W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorcy nie mają zbyt wielu praw, jednak warto z nich korzystać.
Po zapoznaniu się z przepisami działu VI ordynacji podatkowej dotyczącego kontroli podatkowej można odnieść wrażenie, że mówią one wiele o uprawnieniach kontrolujących, natomiast mało o prawach kontrolowanego. Wrażeniu takiemu trudno odmówić słuszności — i to nie dlatego, że przepisy o kontroli podatkowej są tak restrykcyjne, lecz dlatego, iż regulacje będące źródłem praw kontrolowanego znajdują się w dużej mierze poza działem VI ordynacji.
Świadek zeznaje w firmie
Fundamentalne znaczenie dla określenia praw kontrolowanego ma zasada praworządności, wynikająca z art. 7 Konstytucji RP oraz art. 120 ordynacji podatkowej. W myśl tej zasady, organy mają obowiązek przestrzegania prawa, mogą działać wyłącznie na podstawie prawa i w jego granicach. W praktyce oznacza to bezwzględny zakaz domniemywania kompetencji organów podatkowych — są one uprawnione do podejmowania wyłącznie takich działań, do jakich w sposób jasny i wyraźny upoważnia je przepis prawa. W orzecznictwie podkreśla się, iż „nielegalne jest zarówno działanie organu podjęte niezgodnie z obowiązującymi przepisami, jak i działanie bez podstawy prawnej”.
Uprawnienia kontrolujących są dodatkowo ograniczone celem prowadzonej przez nich kontroli, którym jest sprawdzenie czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Działania organu mogą być zatem dokonywane wyłącznie w celu weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych oraz, jak wskazaliśmy w poprzednim odcinku, w granicach upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Do najważniejszych uprawnień kontrolujących należą: prawo wstępu do budynków kontrolowanego, prawo dostępu do akt, ksiąg i innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, prawo do przesłuchania świadków oraz prawo do żądania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
Odbiciem uprawnień kontrolującego są obowiązki kontrolowanego. Ma on obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu odpowiednie dokumenty oraz zapewnić warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Jest to związane z zasadą, wedle której czynności kontrolne są przeprowadzane w siedzibie kontrolowanego — dotyczy to, o czym często zapominają kontrolujący, wszelkich czynności, w tym również takich jak np. przesłuchanie świadka.
Organ prowadzący kontrolę nie ma prawa domagać się od kontrolowanego podjęcia jakichkolwiek działań, które związku takiego nie wykazują. Należy pamiętać, że to organ jest zobowiązany do prowadzenia kontroli i niedopuszczalne jest przerzucanie tego ciężaru na kontrolowanego. Nieuprawnione są m.in. żądania sporządzania dodatkowych zestawień lub wyliczeń na podstawie dostępnych dla kontrolujących informacji znajdujących się w księgach kontrolowanego.
Łagodne „nie”
Powstaje pytanie — co zrobić w sytuacji, gdy żądania kontrolujących wykraczają poza ich uprawnienia? Nasze doświadczenia przemawiają przeciwko przyjmowaniu konfrontacyjnej postawy. Z drugiej strony, poważnym błędem byłoby jednak nieskorzystanie przez podatnika z przysługujących mu praw.
Zawsze, kiedy działania i żądania kontrolujących budzą obiekcje co do legalności, kontrolowani powinni zakomunikować swoje wątpliwości, prosząc o ich wyjaśnienie oraz o wskazanie podstawy prawnej. Jeżeli kontrolujący nie są w stanie rozwiać naszych wątpliwości, pozostaje podjęcie bardziej sformalizowanych działań. Przyjmowanie w toku kontroli nadmiernie formalnej postawy i komunikowanie się z kontrolującymi wyłącznie w formie pisemnej należałoby z pewnością uznać za przesadę — złożenie krótkich ustnych wyjaśnień jest często po wielekroć skuteczniejsze. Jednakże, w przypadku wystąpienia różnicy zdań, wyrażenie swojego stanowiska w piśmie skierowanym do kontrolujących jest w pełni uzasadnione. Praktyka wskazuje, że działanie takie często stanowi przyczynek do refleksji u kontrolujących i skutecznie hamuje ich nieuzasadnione zapędy.
Czego nie wolno
Za niewskazane należy jednak uznać zachowanie podatnika uniemożliwiające prowadzenie kontroli, np. odmowę okazania dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Kontrolujący mogą w takim przypadku nałożyć karę porządkową (do 2,5 tys. zł) lub wezwać Policję, Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Straż Graniczną lub Straż Miejską i przeprowadzić czynności przy ich pomocy.
Nieobecni nie mają racji
Oprócz „pilnowania”, aby kontrolujący nie wykraczali poza sferę tego, co dozwolone, ważne jest także korzystanie z „pozytywnych” uprawnień przyznanych kontrolowanemu przez przepisy. Najważniejszym z nich jest prawo do czynnego udziału w kontroli. Warto z niego korzystać — tłumacząc kontrolującym istotę swojego biznesu, składając wyjaśnienia i biorąc udział w prowadzonych przez nich czynnościach. Nawet jeśli nie uda nam się przekonać kontrolujących do wszystkich swoich racji, to przynajmniej — w większości przypadków — będziemy stosunkowo wcześnie mieli możliwość poznania potencjalnych zastrzeżeń wobec naszych rozliczeń podatkowych. W przypadku kontroli podatkowej sprawdza się zasada, że nieobecni nie mają racji.
Obok wskazanych zasad praworządności, czynnego udziału strony i pisemności, do kontroli podatkowej znajdą w pełnej rozciągłości zastosowanie wszelkie inne zasady postępowania określone w rozdziale I działu IV ordynacji podatkowej „Postępowanie podatkowe”. Ich szczegółowe omówienie zajęłoby zbyt wiele miejsca — na pewno warto pamiętać o zasadzie zaufania i jej konkretyzacji w postaci obowiązku organu do udzielania kontrolowanemu podatnikowi informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z kontrolą.
Jarosław Antosik, Andrzej Puncewicz - starsi menedżerowie Zespół Postępowań Podatkowych i Sądowych Ernst & Young