Wykwalifikowanych, doświadczonych pracowników coraz trudniej zdobyć oferując popularne benefity, jak karnet na siłownię czy opieka medyczna, gdyż stały się standardem. Rekruterom nie pomaga fakt, że przedstawiciele młodszych pokoleń bardziej niż braku zatrudnienia boją się pracy, która nie pozostawi im przestrzeni na rozwijanie zainteresowań, życie rodzinne czy towarzyskie. Tacy pracownicy nie zagrzeją długo miejsca w organizacji, w której nadrzędne znaczenie mają wyniki finansowe, a szefostwo oczekuje ciągłej gotowości do pracy w nadgodzinach.
Z drugiej strony wiadomo, że telepraca podczas pandemii rozbudziła apetyt pracowników na tę formę wykonywania obowiązków służbowych, a pracodawcom pokazała, że nie musi to oznaczać kompletnego chaosu i spadku efektywności.
Dlaczego by więc z tego rezygnować, gdy już minie stan zagrożenia epidemią COVID? Dlaczego nie pokazać się kandydatom do pracy jako organizacja, która dopuszcza możliwość pracy zdalnej na stałe lub hybrydowo, jeśli pracownikowi na tym zależy, a charakter obowiązków na to pozwala? Zwłaszcza, że koszty pracy spoza biura wcale nie będą dla pracodawców wygórowane.
Nie tylko plusy
Wdrażając w firmie nowe zasady w sprawie pracy zdalnej warto pamiętać o tym, że ma ona jasne i ciemne strony. Osoby, dla których wystarczającym biurem jest laptop i dobre połączenie z internetem, do zalet pracy zdalnej zaliczają:
- możliwość pracy niemal w każdym miejscu i o każdej porze,
- łatwiejsze godzenie obowiązków służbowych z rodzinnymi,
- więcej czasu na rozwijanie pasji,
- oszczędność czasu i pieniędzy przez brak dojazdów do biura,
- brak konieczności przeprowadzki "za pracą" np. ze wsi do miasta,
- większy dostęp do pracy dla niepełnosprawnych.
Dodajmy do tego, że wielu pracowników uważa, że pracując zdalnie lub hybrydowo są bardziej efektywni, bo łatwiej im się skupić na wykonywaniu obowiązków bez rozpraszaczy typu pogaduszki z kolegami czy hałas.
Ale nawet zdeklarowani zwolennicy pracy zdalnej widzą związane z nią zagrożenia: izolacja, rozluźnienia relacji społecznych, mieszanie się sfer życia, częste przekraczanie norm czasu pracy, bycie on line przez większą część doby i ryzyko uzależnienia od komputera i smartfona.
Wielu specjalistów podkreśla, że home office jest lepszym rozwiązaniem dla introwertyków i osób, które mają problem ze skupieniem biurze typu open space. Osoby lubiące kontakt z innymi ludźmi będą lepiej czuć się w otoczeniu współpracowników.
Na życzenie lub na polecenie
Dla przedsiębiorców, którzy chcą umożliwić załodze pracę spoza biura, istotna jest informacja, że nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną (Dz.U. z 6 lutego 2023 r., poz. 240) daje tylko pewne ramy dla bardziej szczegółowych uregulowań, które pracodawcy powinni określić w regulaminach i porozumieniach z pracownikami. Mają na to niecałe dwa miesiące. Ale... w firmach, w których pracownicy dotychczas pracowali poza biurem na mocy kodeksowych przepisów o telepracy, będą mogli robić to nadal jeszcze przez 6 miesięcy po wejściu w życie nowych regulacji.
Z nowych przepisów wynika, że pracę zdalną będzie można określić już w umowie o pracę. Później praca zdalna będzie możliwa na polecenie pracodawcy albo na wniosek pracownika. W pierwszym przypadku - wyłącznie na czas określony i w wyjątkowych sytuacjach: w czasie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii, a także wówczas, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie pracy nie jest możliwe z powodu działania siły wyższej.
