Nasz leksykon ma uzupełnić kilka zagadnień i wyjaśnić parę terminów, np. te przeniesione z socjologii do języka IT.
Marcin Grabiński, dyrektor centrum kompetencyjnego usług profesjonalnych i outsourcingu SPIN
Integracja
Każda organizacja posiada pewną infrastrukturę informatyczną. Często jednak jej poszczególne elementy pochodzą od różnych dostawców, są wykonane w różnych technologiach, co tworzy skomplikowaną niejednorodną pajęczynę, utrudniającą lub wręcz uniemożliwiającą konkurencyjne działanie na rynku. Konieczne staje się połączenie funkcjonujących aplikacji w jedno, spójne środowisko informatyczne. Dzięki niemu użytkownik ma łatwy dostęp do informacji, które go interesują. Dla każdego użytkownika dana informacja oznacza to samo i nie trzeba wiedzieć, gdzie są przechowywane potrzebne dane — wystarczy zdefiniowanie wymaganej usługi. Najlepszym z wzorców architektury integracyjnej jest model centralnej „szyny” (tzw. enterprise service bus), z którą komunikują się wszystkie aplikacje, niezależnie od technologii i platformy sprzętowej. Ta architektura pozwala uniknąć pojedynczego łączenia każdej z aplikacji z pozostałymi i tworzenia złożonej infrastruktury — generującej n połączeń.
Adam Bomersbach kierownik produktów ERP w Lumenie
ERP i jego cechy
System klasy ERP (Enterprise Resource Planing) wg specyfikacji lat 90. to system obejmujący całość procesów produkcji i dystrybucji, integrujący różne obszary działania przedsiębiorstwa, z możliwością symulacji działań i analiz ich skutków. Wspomaga zarządzanie przedsiębiorstwem na poziomie operacyjnym, taktycznym i strategicznym. System ERP ma co najmniej następujące cechy:
a) Integracja danych i procesów — obejmująca możliwość wymiany danych wewnątrz firmy (np. między komórkami organizacyjnymi) oraz z otoczeniem. Realizowana jest przez wymianę danych między modułami systemu, zapis/odczyt we wspólnej bazie danych, platformę komunikacji np. internetowej.
b) Skalowalność — zdolność dopasowania rozwiązania do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Jest ona realizowana przez ustawienia konfiguracyjne, a nie (lub nie tylko) przez zmianę kodu.
c) Otwartość — możliwość rozbudowy systemu i tworzenie np. nowych powiązań z otoczeniem. Przebiega ona dzięki udostępnieniu kodu źródłowego i integracji modyfikacji (add-on) oraz wykorzystaniu technologii internetowych (webservices).
d) Standaryzacja — przenoszenie rozwiązań między oddziałami przedsiębiorstwa w związku z uporządkowaniem obsługi procesów. Uzyskuje się ją przez zastosowanie narzędzi do modelowania procesów, które ujednolicają dane przenoszone do różnych obszarów działalności firmy.
e) Automatyzacja — możliwość wykonywania łańcucha czynności przez system (przepływ pracy, autoryzacje) po spełnieniu definiowalnych kryteriów (wystąpieniu np. określonych zdarzeń).
System klasy ERP II to ERP ukierunkowany na analizę współpracy przedsiębiorstwa z otoczeniem, wspomagający optymalizację pozycjonowania się w łańcuchu dostaw i tworzenia wartości. Obsługa danych przez taki system nie polega już tylko na gromadzeniu ich wewnątrz przedsiębiorstwa, lecz na zarządzaniu tymi, które są dystrybuowane wśród społeczności handlowej. Wiąże się z jeszcze szerszym wykorzystaniem technologii internetowych niż w systemach ERP.
Piotr Krzysztoporski kierownik działu wdrożeń i obsługi klienta w Epicor|Scala Polska
Co to jest ERP II
Systemy ERP II funkcjonują tak jak tradycyjne systemy ERP, ale w przeciwieństwie do nich są otwarte na świat zewnętrzny — wymiana informacji z innymi systemami nie stanowi dla nich problemu. Systemy ERP II umożliwiają wymianę danych w coraz powszechniej uznawanym standardzie, jakim jest XML. Poza tym automatyzują one szereg procesów biznesowych i umożliwiają współpracę w ramach całych społeczności biznesowych. Docelowo systemy ERP II będą działać jako usługi sieciowe — wymiana danych będzie tak prosta, że firmy będą mogły korzystać z różnych fragmentów aplikacji pochodzących od różnych producentów. Żaden z tradycyjnych systemów ERP nie jest w stanie dostarczyć takich możliwości bez gruntownej zmiany architektury systemu, dlatego dla producentów systemów wspomagających zarządzanie, ERP II oznacza zmianę filozofii funkcjonowania.
