Od czasu wprowadzenia elektronizacji zamówień publicznych wśród problemów, z jakim borykają się wykonawcy i zamawiający, jest kwestia składania ofert i potencjalnych kontrowersji, które mogą tej czynności towarzyszyć. W styczniu Wody Polskie otworzyły oferty w przetargu na budowę systemu informatycznego klasy ERP z budżetem 28 mln zł. Okazało się, że najtańszą ofertę ma Comarch, który wycenił prace na 20 mln zł brutto. Drugą pod względem ceny ofertę złożyło giełdowe Simple, które zaproponowało realizację zamówienia za 23,7 mln zł. Najdroższa okazała się oferta S&T Services Polska za 47,9 mln zł.
Za duży plik
Wody Polskie właśnie rozstrzygnęły przetarg. Jako najkorzystniejszą wybrały ofertę Simple. Tańsza o ponad 3 mln zł oferta Comarchu została odrzucona, gdyż - jak informuje zamawiający - była niekompletna i została złożona nieprawidłowo.
Biuro prasowe Wód Polskich wskazuje, że w ramach badania ofert zwracano się dwukrotnie do dostawcy platformy zakupowej o przekazanie informacji o statusie oferty Comarchu oraz okolicznościach, które spowodowały, że oferta tego wykonawcy nie została złożona prawidłowo. Wykonawca platformy, JSK Internet Jacek Baranowski również wyjaśnia, że oferta Comarchu była niekompletna, bo została nieprawidłowo złożona.
To informacja o tyle zaskakująca, że Comarch to spółka z bardzo dużym doświadczeniem w sektorze publicznym i takie błędy raczej mu się nie zdarzają. Jego przedstawiciele są przekonani, że oferta była złożona zgodnie z instrukcją, więc nie popełniono błędu.
- Informacje pozyskane w trybie dostępu do informacji publicznej utwierdzają nas w przekonaniu, że wina leży po stronie platformy przetargowej używanej przez zamawiającego. Dlatego będziemy odwoływać się w sprawie wyboru ofert do KIO – mówi Paweł Prokop, wiceprezes Comarchu.
Dodaje, że instrukcja jasno opisuje jak należy składać ofertę i spółka się do niej zastosowała. Problemy zaczęły się od tego, że przy jej składaniu okazało się, że jeden z załączanych plików był za duży.
- Zgodnie z instrukcją podzieliliśmy go na mniejsze. Próba złożenia dużego pliku wywołała jednak błąd systemu, który spowodował anulowanie plików załączonych wcześniej. System nas jednak o tym nie poinformował – wyjaśnia wiceprezes Comarchu.
Platforma zakupowa, z której korzystają Wody Polskie, działa w tej instytucji od blisko roku. Koszt rozwiązania wybranego w ramach zapytania ofertowego to 22 tys. zł rocznie. Zrealizowano na niej już wiele przetargów. Zarejestrowana w 2004 r. jako jednoosobowa działalność gospodarcza JSK Internet oferuje je od ponad roku. Wcześniej wyspecjalizowała się w stronach internetowych i biuletynach informacji publicznej. Wśród swoich klientów ma m.in. Służbę Ochrony Państwa, Urząd Regulacji Energetyki, czy CBA. Kilkanaście podmiotów korzysta z opisywanej platformy.
Zaufanie do systemu
Comarch wskazuje, że nie chodzi tylko o przetarg w Wodach Polskich, ale o szerszy kontekst.
- Rozstrzygnięcie tego sporu będzie kluczowe dla zaufania do systemu zamówień. Wykonawca musi mieć pewność, że jeśli złożył ofertę zgodnie z instrukcją, zamawiający ją otrzyma. Ważne jest też wskazanie, kto ponosi odpowiedzialność za błąd po stronie platformy – mówi Paweł Prokop.
Zwraca uwagę, że Wody Polskie realizują też przetargi o znacznie większej wartości, a potencjalne odrzucenie w przetargu oferty tańszego wykonawcy przez błąd systemu, mogłoby narazić zamawiającego na poważne straty – rzędu nawet kilkudziesięciu milionów złotych.
- Nikomu nie insynuujemy, że ten błąd pojawił się intencjonalnie. Jeśli jednak teraz jasno nie uregulujemy, kto ponosi odpowiedzialność, to nie można w przyszłości wykluczyć, że takie błędy zaczną się pojawiać częściej i niekoniecznie przypadkiem – argumentuje wiceprezes.
Urząd Zamówień Publicznych (UZP) jasno wskazuje, że w świetle obowiązujących przepisów za prawidłowy przebieg postępowania odpowiada zamawiający, a nie operator platformy.
- Jeśli w wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających okaże się, że brak możliwości złożenia oferty spowodowany był problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej zamawiającego, zobowiązany jest on, by rozważyć zaistnienie przesłanek unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – mówi Michał Trybusz, rzecznik UZP.
Zaznacza, że nie odnosi się to opisywanej sprawy, którą należy traktować indywidualnie.
Różne przypadki
Niedostępność systemów zakupowych z powodu problemów technicznych będzie coraz częstszym problemem w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Skuteczne odwołanie do izby nie jest proste, bo to wykonawca musi udowodnić ewentualny błąd po stronie platformy. Wyroki, które zapadły do tej pory, zależały od okoliczności konkretnego przypadku. KIO oddaliła np. odwołanie Simple w przetargu na system ERP dla Metra Warszawskiego. Spółka wskazywała, że nie mogła skutecznie złożyć oferty za pośrednictwem platformy przetargowej mimo postępowania zgodnie z instrukcją. Izba wskazała, że spółka korzystała z przeglądarki Edge. Tymczasem regulamin korzystania z platformy jej nie dopuszczał.
W przetargu na dostawę nabojów dla Komendy Głównej Policji KIO także oddaliła odwołanie. W tym przypadku przyznała, że na platformie wystąpił błąd, ale nie był on wystarczający do uznania, że doszło do naruszenia przepisów. Błąd ten został usunięty w ciągu kilku minut w trakcie rozmowy wykonawcy z serwisantem, ale rozmowa ta odbyła się w ostatniej chwili i wykonawca nie miał już czasu, aby w sposób prawidłowy złożyć ofertę. Gdyby dochował staranności po swojej stronie, zapewne mógłby złożyć ofertę.
Wykonawcy nie są jednak na straconej pozycji. W 2019 r. KIO uwzględniła odwołanie spółki Medium, której nie udało się poprawnie złożyć oferty w przetargu na zakup stanowisk badawczych na potrzeby laboratoriów kryminalistycznych Policji i kazała unieważnić przetarg. Inni wykonawcy w tym postępowaniu też zgłaszali problemy techniczne, ale ostatecznie udało im się złożyć oferty.
W styczniu 2020 r. KIO uwzględniła odwołanie złożone przez ZPUE w przetargu Energi Operator na dostawę magazynu energii. Odwołujący miał trudności w złożeniu oferty, a w trakcie prób składania pojawiał się komunikat z platformy informujący o trwających pracach serwisowych, czy informacja o błędzie połączenia z systemem kupującego.