Pracodawca, który wręcza podwładnemu wypowiedzenie, powinien zadbać o to, aby pracownik potwierdził jego przyjęcie własnoręcznym podpisem. Dobrze jest wpisać godzinę złożenia wypowiedzenia, na wypadek gdyby pracownik próbował kwestionować wypowiedzenie, powołując się np. na zwolnienie lekarskie, które rzekomo uzyskał jeszcze przed rozwiązaniem angażu.
Potwierdzenie przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika nie jest jednak koniecznym elementem wypowiedzenia umowy o pracę. Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem lub bez niego jest tzw. jednostronną czynnością prawną i nie wymaga zgody drugiej strony. Jeżeli oświadczenie szefa o rozwiązaniu umowy zostało pracownikowi zakomunikowane, czyli w terminologii prawniczej „złożone”, wywołuje ono skutki, niezależnie od tego, czy pracownik przyjął dokument wypowiedzenia i potwierdził to podpisem, czy też odmówił przyjęcia. Po upływie okresu wypowiedzenia umowa i tak ulegnie rozwiązaniu. Pracodawca nie musi uciekać się do innych sposobów doręczenia wypowiedzenia, czyli nie jest konieczne wysyłanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy pocztą czy kurierem.
Brak podpisu nie powoduje wadliwości rozwiązania umowy. Utrudnia natomiast ewentualny spór sądowy, gdyż pracodawca będzie musiał udowodnić, że wypowiedzenie zostało pracownikowi złożone. W praktyce najczęściej stosuje się następujące sposoby: po pierwsze, wypowiedzenie składa się przy świadkach (najczęściej jednym lub dwóch). Trzeba jednak pamiętać, że świadkiem wręczania rozwiązania angażu nie może być „zwykły” pracownik, gdyż w takiej sytuacji dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych pracownika. Świadkami mogą być natomiast osoby, które z racji wykonywanych czynności mają dostęp do spraw personalnych pracownika. Będą to członkowie zarządu, kadry kierowniczej, główni księgowi, pracownicy działu kadr.
Po drugie, należy sporządzić notatkę służbową, w której osoby uczestniczące w rozmowie z pracownikiem potwierdzą, że szef przedstawił pracownikowi ustnie decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę, a następnie przekazał mu pisemne wypowiedzenie, którego pracownik nie chciał przyjąć. Notatka powinna wskazywać ramy czasowe zajścia oraz zawierać podpisy osób w nim uczestniczących. W razie ewentualnego sporu sądowego zeznania świadków i powyższa notatka będą służyć jako dowód, że wypowiedzenie zostało pracownikowi prawidłowo złożone — czyli doszło do pracownika w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią, oraz że pracodawca próbował je pracownikowi wręczyć, ale ten odmówił przyjęcia.
Istotne jest również, że z powodu niezapoznania się z treścią pisemnego wypowiedzenia pracownik nie może wywodzić pozytywnych dla siebie skutków w postaci przywrócenia terminu do wniesienia odwołania. Siedmiodniowy termin na odwołanie rozpocznie swój bieg od momentu zakomunikowania wypowiedzenia pracownikowi i nie zostanie wstrzymany przez odmowę jego przyjęcia przez pracownika. Powyższe zagadnienia były przedmiotem analizy SN m.in. w następujących orzeczeniach: z 16 marca 1995, I PRN 2/95; 4 marca 2004, I PK 429/03; oraz 9 stycznia 2007, II PK 158/2006.