Piotr Michalak, prezes i country manager Intentia Polska
Istota business intelligence
Systemy ERP zapewniają zbieranie informacji o całości przebiegu działań operacyjnych w postaci transakcji odzwierciedlających poszczególne czynności w procesie gospodarczym.
Zastosowane w nich algorytmy i metody oraz zapamiętana w postaci transakcji bazodanowych informacja pozwalają uczestnikom procesu gospodarczego na podejmowanie właściwych decyzji operacyjnych. Planista wie — jakie obecnie zlecenia ma zatwierdzić, magazynier wie — jakie produkty ma zapakować do wysyłki, księgowy wie — jakie należności ma teraz regulować itd. Informacja ta jest złożona i bardzo dokładna. I jest jej niebywale dużo. Wyższy szczebel zarządzania nie jest w stanie bezpośrednio z niej skorzystać, gdyż potrzebuje informacji zagregowanej.
Prowadzi to do powstawania luk informacyjnych, a próba ich zapełnienia zamienia się w stertę arkuszy excelowych przygotowywaną na każde żądanie przełożonego, który domaga się nowych i nowych agregacji i przeliczeń. Rozwiązaniem może tu być zastosowanie modułów business intelligence, które potrafią przeliczać złożoną informację występującą w postaci transakcji bazodanowych, korzystając niejednokrotnie z pośredniej struktury danych zwaną hurtownią danych.
Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group
BI — ERP różnice i współpraca
W największym uproszczeniu ERP to ewidencja zdarzeń i faktów, które już nastąpiły oraz zdarzeń i działań w toku. ERP ewidencjonuje transakcje — np. zamówienie, kupno, dostawa/wydanie z magazynu, wykonanie usługi, wystawienie faktury, wpłynięcie pieniędzy na konto — wiążąc je z konkretną datą. ERP to biznesowa ewidencja historii firmy. BI to natomiast wyjście w biznesową przyszłość, narzędzie dostarczające danych, podstaw do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych dotyczących przyszłości firmy. Dane te nie pochodzą z sufitu, ale z agregacji i analizy informacji zgromadzonych w firmowych systemach ERP, CRM i wszystkich innych kumulujących historię biznesową firmy.
BI nie może istnieć bez firmowych systemów ERP, CRM, musi z nich na bieżąco czerpać dane, dokonując jednocześnie ich agregacji. Dzięki oderwaniu od szczegółów i połączeniu z danymi z zewnętrznych źródeł łatwiej szukać trendów, współzależności pozwalających na podejmowanie strategicznych decyzji i długofalowych działań. Ważną funkcją systemów BI jest możliwość łatwego drążenia danych — sięgania w głąb, do bardziej szczegółowych informacji, np. typów i kolorów najlepiej sprzedających się produktów w poszczególnych regionach, ale nie aż do poszczególnych transakcji zapisanych w systemie ERP — bo jest to całkowicie zbędne.
Daniel Porzycki, menedżer działu zarządzania informacją DGA
Integracja systemów CRM i ERP
Logika prowadzenia biznesu składania do lepszego wykorzystywania możliwości tkwiących w ERP i CRM. Właśnie połączenie systemów, które najczęściej służą do dokumentowania kontaktów z klientem z systemami klasy ERP daje doskonałe efekty ekonomiczne. Redukcja czasu obsługi, szybsze i dokładniejsze planowanie produkcji, lepsze planowanie współpracy z dostawcami, pełniejsza informacja kierowana do zarządu to tylko niektóre z korzyści płynących z połączenia wspomnianych systemów. Na rynku dostępne są rozwiązania umożliwiające integrację już wdrożonych systemów z technologicznego punktu widzenia. Część z dostawców oferuje systemy zintegrowane, zwierające funkcjonalności systemu ERP i CRM. Bardzo ważnym elementem każdego wdrożenia lub integracji systemów jest przeprowadzenie dogłębnej analizy potrzeb biznesowych. System informatyczny jest tylko narzędziem, które powinno zostać odpowiednio wykorzystane, a do tego niezbędna jest wiedza biznesowa.