Jeszcze tylko miesiąc dzieli przedsiębiorców od rewolucji w podatku od towarów i usług (VAT). 1 stycznia 2014 r. zmieni się kilka podstawowych zasad związanych z jego rozliczaniem. Podatnicy wiedzą o nich od dawna, bo zmiany uchwalono w ubiegłym roku, a długie vacatio legis miało służyć przygotowaniu firm do nowych rozwiązań. Jednak dopiero praktyka pokaże, czy łatwo je zastosować. Wiadomo na pewno, że przysporzą sporo dodatkowej pracy.
Powstanie obowiązku podatkowego
Inaczej będzie ustalany termin powstania obowiązku podatkowego. To najważniejsza zmiana. Obecnie w większości przypadków obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury VAT, nie później jednak niż 7 dni od wydania towaru lub wykonania usługi. Od 1 stycznia 2014 r. wydanie faktury nie będzie miało już tego znaczenia. Obowiązek podatkowy będzie powstawał z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usług. W następnym miesiącu trzeba będzie zapłacić podatek. Faktura ma być wystawiona najpóźniej do 15. dnia po miesiącu dostawy.Zniknie możliwość odraczania płatności o kolejny miesiąc, co obecnie jest możliwe, jeśli fakturę wystawiono na początku następnego miesiąca.
— Od 2014 r. moment powstania obowiązku podatkowego będzie powiązany z konkretnym zdarzeniem gospodarczym, jakim jest dostawa towarów i usług. Według ustawy oznacza ona przeniesienie praw do rozporządzania jak właściciel. Moment tego przeniesienia jest kwestią umowną pomiędzy kontrahentami — wyjaśnia Katarzyna Kaganiec, dyrektor Działu Zarządzania Produktem w Sage. Przewiduje, że firmy będą musiały ten termin doprecyzować.
— Można np. przyjąć moment wydania towaru kurierowi, przyjęcia go na magazyn nabywcy lub dowolny moment przeładunkowy — podpowiada przedstawicielka Sage.
Menedżerowie i pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż, skoncentrowani na generowaniu przychodów i negocjacjach kontraktów powinni doprecyzować warunkidostawy towarów lub świadczenia usług w kontrakcie, projekcie czy regulaminie sklepu. Co prawda kwestie te można regulować indywidualnie, ale podjęte decyzje będą wiążące dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, który ma ponadto decydować także o tym, kiedy firma odliczy VAT naliczony w cenie nabytych produktów czy usług.
Odliczenie podatku naliczonego
Obecnie podatek pomniejsza się o VAT naliczony, rozliczając okres, w którym otrzymano fakturę albo dokument celny. Po zmianach decydujący będzie termin powstania obowiązku podatkowego u sprzedającego. Znowelizowane przepisy stawiają jednak zastrzeżenie — odliczenie nie jest możliwe wcześniej niż za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę lub inny dokument potwierdzający dokonanie transakcji.
Nieco inną procedurę przyjęto dla wewnątrzwspólnotowego nabywania towarów (WNT). W tym przypadku prawo do odliczenia powstanie według wspomnianych zasad, ale pod warunkiem, że podatnik w ciągu trzech miesięcy otrzyma fakturę dokumentującą dostawę. W przeciwnym razie będzie musiał pomniejszyć podatek naliczony, gdy ten termin upłynie, a powiększy go później, rozliczając VAT za okres, w którym uzyska fakturę. Zmiany wymuszą monitorowanie przez podatników dwóch terminów — dostawy i odrębnie otrzymania faktury.
— Ponieważ powstanie obowiązku podatkowego u podatnika determinuje również prawo do odliczenia naliczonego VAT u jego kontrahenta, istotne jest, aby zarówno dostawca, jak i nabywca mogli identyfikować ten moment tak samo — podkreśla Grażyna Zaremba, partner zarządzający w Russell Bedford Poland.
W jej ocenie, to wymaga modyfikacji programów informatycznych, aby np. system księgowy zawierał także informacje o dostawach, do których nie przyporządkowano faktur zakupu.
— Przez ostatnie 20 lat rozliczenia wynikające z ustawy o VAT prowadzone były głównie na podstawie daty wystawienia faktury. Od stycznia będzie miała ona wiele mniejsze znaczenie. Taka zmiana wymaga nie tylko nowego podejścia do rozliczeń podatkowych, niezbędne jest również dostosowanie systemów informatycznych wspierających procesy finansowo-księgowe — przyznaje Katarzyna Kaganiec.
Otrzymanie faktury od sprzedającego nie od razu też pozwoli na odliczenie VAT, ponieważ zależy ono od tego, kiedy powstanie obowiązek podatkowy u przedsiębiorcy, od którego podatnik nabywa towary lub usługi. Grażyna Zaremba zwraca też uwagę, że firma, która otrzyma zapłatę bez skonkretyzowania, czego ona dotyczy, nie może tego uznać za powstanie obowiązku podatkowego. W konsekwencji płacący nie będzie mógł tej kwoty uwzględnić w rozliczeniu VAT. Problemy z właściwym identyfikowaniem momentu powstania obowiązku podatkowego i prawa do obniżenia podatku należnego pojawią się szczególnie, tam, gdzie jest wiele transakcji, i na dodatek złożonych.