W drugim przypadku to pracownik będzie musiał wystąpić z wnioskiem o zezwolenie na pracę zdalną. Pracodawca musi uwzględnić wniosek tylko w razie spełnienia łącznie tych warunków:
- organizacja pracy lub rodzaj obowiązków pozwalają na wykonywanie zadań z domu
- wniosek złoży pracownica w ciąży, osoba wychowująca dziecko do 4. roku życia albo opiekująca się innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, które posiadają orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
W większości przypadków zgoda na home office będzie zależała od dobrej woli szefa. Gdy takiej woli zabraknie, pracownikom pozostanie skorzystanie z możliwości pracy zdalnej okazjonalnej. Do wykorzystania jest pula 24 dni w roku. Pracodawca może się na to chętniej zgodzić, ponieważ będzie miał znacznie mniej obowiązków, np. nie będzie musiał zapewniać materiałów i narzędzi na swój koszt.
Co się należy zdalnemu
To ten element nowych przepisów, który pracodawcom może wydawać się najbardziej bolesny, bo wiąże się z kosztami.
Pracownikowi stale wykonującemu pracę zdalną pracodawca musi zapewnić niezbędne materiały i narzędzia pracy np. komputer, telefon, a niekiedy skaner czy faks. Musi też zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty z tym związane. Pracodawcę obciążają też koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych oraz wszelkich innych usług niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Oprócz tego pracodawca ma zapewnić pracownikowi zdalnemu szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy.
Szef może jednak uzgodnić z pracownikiem, że będzie on w domu korzystać z prywatnego sprzętu, a w zamian otrzyma ekwiwalent pieniężny. Z kolei koszty energii czy internetu można rozliczyć ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Z szacunków firmy doradczej Grant Thorton wynika, że w przypadku rachunków za prąd, pracodawcy powinni dokładać pracownikom około 50 zł miesięcznie i to tylko wówczas, gdy faktycznie zdalnie pracowali, a nie chorowali czy przebywali na urlopie.
Co trzeba ustalić z załogą
Zasady wykonywania pracy zdalnej określać ma porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi. Chyba że do porozumienia nie dojdzie, wtedy pracodawca sam wyda regulamin pracy zdalnej. Jeśli natomiast w zakładzie pracy nie będzie ani porozumienia ani regulaminu, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem.
Nowelizacja Kodeksu pracy wskazuje, co muszą określać takie dokumenty. Oprócz zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej czy ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, regulamin powinien określać m.in. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bhp, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym RODO, a także zasady instalacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.
Zawsze można dać więcej
Prawnicy zalecają, by w regulaminie lub porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej określić także kwestie, których kodeks uwzględniać nie nakazuje, ale które mogą być przyczyną nieporozumień. Chodzi m.in. o rejestrację czasu pracy, zasady świadczenia pracy zdalnej z zagranicy, zasady wzywania pracowników do stawiennictwa w siedzibie pracodawcy. A nawet o bardziej prozaiczne kwestie np.: czy podczas zdalnych zebrań czy szkoleń pracownik ma mieć włączoną kamerkę w laptopie.
W kontekście employer brandingu warto pamiętać o tym, że w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Kodeksu pracy a regulaminem pracy zdalnej obowiązującym u danego pracodawcy, wiążące będą przepisy regulaminu, jeśli są dla pracowników korzystniejsze. Nie ma więc przeszkód, by pracodawca w regulacjach zakładowych wprowadził korzystniejsze dla zatrudnionych zasady pracy zdalnej. Może np. podwyższyć wiek dziecka pod opieką albo rozszerzyć grono osób, którym praca zdalna należy się na wniosek (np. w razie długotrwałej choroby małżonka lub rodzica).
Regulamin lub porozumienie są także doskonałym miejscem do określenia ewentualnych benefitów dla pracowników wykonujących pracę zdalnie. Np. zdrowy catering, webinary z dietetykami czy konsultacje online z psychologiem.