfigurację serwerów, jak i projektowanie potrzebnej klientowi infrastruktury. Drugą najpopularniejszą i komplementarną usługą jest administracja infrastrukturą firmy. Często klienci proszą również o optymalizację ich infrastruktury technologicznej — informuje Rafał Roszak. Z kolei Marcin Nowak, dyrektor operacyjny centrum infrastructure services w Capgemini, wskazuje, że na korzyści, jakie mogą uzyskać średnie firmy dzięki outsourcingowi IT.
— Wykorzystując outsourcing, zmieniają model kosztów stałych na model kosztów zmiennych, który pozwala lepiej zarządzać czasem pracy specjalistów IT. Poza tym zatrudnienie specjalisty oznacza, że w czasie jego nieobecności firma pozostaje bez wsparcia informatycznego. Outsourcing zapewnia zaś takie wsparcie nieprzerwanie, a kiedy zamówieniabiznesu wymagają dostępności większej ilości zasobów w krótkim czasie, firma outsourcingowa może skierować do pracy większą liczbę specjalistów czy zapewnić usługi poza standardowymi godzinami pracy — mówi Marcin Nowak.
Dopasowanie do działu
Korzystanie z outsourcingu IT nie musi oznaczać, że średnia firma otrzymuje więcej niż potrzebuje. Jak mówi Rafał Roszak, infrastruktura wykorzystywana przez klientów powinna być zawsze zoptymalizowana dla potrzeb ich biznesu, a więc i zakres prac realizowanych na zewnątrz jest dopasowany do potrzeb.
— Każdy projekt zaczynamy, analizując przeznaczenie oczekiwanej przez klienta infrastruktury i nierzadko wspólnie dochodzimy do wniosku, że pierwotne założenia należy zmodyfikować. To my mamy się martwić o bezpieczne funkcjonowanie systemów IT, a klient ma się skoncentrować na biznesowych aspektach swoich przedsięwzięć — opowiada Rafał Roszak.
Dodaje, że pracownicy działów IT często obawiają się, że przez outsourcing IT zostaną zastąpieni kimś z zewnątrz. Tymczasem rolą outsourcingu jest odciążanie i wspomaganie firmowego działu IT, a nie jego zastąpienie.
Test przed wyborem
Specjaliści podkreślają, że outsourcing wymaga nie tylko wyboru odpowiedniego partnera, ale również jasnej komunikacji i określenia oczekiwań.
— Firma nie powinna się obawiać mówić, czego nie wie, bo rolą kompetentnego usługodawcyjest pomoc również w zakresie know-how — tłumaczy Rafał Roszak.
A Marcin Nowak podpowiada, że wybór firmy dostarczającej profesjonalne usługi IT powinien być poprzedzony kilkoma ważnymi krokami: sprawdzeniem jej referencji, możliwości i kondycji finansowych, kompetencji i zakresu usług oraz planów rozwojowych, stosowanych technologii informatycznych (chodzi o ich zbieżność z potrzebami klienta) oraz, gdy outsourcing obejmuje wsparcie systemów w biurze klienta, miejsca siedziby dostawcy.
— Warto również sprawdzić procedury, jakie obowiązują w firmie outsourcingowej, poprzez przygotowanie listy zagadnień czy problemów i prośbę o propozycje ich rozwiązań. To dobry test, który umożliwia realne przetestowanie procedur i wiedzy usługodawcy — dodaje Marcin Nowak.