— Nowe zasady zmuszają do większej dbałości u kontrahentów o dokumentowanie transakcji nie tylko fakturami, jak dotychczas, ale też dokumentami potwierdzającymi sposób świadczenia i rozliczenia usługi. Mogą to być np. umowy albo zamówienia — radzi ekspertka Russell Bedford Poland.
Podstawa opodatkowania
Piotr Kwaśny, doradca podatkowy z ASB Tax, uważa, że zespoły księgowych muszą też zwrócić uwagę na zmianę definicji podstawy opodatkowania. Będzie nią wszystko, co stanowi zapłatę, a obejmie ona podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia (co może być istotne w przypadku leasingu samochodu oraz kosztów ubezpieczenia OC), pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.
— To nic innego jak dostosowanie do unijnych standardów. Nowa definicja w znacznie większym stopniu oddaje treść unijnej dyrektywy o VAT. Z tej perspektywy zmiany należy ocenić jak najbardziej pozytywnie. Zwłaszcza że konkretne wskazanie, co składa się na podstawę opodatkowania, powinno zakończyć dyskusje z fiskusem, które do dziś dotyczą zakresu pojęcia obrotu — mówi doradca podatkowy.
Obecnie właśnie obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku, stanowi podstawę opodatkowania VAT. Piotr Kwaśny ma jednak wątpliwości, czy w nowym roku wszystko będzie oczywiste.
— W niektórych kwestiach trzeba będzie na nowo spojrzeć na skutki podatkowe zmian, jak chociażby w przypadku skonta — mówi Piotr Kwaśny.
Sporne kwestie
Obecnie według ustawy o VAT, obrót stanowiący podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów. Mogą to być różne bonifikaty czy właśnie skonta, którymi kontrahenci nagradzają siebie za wcześniejsze płatności. Praktyczne problemy wynikają z wątpliwości, czy takie działania pozwalają uwzględnić upust od razu, czy dopiero w fakturze korygującej. — Na pewno pojawią się nowe obszary do sporów z fiskusem — przewiduje doradca. Sugeruje, aby podatnicy przyjrzeli się otrzymanym interpretacjom i sprawdzili, czy nowe określenie podstawy opodatkowania nie wywoła zmian w przyjętych rozliczeniach. Może też warto na nowo potwierdzić je z fiskusem, uwzględniając nowelizację przepisów.
Obecnie faktura powinna być wystawiona nie później niż w terminie 7 dni od wydania towaru lub wykonania usługi. Według nowych reguł, przedsiębiorca będzie miał na to czas do 15. dnia po miesiącu, w którym dostarczy produkt lub zrealizuje usługę. W skrajnych przypadkach dokument ten zostanie wydany po 45 dniach od sprzedaży.
Jeżeli przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą otrzymania określonej kwoty wpłaconej przed sfinalizowaniem transakcji. Nie w każdym przypadku tak będzie. Wpłata pieniężna, która nie będzie bezpośrednio związana z daną czynnością opodatkowaną, nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego. Dopiero gdy otrzymaną kwotę będzie można przyporządkować do skonkretyzowanej dostawy towarów lub usługi, powstanie obowiązek podatkowy w VAT.
W przypadku usług, które są realizowane częściowo, usługa jest uważana za wykonaną w przypadku zakończenia jej części, dla której określono zapłatę. W odniesieniu do usług, dla których określone są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, usługa będzie uznana za wykonaną w momencie upływu każdego z tych okresów aż do momentu zakończenia świadczenia usługi.
Nowe rozwiązania pozwalają przedsiębiorcom kształtować własną politykę podatkową. Według Sage, wszystko zależy od tego, jakie zdarzenia gospodarcze będą przyjęte przez podatników jako chwila dokonania dostawy, czyli zarazem moment powstania obowiązku podatkowego. Takie ustalenia powinny być kształtowane w umowach z kontrahentami.
Przykład 1: Firma prowadzi sprzedaż, organizując transport do klienta. W umowie z kontrahentem może wskazać, że klient będzie regulował zobowiązanie niezwłocznie po odbiorze i że to dzień odbioru towaru przez kontrahenta jest podstawą do identyfikacji momentu powstania obowiązku podatkowego. W ten sposób dla sprzedaży, które przypadną na koniec miesiąca, a ich dostawy nastąpią na początku kolejnego miesiąca, uda się odłożyć zapłatę VAT należnego o 30 dni.
Przykład 2: Firma realizuje na rzecz innych firm złożone projekty. W umowie z kontrahentami może tak wskazywać daty świadczenia usług i kończenia kolejnych etapów projektu, aby wypadały one w pierwszych dniach miesiąca. Dzięki temu uda się wydłużyć czas między momentem powstania obowiązku podatkowego a datą złożenia deklaracji VAT.