Dzięki nowym przepisom kontrole podatkowe w firmach się cywilizują. Warto jednak patrzeć urzędnikom na ręce i egzekwować swe prawa.
Było: Warszawska firma zleciła przeprowadzenie prognoz marketingowych na kolejny rok. Kontrolerzy z urzędu skarbowego postawili zarzut, że zawarta umowa zmierzała jedynie do zmniejszenia podstawy opodatkowania, gdyż autor analizy nie miał wyższego wykształcenia... Decyzję tę uchyliła izba skarbowa. Mariusz Marecki, starszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego w PricewaterhouseCoopers, przytacza tę historię jako przykład dowolności stosowania tzw. klauzuli zakazu obejścia prawa podatkowego, obalonej przed dwoma laty rozstrzygnięciem Trybunału Konstytucyjnego.
Było: Producent słodyczy dorzucał do wyrobów kartoniki z bajkowymi postaciami. Powstała wątpliwość, czy firma powinna traktować nakłady z nimi związane jako odrębną kategorię wydatków i naliczyć z tego tytułu podatek. Urząd skarbowy zdecydował, że nie. Ale podczas kontroli podatkowej okazało się, że powstała nadpłata i kontrolerzy wykorzystali drobne niejasności w piśmie z urzędu skarbowego: uznali, że interpretacja (jeszcze nie wiążąca) nie może być zastosowana do tego przypadku. Sąd przyznał jednak rację podatnikowi.
Podatnikowi trochę lepiej
Co się zmieniło? Sprawy kardynalne. Pozytywy to głównie wiążące interpretacje podatkowe i ustawowe ograniczenie maksymalnego czasu kontroli. Zdaniem specjalistów, zasady te mocno wpłynęły na jakość decyzji i postępowań kontrolnych.
— Urzędnicy podejmują bardziej przemyślane decyzje. Ograniczono ich uznaniowość — zauważa Henryk Miecznikowski z Konfederacji Pracodawców Polskich.
Ale biznesmeni wciąż narzekają na błędy urzędników. Sankcje, jakie grożą w razie pomyłki, nadal wydają się łagodne (najczęściej — kary dyscyplinarne). Według Henryka Miecznikowskiego, rozwiązaniem byłaby ustawa o odpowiedzialności funkcjonariuszy publicznych. Zastrzeżenia biznesmenów budzi też skomplikowany system kontrolny i próby urzędów, by uciec od przepisów i skorzystać z wyjątków, dopuszczających częstsze czy dłuższe kontrole. Pracodawcy się boją: wyjątek może stać się regułą...
Puk, puk kontrola
Jedną z najczęstszych przyczyn wizyt urzędników w przedsiębiorstwie jest kontrola podatkowa, gdy fiskus sprawdza, czy firma wywiązuje się ze zobowiązań (głównie podatku VAT lub dochodowego).
Aby kontrola podatkowa mogła się rozpocząć, urzędnicy muszą okazać upoważnienie wydane przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Dokument — prócz imienia i nazwiska kontrolera, oznaczenia kontrolowanego przedsiębiorstwa oraz daty rozpoczęcia kontroli — musi także określać jej zakres: przede wszystkim rok podatkowy, którego ma dotyczyć, a także rodzaj zobowiązań. To ważne, bo wyraźnie wskazuje, do jakich dokumentów mogą zaglądać urzędnicy.
Upoważnienie określa też, do jakich pomieszczeń mają prawo wejść kontrolujący. Jeśli siedziba firmy jest lokalem mieszkalnym, przedstawiciel firmy może nie zgodzić się na wizytę kontrolera. Wtedy urząd skarbowy ma prawo zwrócić się o zezwolenie prokuratorskie.
Moje prawa
Najlepszy sposób na urzędniczą dociekliwość to znajomość swoich praw. Zdaniem Mariusza Mareckiego z PricewaterhouseCoopers, przedstawiciel firmy od razu powinien uświadomić kontrolera, że zna swoje prawa. Ostrzega jednak, by wykazywać chęć współpracy i niepotrzebnie nie zadzierać z urzędnikami.
— Nie warto dyskutować z urzędnikami w sprawach oczywistych. Opór i konfrontacja wzmoże tylko podejrzliwość. A kontroli i tak nie unikniemy — radzi Marecki.
Oczywiście należy reagować, jeśli żądania wykraczają poza uprawnienia kontrolerów.
— Jeśli rodzą się u nas wątpliwości np. co do zasadności przedstawienia pewnych dokumentów, urzędnik jest zobowiązany uzasadnić, jaki związek żądane informacje mają z przedmiotem kontroli — dodaje Marecki.
W sprawach szczególne kontrowersyjnych najlepiej komunikować się z kontrolerami pisemnie. Korespondencja to ślad urzędniczej aktywności i dowód w ewentualnych późniejszych sporach z fiskusem.
Bardzo ważnym przywilejem kontrolowanego pozostaje prawo obecności przy czynnościach sprawdzających. Uprawnione do tego osoby to m.in. członek zarządu spółki, właściciel albo wyznaczony pełnomocnik. Wyznaczenie osoby pełnomocnej, która może „zająć się” kontrolerami, to praktyczne rozwiązanie.
— Pełnomocnik to zazwyczaj specjalista, doradca podatkowy, który patrzy na ręce kontrolerom i zna ich sposoby działania. Wie, jakich dokumentów mogą potrzebować. Na jego barki można złożyć ciężar obsługi kontroli, co zwykle pochłania sporo czasu — radzi Marecki.
Szczerze, ale bez przesady
Czy warto zdobyć się na szczerość i— nie czekając na odkrycie błędów— przyznać się do nich, licząc na złagodzenie sankcji?
— Ujawnienie niedociągnięć raczej nie przełoży się na łagodniejsze traktowanie przez fiskusa. Ale zostaną one odnotowane w protokole — ostrzega Mariusz Marecki.
To tym bardziej ryzykowne, że decyzje o zwrocie podatku i ewentualnych reperkusjach podejmuje inna osoba, a nie kontroler.
— Praktyczny wniosek z tego taki: można liczyć, że wyrywkowa kontrola nie ujawni wszystkich budzących nasze wątpliwości zdarzeń... — dodaje Marecki.
Chyba że sumienie nie da spokoju.